Wanneer gebruik je gedeelde kanalen in Microsoft Teams?

Als je op deze pagina terecht bent gekomen, is de kans groot dat je al hebt gehoord van of zelfs gedeelde kanalen hebt gebruikt in Microsoft Teams. We schreven er al eerder een paar blogposts over, waarin we een algemeen overzicht gaven en uitlegden hoe je kunt profiteren van sjablonen met gedeelde kanalen. U kunt echter nog steeds voor een dilemma komen te staan wanneer het maken van een gedeeld kanaal de juiste manier is om te gaan.

In deze blogpost leiden we je door de do’s en don’ts van gedeelde kanalen van Microsoft Teams. Dus de volgende keer weet je precies of je een nieuw team, een gedeeld of een privékanaal moet maken.

Wanneer het het beste is om een gedeeld kanaal te gebruiken in Microsoft Teams

Er is een risico op oversharing

Wanneer u gebruikers uitnodigt voor een team, krijgen ze automatisch toegang tot alle standaard kanaalbestanden en -gesprekken van het team. Dus als je bepaalde informatie in het team opslaat waarvan je niet wilt dat de mensen buiten je team ze zien, maak dan in plaats daarvan een gedeeld kanaal. Door dit te doen, zorgt u ervoor dat ze alleen toegang hebben tot dat kanaal.

De hosttenant van een gedeeld kanaal slaat de gegevens van het kanaal op en het nalevingsbeleid is hier van toepassing. Op dezelfde manier zijn de gevoeligheidslabels van het hostteam van toepassing op het kanaal, zelfs als een ander team wordt uitgenodigd om samen te werken.

U wilt de wildgroei van Teams vermijden

Je kunt net zo goed een nieuw team maken en daar de mensen uitnodigen met wie je wilt samenwerken. Dat kunnen bijvoorbeeld uw partners, leveranciers of klanten zijn. Als dit nieuwe team echter over hetzelfde onderwerp gaat als het oorspronkelijke team en dezelfde mensen deelnemen aan de samenwerking, behalve de nieuwe genodigden, dan zou het in plaats daarvan een gedeeld kanaal moeten zijn. Dubbele teams dragen bij aan de wildgroei van Teams, wat nogal wat hoofdpijn kan veroorzaken voor uw IT-team. Het kan leiden tot de verspreiding van schaduw-IT en van invloed zijn op uw teams-adoptie-inspanningen.

Bovendien moeten uw teamleden dezelfde informatie twee keer delen, wat de teamproductiviteit kan verlagen en het risico op menselijke fouten kan vergroten.

U moet op een naadloze manier samenwerken met externen

Het uitnodigen van externe partijen in uw team betekent dat ze voortdurend van huurder moeten wisselen om met u samen te werken. Ondertussen verschijnt er een gedeeld kanaal naast hun bestaande teams en kanalen, waardoor het samenwerkingsproces veel sneller en soepeler verloopt. Voor mensen die het grootste deel van hun tijd besteden aan samenwerking met externen – of dat nu partners, consultants, klanten, enz. zijn – kan samenwerken via gedeelde kanalen bijzonder actueel zijn.

Je kunt samenwerken in een gedeeld kanaal op dezelfde manier als in een team. Alle kanaalleden kunnen ad-hocvergaderingen organiseren op geplande kanaalvergaderingen, bestanden delen en eraan samenwerken en samenwerken aan sommige apps die aan het kanaal zijn toegevoegd.

Je wilt een heel team uitnodigen

Stel je voor, je moet samenwerken met een team van professionals die je hebt ingehuurd om je marketingcampagne te organiseren. Je kunt ze uitnodigen voor een gedeeld kanaal binnen een team dat je voor deze specifieke campagne hebt gemaakt. Met gedeelde kanalen is het mogelijk om samen te werken met hele teams, zowel binnen als tussen organisaties. Leden van gedeeld kanaal worden automatisch toegevoegd of verwijderd op basis van hun teamlidmaatschap. Stel dus als een nieuwe persoon lid wordt van het marketingteam dat aan uw campagne werkt. Dan worden ze ook automatisch toegevoegd aan je gedeelde kanaal.

Wanneer u geen gedeeld kanaal hoeft te maken in Microsoft Teams

Als u vertrouwelijke zaken met specifieke teamleden wilt bespreken terwijl u ze op de hoogte houdt

Stel, je werkt aan een project en er zijn juridische zaken die je exclusief met het juridische team en de klant wilt bespreken. U wilt echter nog steeds dat ze toegang hebben tot alle andere informatie die in dit team wordt gedeeld. Dus in dit geval zal een gedeeld kanaal hier een no-go zijn. Als er zaken zijn die u privé met specifieke teamleden wilt bespreken, zowel binnen de organisatie als gastgebruikers, kunt u het beste een privékanaal voor hen maken. Op deze manier kunnen ze nog steeds vrij communiceren en samenwerken met de rest van het team.

Als iedereen in het kanaal al deel uitmaakt van het team

Het doel van gedeelde kanalen is om ze te delen, toch? Zonder echter al te veel te delen, alleen dit ene kanaal 😉 Dus als alle kanaalleden ook teamleden zijn, had het geen zin om in de eerste plaats een gedeeld kanaal te maken. Vergelijkbaar met het punt dat we hierboven hebben beschreven, gebruik in plaats daarvan privékanalen.

Je moet apps gebruiken die niet worden ondersteund in gedeelde kanalen

Als je aan Microsoft 365-apps, bijvoorbeeld Planner of Forms, moet werken om samen te werken met mensen buiten je team, kun je dit niet doen via gedeelde kanalen. U kunt deze apps alleen toevoegen als tabbladen in standaardkanalen. Dus om met hen samen te werken, kunt u ze uitnodigen voor het oorspronkelijke team of een nieuw team maken, exclusief voor samenwerking met externe partijen en hen gasttoegang verlenen.

De B2B-verbinding van de andere organisatie is uitgeschakeld

Samenwerking in gedeelde kanalen wordt mogelijk gemaakt door B2B direct connect waarmee Azure AD-organisaties naadloos kunnen samenwerken zonder dat externe gebruikers als gasten hoeven te worden toegevoegd. Externe samenwerking is echter standaard uitgeschakeld. Om externe gebruikers uit te nodigen voor een gedeeld kanaal, moeten beide organisaties een cross-tenant toegangsbeleid instellen.

Als de directe B2B-verbinding van de andere organisatie niet is geconfigureerd, kunt u hun gebruikers dus niet uitnodigen voor een gedeeld kanaal.

Laatste gedachten

Gedeelde kanalen zijn een zeer nuttige nieuwe functie waarmee gebruikers soepel kunnen samenwerken met iedereen, zowel binnen als buiten de organisatie, zonder het risico van oversharing. Ze zijn echter misschien niet altijd de optimale optie om samen te werken, dus misschien wilt u hun creatie zorgvuldig benaderen. Vergeet niet dat als je eenmaal een kanaal hebt gemaakt, je het niet meer kunt wijzigen.

We hopen dat je met gedeelde kanalen do’s en don’ts die we hierboven hebben beschreven nu precies weet wanneer je ze moet gebruiken.

Bron: nbold