Microsoft Teams-Rooms gebruiken voor naadloze samenwerking op afstand

Microsoft Teams Rooms is een end-to-end vergaderplatformoplossing, ontworpen om samenwerking op elke werkplek mogelijk te maken. Via het Rooms-ecosysteem kunnen bedrijven gebruikmaken van alle productiviteits- en conferentietools van Microsoft Teams. De Rooms-omgeving ondersteunt audio- en videoconferenties, telefoonlijnconnectiviteit, het delen van bestanden, whiteboarding en meer.

In de afgelopen jaren, toen Microsoft bleef investeren in het worden van de nummer één partner voor extern, hybride en flexibel werken, is het Rooms-ecosysteem geëvolueerd. De huidige Room-omgevingen kunnen worden uitgerust met een groot aantal verschillende technologische oplossingen van toonaangevende leveranciers en Microsoft-partners. Ze integreren ook met een reeks bestaande tools en software-opties.

Hier leest u hoe bedrijven vandaag de dag het potentieel van Microsoft Teams Rooms kunnen benutten om inclusiviteit en betrokkenheid te garanderen tijdens de samenwerking met externe werknemers.

Stap 1: Microsoft Teams-Roomsinstellen

Als onderdeel van het Microsoft Teams-ecosysteem is Microsoft Rooms een relatief eenvoudig toegankelijke oplossing voor vergader- en vergadervereisten. Er zijn echter enkele basisinstellingen die betrokken zijn bij het gebruiksklaar maken van elke kameromgeving. Microsoft beveelt bedrijfsleiders aan begin met een evaluatie van de gereedheid van de site, waarbij de beschikbaarheid van het netwerk, proxyservers en certificaten worden onderzocht.

Om te beginnen moeten de meeste bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers toegang hebben tot Microsoft Teams, met geregistreerde accounts binnen de aangewezen instantie van het bedrijf. Binnen het Microsoft Teams-beheercentrum kunnen bedrijfsleiders ‘Teams-Rooms’ kopen om toe te voegen aan hun Teams-omgeving, waarbij ze de service ‘Basic’ of ‘Pro’ kiezen. Het Basisplan is gratis toegankelijk naast Microsoft Teams en stelt gebruikers in staat om direct met één druk op de knop deel te nemen aan vergaderingen en inhoud draadloos te delen.

Het “Pro” -plan biedt toegang tot meer geavanceerde functies, voor $ 40 per maand, per kamer. Gebruikers kunnen gebruikmaken van geavanceerde vergaderervaringen zoals inclusieve ruimtelay-outs, chatbubbelwaarschuwingen en AI-aangedreven video- en audioapparaten. Gebruikers krijgen ook toegang tot ITSM-integraties, externe configuratietools en rapportagefuncties.

Nadat ze een abonnement hebben gekocht, moeten gebruikers hun Teams Rooms toevoegen aan hun ‘resource’-account. Gebruikers kunnen ook resourceaccountfuncties definiëren, waardoor vergaderen via inbelverbinding, uitgaande/inkomende oproepen voor PTSN-apparaten, interactieve vergaderingen en meer mogelijk zijn.

Stap 2: Teams Rooms Hardware implementeren

Zodra een uniek resourceaccount is ingesteld voor een Teams Room-omgeving, kunnen bedrijven beginnen met het onderzoeken van opties voor apparaatimplementatie en software-installatie. De eenvoudigste manier om de installatie te vereenvoudigen, is door een Microsoft Teams Room-oplossing te kiezen van een gecertificeerde Microsoft-partner. Toonaangevende leveranciers zoals Yealink, Poly en Logitech bieden een groot aantal oplossingen voor vergaderruimten die worden geleverd met Microsoft Teams die al zijn geïnstalleerd en klaar zijn voor gebruik.

Bedrijven kunnen ook kiezen of ze op dit moment extra technologieën naast microfoons, camera’s en luidsprekersystemen willen implementeren. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld monitoren implementeren en apparaten bedienen, evenals digitale whiteboardtools en AI-verbeterde camera’s met sensoren. Microsoft raadt aan om gebruik te maken van de Microsoft Azure Monitor-oplossing om de implementatie van hardware bij te houden en te rapporteren over beschikbaarheid, fouten en firmwarevereisten.

Nadat elk Teams Room-systeem fysiek is geïmplementeerd en de juiste apparaten zijn verbonden, moeten beheerders de Teams Room-toepassing in de back-end configureren. Gebruikers kunnen elk Teams Rooms-systeem handmatig configureren met het Microsoft-ecosysteem of een externe PowerShell-oplossing. Als alternatief kunnen gebruikers ook een XML-bestand per Teams Rooms gebruiken voor toepassingsinstellingen.

