Hybride werkarrangement met Microsoft Teams: de toekomst van Office

De pandemie van Covid-19 en de daaropvolgende beperkingen hebben miljoenen mensen ertoe aangezet om op afstand te werken, waardoor de traditionele manier van werken werd verstoord. En nu de beperkingen worden opgeheven en mensen terugkeren naar hun werkplek, hebben veel organisaties besloten enige flexibiliteit te behouden in de manier waarop ze werken en te kiezen voor een hybride werkregeling.

Hybride werk brengt zowel voordelen als uitdagingen met zich mee. Organisaties hebben krachtige oplossingen nodig waarmee ze hun medewerkers kunnen verbinden en naadloos kunnen samenwerken. In dit artikel beschrijven we hoe Microsoft Teams grensoverschrijdend werken ondersteunt.

Wat is hybride werk?

Hybride werk is een gemengd model dat een zekere mate van flexibiliteit mogelijk maakt in waar en wanneer mensen werken. Deze werkregeling komt ten goede aan die werknemers die thuiswerken liever combineren met kantoorwerk.

Na een snelle verschuiving naar werken op afstand, verwachten mensen nu dat hun werkgevers meer vrijheid bieden bij het kiezen van waar te werken. Volgens een rapport van Accenture geeft 83% van de werknemers de voorkeur aan een hybride werkmodel.

Het wordt nu beschouwd als een belangrijke productiviteitsstrategie op de werkplek die zal helpen talent aan te trekken en te behouden. Uit een Gartner-rapport blijkt dat 82% van de ondervraagde leiders van plan is om een deel van de tijd op afstand te werken.

Voordelen van hybride werken

Vrijheid over waar te werken

Hybride werkarrangementen stellen mensen in staat om een ​​balans te vinden tussen werken op afstand en op kantoor, waarbij ze profiteren van de voordelen van de twee modellen. U kunt zowel contact maken met uw teamleden als u ervoor kiest om naar kantoor te gaan en uw persoonlijke leven in evenwicht houden wanneer u op afstand werkt.

Meer autonomie – meer initiatief

Mensen meer autonomie bieden in de manier waarop ze werken, is een manier om te laten zien dat je ze vertrouwt. Daardoor voelen uw medewerkers zich meer gemotiveerd en aangemoedigd om initiatief te nemen en hun waarde te bewijzen.

Tijd en zenuwen besparen Saving

Slechts een paar keer per week naar kantoor kunnen gaan, kan uw medewerkers behoorlijk wat tijd besparen. Dit is vooral actueel voor grote steden waar woon-werkverkeer vaak meer dan een uur duurt vanwege druk verkeer.

Volgens de studie die VitalityHealth in het VK heeft uitgevoerd, hebben langere woon-werkverkeer gevolgen voor het mentale welzijn, waarbij werknemers die langer reizen 33% meer kans hebben op depressies en 12% meer kans hebben om werkgerelateerde stress te melden.

Werk leven balans

Een van de belangrijkste voordelen van hybride werken is dat u uw privéleven en werk beter kunt balanceren. Niet meer tot laat op kantoor blijven, tenzij het nodig is. Door thuis te kunnen werken, kunnen mensen meer tijd doorbrengen met hun gesloten, zelfs met strakke deadlines.

Bredere talentenpool

Flexibiliteit in waar en wanneer uw werknemers werken, stelt u in staat uw talentenpool uit te breiden, waardoor inclusiviteit op de werkplek wordt bevorderd. Hybride werk opent dus de deur voor het aannemen van ondervertegenwoordigde groepen die anders geen middelen of wens zouden hebben om de baan op zich te nemen.

Werktevredenheid

Meerdere voordelen die hybride werk biedt aan werknemers, zorgen ervoor dat ze hun baan meer waarderen, waardoor de arbeidstevredenheid en het behoud van werknemers toenemen.

Uitdagingen van hybride werk

Tegelijkertijd vereist de manier waarop mensen samenwerken om hun werk gedaan te krijgen in een hybride model dat organisaties hun structuur moeten hervormen en een nieuwe managementstijl moeten aannemen. Er zijn enkele uitdagingen die moeten worden aangepakt om volledig te profiteren van hybride werkregelingen.

Werkcultuur behouden

Uit een Gartner-enquête blijkt dat 30% van de bedrijfsleiders zich zorgen maakt over het behoud van de bedrijfscultuur. Het zorgen voor uniformiteit van de externe en in-office medewerkerservaring is een uitdagende taak. Organisaties passen actief digitale oplossingen toe die interne communicatie aanmoedigen en kunnen helpen bij het bevorderen van de werkcultuur onder werknemers die op afstand werken.

