Outlook-reacties om op e-mail te reageren

Gebruikers kunnen reageren met een emoji in plaats van een e-mailantwoord te verzenden

We houden graag de wijzigingen die Microsoft aanbrengt binnen Office 365 nauwlettend. Soms publiceert Microsoft details van een wijziging die enigszins interessant is, maar niet voldoet aan de drempel voor opname in het boek. Dat is het geval voor Microsoft 365-melding MC445423 (13 oktober), waarin de introductie van reacties voor Outlook wordt aangekondigd.

Reacties in Outlook werken op dezelfde manier als reacties in Teams. Microsoft zegt dat reacties gebruikers in staat stellen om hun waardering en empathie te tonen met één klik of tik. Met andere woorden, in plaats van een antwoord per e-mail te sturen om te zeggen dat je de inhoud van een bericht waardeert, gebruik je een reactie.

Alle Outlook-clients gedekt

De functie wordt weergegeven in alle versies van Outlook met de volgende Microsoft 365-roadmap-id’s:

• 69095 Outlook voor iOS.
• 69097 Outlook voor Android
• 70615 OWA (inclusief de Outlook Monarch-client).
• 93321 Outlook voor Mac
• 98101 Outlook voor Windows (bureaublad)

Microsoft zegt dat de uitrol voor alle clients behalve Windows medio oktober begint en tegen het einde van de maand zal worden voltooid. Outlook voor Windows loopt altijd een beetje achter (of veel achter) wanneer UI-updates nodig zijn om nieuwe functies te ondersteunen. Externe tagging voor e-mail arriveerde bijvoorbeeld een jaar na de andere clients in Outlook voor Windows. In dit geval verwacht Microsoft de functie rond dezelfde tijd uit te rollen en tegen eind december wereldwijd te voltooien. Nou zie je wel. Het is belangrijk dat alle Outlook-clients de functie ondersteunen.

Het is belangrijk dat alle Outlook-clients reacties ondersteunen. Als er een gat bestaat, kunnen afzenders en ontvangers geen reacties zien of kunnen toevoegen. Natuurlijk ondersteunen veel clients die verbinding maken met Exchange Online geen reacties, waaronder oudere Outlook-clients, POP3- en IMAP4-clients en Exchange ActiveSync-clients zoals de Apple iOS-e-mailclient. Zonder UI- en code-updates om reacties te herkennen, weer te geven en ermee te communiceren, zijn deze clients een reactievrije zone.

Reacties versturen

Als u een reactie wilt verzenden, zoekt u naar het pictogram (een gezicht) in de reeks acties die worden weergegeven voor een ontvangen bericht. Plaats de muisaanwijzer op het pictogram en u ziet de set beschikbare reacties (afbeelding 1). Zes zijn beschikbaar voor nu (duim omhoog, hart, vieren, lachen, verrassing en verdrietig), wat dezelfde set is die Teams oorspronkelijk ondersteunde voordat het zijn gebruikersinterface upgradete om gebruikers in staat te stellen een reactie te selecteren uit meer dan 800 emoji’s.

Zes verschillende tinten duim omhoog zijn beschikbaar om tegemoet te komen aan verschillende huidtinten. Dit is dezelfde set inclusieve emoji’s die Microsoft in februari 2021 voor Yammer lanceerde. Net als Yammer onthoudt Outlook welke huidskleur u verkiest en gebruikt deze in de toekomst als standaard.

Korte tijd na het reageren op een bericht verschijnt de reactie in de kopie van het bericht in het postvak van de afzender en andere ontvangers. U kunt een reactie verwijderen en vervangen om het niveau van empathie voor de inhoud van een bericht te verhogen of te verlagen. Nogmaals, na een korte tijd verschijnt de bijgewerkte reactie voor de andere berichtkopieën.

Meldingen

E-mailafzenders ontvangen meldingen als ontvangers reacties toevoegen aan berichten (afbeelding 2).

Microsoft zegt dat afzenders van berichten die reacties ontvangen, een samenvattingsmail ontvangen. Tot nu toe is er geen spoor van een samenvatting van een e-mail voor reacties verschenen.

Outlook-reacties voor meerdere tenants

Volgens Microsoft werken reacties alleen voor berichten die zijn ontvangen van iemand binnen dezelfde tenant. Ik heb deze functie echter getest op verschillende tenants en het lijkt te werken, misschien als de twee tenants zich in dezelfde Office 365-datacenterregio bevinden. Afbeelding 3 toont een bericht in een tenant dat reacties heeft ontvangen van gebruikers in twee andere tenants.

Outlook.com en Exchange Online delen dezelfde infrastructuur, maar reacties werken niet over de grens tussen commercieel en consument. Ik heb geen reacties getest op berichten van andere e-mailsystemen, waaronder on-premises Exchange Server. Gezien het feit dat de weergave van reacties afhankelijk is van de beschikbaarheid van geschikte gebruikersinterface en code om reacties te begrijpen, leek het niet veel zin te hebben om deze vraag na te streven.

Outlook-reacties in MAPI-berichteigenschappen

Een inspectie van berichteigenschappen met de MFCMAPI-editor onthult dat verschillende eigenschappen worden gebruikt om reacties bij te houden. Afbeelding 4 toont de eigenschap Reactiesamsummary voor een bericht, waar u kunt zien dat het bericht reacties van twee ontvangers heeft ontvangen. Andere eigenschappen houden het aantal reacties bij en een gebruikersgeschiedenis van het toevoegen van reacties aan een bericht.

De Teams Oreo Emoji’s

Over dingen gesproken die niet zullen opduiken in het eBook Office 365 voor IT-professionals, de aankondiging van 18 oktober dat Microsoft had samengewerkt met Nabisco (de maker van Oreo Thins) om een pauze van 15 minuten te creëren als onderdeel van de National Cookie-week liet ons koud. Een eerlijk geval is betwistbaar dat er al te veel emoji’s beschikbaar zijn in Teams. Het toevoegen van twee extra om een Oreo-koekje en een glimlach met een Oreo-koekje (figuur 5) weer te geven, lijkt nauwelijks een goed gebruik van de ontwikkelingsinspanning van Teams.

Typ in ieder geval (oreo) of (oreoyum) als het moet.

Zullen Outlook-reacties slagen?

Im een slecht persoon om te beoordelen of reacties in Outlook succesvol zullen zijn. Ik heb nooit de originele Likes-functie gebruikt (aangekondigd in september 2015), wat een vergelijkbaar concept is en een vergelijkbaar mechanisme gebruikt om Likes te volgen die door berichten worden ontvangen. Misschien zal het uitbreiden van de reeks beschikbare reacties mensen helpen de functie te waarderen.

Wat waarschijnlijk belangrijker is, is dat Teams de basis heeft gelegd voor mensen om te begrijpen wanneer ze reacties moeten gebruiken om op berichten te reageren. We hebben duimen omhoog, harten en gelach gebruikt om te reageren op chats en kanalen; gesprekken voor jaren. Hoewel reageren hetzelfde is als in Teams, is een groot percentage van het e-mailverkeer voor zakelijke communicatie waarbij een eenvoudige reactie niet gepast of voldoende is. E-mail is een heel andere manier van communiceren met Teams.

Ik weet niet of reacties kunnen overgaan naar Outlook op een manier die logisch is en waarde toevoegt, vooral wanneer de functie alleen werkt voor sommige berichten die worden verwerkt door clients die zijn verbonden met Exchange Online. De tijd zal het leren.

Bron: office365itpros