Microsoft Teams governance – notities uit het veld

Er zijn nogal wat blogs die het onderwerp Teams governance behandelen. Er zijn ook tal van tools en applicaties die betrekking hebben op technische bestuursaspecten. Deze blog gaat niet over de technische kant van dit proces (nou ja, het meeste is dat niet). Het gaat over mijn ervaring met het implementeren van dergelijke technologie en configuratie om Teams governance binnen de organisatie te verbeteren.

Wat is Teams governance?

Laten we beginnen met uit te leggen wat Teams governance is. Teams governance heeft tot doel een balans te vinden tussen de toegang van gebruikers tot de krachtige functies die Teams bieden, de risico’s voor informatiebescherming tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat de toegang en de levenscyclus van informatie voortdurend wordt gecontroleerd en geauditeerd. Het implementeren van Teams governance helpt ongecontroleerde groei te voorkomen. Het zorgt ervoor dat er processen zijn om de informatie die is opgeslagen in Teams te beheren in overeenstemming met zakelijke, gegevensbeveiliging en nalevingsvereisten. Met het governanceplan weet iedereen in de organisatie welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn rondom het gebruik van Microsoft 365 applicaties. Dit draagt bij aan een beheersbare, betrouwbare en veilige nieuwe werkplek.

De risico’s beseffen.

De eerste stap om de governance van Teams te verbeteren, is het besef van de risico’s van het in stand houden van de ongestructureerde omgeving. Het ontbreken van een duidelijk gedefinieerde informatiearchitectuur zal alleen maar leiden tot een verdere toename van het aantal samenwerkingsgebieden dat door het personeel wordt gecreëerd. Inconsistentie in de manier waarop teams worden beheerd en hoe SharePoint-sites worden gebruikt, kan leiden tot slechte praktijken voor documentbeheer. Dit heeft een negatief effect op de vindbaarheid van informatie. Zonder gedefinieerde levenscyclus voor informatie die in teams is opgeslagen, kunnen gegevens worden bewaard voorbij de wettelijke vereisten. Records kunnen worden verwijderd waar ze moeten worden bewaard. Door alle teams onbeperkte toegang te verlenen aan personeel en gasten zonder aanvullende controles (meervoudige authenticatie, beleid voor voorwaardelijke toegang, toegangscontrole), kan dit ertoe leiden dat alleen interne informatie met gasten wordt gedeeld, naar persoonlijke apparaten wordt gedownload, wat kan leiden tot gegevensverlies .

Haal de juiste mensen aan boord.

Het benadrukken van de risico’s voor de juiste mensen, het veiligstellen van het sponsorschap voor het herontwerpen van de toekomstige staat en de opnieuw gedefinieerde informatiearchitectuur is essentieel voor het succes van dit soort engagement. Het definiëren en implementeren van de regels voor teams vereist doorgaans de betrokkenheid van teams op het gebied van informatiebeheer, IT en bedrijfscommunicatie.

Greenfield- en brownfield-omgevingen.

Het implementeren van governance-processen voor organisaties waar gebruikers onbeperkte toegang hebben tot teamsamenwerking is veel moeilijker dan het implementeren van dezelfde processen voor greenfield-omgevingen. Een groot aantal bestaande teams is doorgaans gekoppeld aan gebruikers die het concept van teams niet volledig begrijpen. Vaak maken gebruikers nieuwe teams in plaats van kanalen te maken, groepschat te gebruiken of een vergadering te plannen. Om Teams weer beheersbaar te maken, moeten technische processen worden geïmplementeerd om het maken van nieuwe Teams te beheren en moet een manier worden gevonden om met het bedrijf samen te werken om bestaande Teams te archiveren, consolideren, verwijderen of bij te werken.

Ondersteun de gebruikers tijdens de verandering.

Het opleiden en ondersteunen van gebruikers tijdens de verandering is essentieel. Microsoft 365 bevat verschillende samenwerkingstools en apps; vrij vaak kunnen die samenwerkingstools vergelijkbare functionaliteit bieden (bijv.OneDrive en Teams kunnen beide worden gebruikt om bestanden op te slaan en te delen). Dit kan voor gebruikers verwarrend zijn en vaak zullen ze de verkeerde keuzes gaan maken. Het definiëren van algemene samenwerkingsscenario’s, het communiceren van die scenario’s op een gemakkelijk verteerbare manier, het aanmoedigen en promoten van goede voorbeelden van gegevensbeheer en het onboarding van gebruikers in Teams zijn allemaal goede stappen om gebruikers te helpen Teams beter te begrijpen.

Elke organisatie is anders en er is niet één oplossing die alle uitdagingen kan aangaan. Er zijn enkele quick wins die het beheer van teams met minimale inspanning zouden verbeteren, maar het hebben van een goed gedefinieerde governancestrategie is de sleutel tot het herwinnen van controle over teams. Dit zal er ook voor zorgen dat de organisatie voorbereid is op het ondersteunen van Teams-groei in de toekomst.

Bron: risual