Na de implementatie van de juiste hardware moeten zakelijke gebruikers testen of hun kamers effectief werken. Microsoft adviseert om het Call Quality Dashboard binnen Teams te gebruiken om gesprekstrends, fouten en problemen te monitoren.

Stap 3: Train teams op Microsoft Teams-Rooms

Met de software en hardware voor de Microsoft Teams Rooms-omgeving kunnen bedrijven gaan experimenteren met de functionaliteit van hun nieuwe ecosysteem. Microsoft Teams Rooms is ontworpen om zo inclusief mogelijk te zijn, met toegang tot een verscheidenheid aan tools die helpen om werknemers te verenigen, zoals AI-verbeterde cameratechnologie en lay-outconfiguratie.

De meeste Hardwareoplossingen van Microsoft Teams Rooms zijn ontworpen om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot de Teams-omgeving, zodat werknemers die intern of op afstand werken geen configuratiehulp nodig hebben om aan de slag te gaan. Het kan echter nuttig zijn voor bedrijfsleiders om een basistraining te geven over het gebruik van functies zoals:

• Draadloze tools voor het delen van inhoud voor het delen van schermen en toepassingen
• Beveiligingsfuncties en analysemogelijkheden
• Agenda-integraties voor het plannen van vergadersessies
• Proximity join en spraakgestuurde verbindingsfuncties via Cortana
• Afstandsbedieningen en randapparatuur in de ruimte
• Hulpprogramma’s voor apparaatbeheer (voor technische leiders die hardware inrichten)

Voor het grootste deel vereisen de kernmogelijkheden van Teams Rooms, zoals video- en audioconferenties, geen extra training voor teams die al het samenwerkingsplatform van Microsoft gebruiken. De Teams Rooms-omgeving maakt dezelfde eenvoudige vergaderingen met één klik en geplande conferenties mogelijk, met virtuele achtergronden, realtime transcriptie en vertaal- en berichtentools.

Stap 4: Controleren en bijwerken

Ten slotte is de Rooms-omgeving, net als veel van de oplossingen in het Microsoft Teams-portfolio, voortdurend in ontwikkeling en upgradet om nieuwe functies en functionaliteit aan eindgebruikers te bieden. Up-to-date blijven met de nieuwste functies en teams rooms-ervaringen monitoren, kan bedrijfsleiders helpen het meeste uit hun investering in samenwerking op afstand te halen.

Binnen Microsoft Teams hebben bedrijven toegang tot alle tools die ze nodig hebben om Teams Rooms-apparaten op afstand in te richten en de status van verschillende oplossingen bij te houden. Er is ook een AI-gestuurde servicemanagementoplossing beschikbaar voor Teams Rooms, met toegang tot begeleiding, inzichten en proactieve beveiligingsupdates en configuraties van apparaten.

Bedrijfsleiders kunnen ook hun volledige Teams Rooms-inventaris bekijken en bewaken, inclusief interne apparaten en externe tools binnen de beheeromgeving, met behulp van het tabblad Teams Rooms-systemen in de Microsoft Teams-app. Het is ook de moeite waard om op de hoogte te blijven van de nieuwe technologieën die worden aangeboden door zowel Microsoft als zijn partnerbedrijven. Microsoft investeert momenteel bijvoorbeeld in een reeks nieuwe AI-aangedreven tools, voor het actief volgen van luidsprekers en het herkennen van mensen.

Teams Rooms bij ALTA-ICT

Kortom, Microsoft Teams Rooms is de perfecte oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar een naadloze samenwerking op afstand. Alta-ICT is de partner die je zoekt om dit te realiseren. Onze expertise en ervaring met Microsoft-technologie, gecombineerd met onze focus op klanttevredenheid, maken ons de ideale partner voor het implementeren en onderhouden van Microsoft Teams Rooms voor jouw organisatie.

Bij Alta-ICT bieden we niet alleen de implementatie van Microsoft Teams Rooms aan, maar ook de mogelijkheid tot volledige ondersteuning en onderhoud van de systemen. We werken nauw samen met onze klanten om te zorgen dat hun behoeften en wensen worden vervuld. Wij geloven in het leveren van oplossingen die werken voor onze klanten en niet andersom.

Als je op zoek bent naar een betrouwbare partner voor het implementeren van Microsoft Teams Rooms, dan is Alta-ICT de juiste keuze. Neem vandaag nog contact met ons op en laat ons je helpen om naadloos samen te werken op afstand.

Bron: uctoday