Teams op afstand begeleiden

Het in stand houden van individuele en teamproductiviteit is een belangrijk aandachtspunt geworden van modern hybride werk op afstand. Werken buiten het kantoor maakt het toezicht op en het controleren van werknemers uitdagender, waardoor managers hun toevlucht moeten nemen tot andere manieren om het welzijn van hun team te volgen.

Verbreking

Minder werken op kantoor betekent minder kans op interactie met collega’s en managers. Zonder af en toe een koffiepauze en ontmoetingen in de gang is het moeilijk om in contact te blijven met collega’s, laat staan ​​om te netwerken.

Digitale overbelasting

Digitale uitputting is een van de belangrijkste gevolgen van de overstap naar virtueel samenwerken. In slechts één jaar tijd is het aantal Teams-bijeenkomsten meer dan verdubbeld en blijft het groeien. De druk om bij te blijven eist zijn tol van het welzijn en de productiviteit van werknemers.

Onboarding

Die eerste paar maanden in de organisatie zijn de meest uitdagende voor een nieuwe medewerker. Zeker als ze op afstand aan boord moeten zijn. Zelfs als ze af en toe naar kantoor gaan, is de algehele onboarding-ervaring veranderd nu de samenwerking volledig online plaatsvindt.

Doorlopende communicatie

Microsoft Teams maakt het mogelijk om mensen te verenigen onder hetzelfde ‘dak’ van samenwerking. U kunt dezelfde teamleden van verschillende afdelingen, bedrijfseenheden en zelfs externe spelers naar dezelfde teamleden brengen, zodat u zeker weet dat iedereen op één lijn zit, zelfs zonder fysiek bij elkaar aanwezig te zijn.

Om zowel synchroon als asynchroon te ondersteunen, heeft Microsoft nieuwe Fluid-componenten toegevoegd. Binnenkort kunnen Teams-gebruikers een bericht in een chat vastzetten voor snelle toegang tot belangrijke informatie. Ze kunnen ook een specifiek bericht in een chat beantwoorden om de context binnen een gesprek te behouden.

Bovendien kun je met de mobiele Microsoft Teams-app onderweg in contact blijven met je teamleden, waardoor je nog meer flexibiliteit hebt in waar en wanneer je werkt.

Interactieve vergaderingen

Microsoft heeft zijn vergadermogelijkheden verrijkt met veel nieuwe interactieve functies die helpen de vergaderervaring realistischer, krachtiger en boeiender te maken.

Om de communicatiekloof te overbruggen die wordt veroorzaakt door het gebrek aan cues in virtuele vergaderingen, kunt u uw hand opsteken om iedereen te laten weten dat u wilt spreken, een live reactie sturen, live ondertiteling inschakelen, een digitaal whiteboard gebruiken of een leuke achtergrond inschakelen.

Bovendien kunt u uw pitches en presentaties nu nog indrukwekkender maken met nieuwe videolay-outs waarbij de videostream van de spreker vóór de presentatie wordt weergegeven. Het lijkt bijna op een weerman die op het nieuws verschijnt.

In de loop van 2021 zal Microsoft Teams Rooms uitrollen, waardoor iedereen aan de vergadertafel kan zitten, waar ze zich ook bevinden. De videogalerij wordt naar de onderkant van het scherm verplaatst, zodat deelnemers op afstand oog in oog staan ​​met degenen in de ruimte. Vergadercontext zoals chat, notities en agenda worden ook weergegeven langs de videostream, zodat iedereen op elk moment kan bijdragen, reageren en reageren.

Live samenwerking

Bij hybride werk is het belangrijk om medewerkers op één lijn te houden en alle betrokkenen in staat te stellen in gelijke mate deel te nemen en bij te dragen. Nieuwe PowerPoint Live-functies helpen bij het creëren van een ruimte voor samenwerking en bijdragen van iedereen tijdens een vergadering. U kunt bijvoorbeeld dia vertalen inschakelen om de presentatie in uw eigen taal te zien. U kunt uw PowerPoint ook annoteren met inkt of een laserpointer gebruiken om belangrijke punten te markeren terwijl u presenteert.

Bovendien kunnen uw medewerkers rechtstreeks in de Teams-omgeving samenwerken aan bestanden op documenten. Ze kunnen bewerken, opmerkingen achterlaten, specifieke mensen taggen en wijzigingen bijhouden die door anderen zijn aangebracht.

Bovendien kunt u native apps en apps van derden in Teams integreren door ze als tabbladen toe te voegen. Op deze manier kunt u gerichte discussies hebben met uw collega’s over projecten, deals, accounts en taken vanuit uw CRM’s en projectbeheer-apps, rechtstreeks in de Teams-omgeving.

Welzijn

Digitale uitputting, verhoogde druk en moeite om de verbinding met het werk te verbreken tijdens het thuiswerken zorgen voor stress en kunnen leiden tot burn-out. Om mensen te helpen beter met stress om te gaan, kun je de Viva Insights-app in Teams gebruiken. Het biedt zijn gebruikers geleide meditaties en bewuste oefeningen om los te komen van het werk en te ontspannen.

U kunt ook focustijd plannen voor ononderbroken werk zonder afleidende meldingen. Bovendien biedt Viva Insight de mogelijkheid om stille uren en stille dagen in te stellen om mobiele meldingen buiten kantooruren te dempen.

De app biedt ook inzichten voor managers en leiders om het welzijn van werknemers, werk buiten kantooruren, overbelasting van vergaderingen of te weinig focuswerk te volgen. Als er actie nodig is, geeft het gepersonaliseerde aanbevelingen om mensen te helpen betere werkgewoonten op te bouwen.

Mogelijkheden van samenwerkingssjablonen voor hybride werk

Veel organisaties, vooral middelgrote en grote ondernemingen met duizenden werknemers, worstelen met chaos in de samenwerking, wildgroei van teams, gebrek aan controle over schaduw-IT en lage betrokkenheid van medewerkers. Deze uitdagingen zijn vooral actueel in het hybride werkmodel waarbij werknemers worden verdeeld tussen kantoor- en werk op afstand. Om deze problemen aan te pakken, hebben organisaties aanvullende oplossingen nodig voor Microsoft Teams die een sterk governancebeleid mogelijk maken en gebruikers in staat stellen om efficiënter te werken.

Microsoft Teams-samenwerkingssjablonen doen precies dat

Werkruimten gebouwd om de manier waarop mensen werken te verbeteren
Met samenwerkingssjablonen kunt u werknemers in de hybride werkregeling verbinden, vooral met degenen die geen lid zijn van hun directe teams.

Voor bepaalde werkprocessen, zoals key account management, heb je uitgebreide teams nodig van maximaal honderd medewerkers die aan een account werken. Deze teams omvatten normaal gesproken productontwikkelaars, technisch ondersteunend personeel, vertegenwoordigers van klantensucces, marketeers, verkoopmanagers, enz. Traditioneel werkten ze allemaal in dezelfde fysieke ruimte, zelfs als ze zich op verschillende afdelingen bevonden. Bij hybride werken moet je echter het werk van tientallen mensen uit verschillende vakgebieden bij elkaar brengen en organiseren.

Met Microsoft Teams-samenwerkingssjablonen kun je de juiste mensen voor elk samenwerkingsproces onder één dak samenbrengen, hen de juiste tools bieden voor naadloos teamwerk en hun werkruimte organiseren die efficiëntere samenwerking mogelijk maakt.

Gebruiksvriendelijke ervaring voor het maken van teams

Het adopteren van nieuwe technologie op organisatieniveau is nooit eenvoudig. Zeker als je het op afstand moet doen. Sommige mensen kunnen moeite hebben met het leren van alle mogelijkheden van Microsoft Teams en hebben extra hulp nodig bij het maken en organiseren van nieuwe teams.

Samenwerkingssjablonen maken de hele ervaring veel gemakkelijker voor eindgebruikers, waardoor ze met slechts een paar klikken teams kunnen maken. Ze hoeven niet naar de IT-afdeling te pingen om goedkeuring te krijgen en lopen het risico belangrijke inhoud te missen of een aantal collega’s niet aan het team toe te voegen. Het creëren van teams wordt een eenvoudig en tegelijkertijd zeer gestructureerd en gecontroleerd proces. Daarom kan het de buy-in van Microsoft Teams in uw organisatie helpen vergroten.

Beter contentbeheer

Met samenwerkingssjablonen hoeft u alle belangrijke inhoud slechts één keer toe te voegen. Vervolgens wordt het automatisch gekopieerd naar nieuw aangemaakte teams. Dat omvat kanalen, documenten en andere bestanden, mappen en tabbladen.

Bovendien kunt u alleen een SharePoint maken voor de teams van een specifieke sjabloon. Hierdoor kunnen uw gebruikers alle gegevens rond een bepaald samenwerkingsproces in dezelfde documentbibliotheek bewaren en hun bestandssysteem beter beheren.

Bron: salestim