Een succesvol livestream-evenement plannen in 5 eenvoudige stappen

Traditioneel was het gebruik van live streaming-evenementen beperkt tot online seminars (bekend als webinars), maar tegenwoordig beginnen veel organisaties de waarde in te zien van het produceren van hun eigen shows, variërend van merkgerichte talkshows tot openbare bijeenkomsten met online publieksparticipatie.

Het live streamen van je evenement is een cruciale optie voor iedereen die een groot publiek probeert te bereiken, op een openbaar forum wil spreken of een product of dienst wil promoten bij een kleine groep aanwezigen. Met livestreaming kunt u een intieme, feedbackgestuurde omgeving creëren met uw publiek, ongeacht hun geografische locatie.

In veel opzichten is het proces van het produceren van een succesvol digitaal evenement vergelijkbaar met het organiseren van een fysiek evenement. Toch zijn er een paar belangrijke verschillen die niet over het hoofd mogen worden gezien. De stappen in deze blog geven je de kennis die je nodig hebt om je eerste online evenement te organiseren.

1. Definieer uw doelen en doelgroep.

Als je deze blog nu aan het lezen bent, weet je waarschijnlijk al “wat” je wilt streamen. Maar deze stap moet niet worden verdoezeld, omdat het de basis zal vormen voor al uw toekomstige beslissingen. Het expliciet definiëren van je doelen verschuift al je acties naar het bereiken van dat doel, en het definiëren van je publiek zorgt ervoor dat je niet in de val loopt om je reikwijdte onnodig te verbreden. Een voorbeeld van de verkeerde aanpak is een bedrijf dat een uitzending maakt om een product te verkopen. De juiste aanpak zou een bedrijf zijn dat een uitzending produceert om enthousiaste kijkers te inspireren om op een CTA te klikken. Dit zou ervoor zorgen dat de inhoud gericht blijft op geïnformeerde kijkers, en het is ontworpen om klikken te krijgen, in plaats van alleen maar om te onderwijzen of te entertainen.

2. Kies een onderwerp en ontwikkel inhoud.

Als je moeite hebt om boeiende inhoud te bedenken, kijk dan naar de bestaande kennispool in jouw regio en vind een leemte om te vullen. Vraag jezelf af: wat heeft mijn publiek nodig? U kunt ook trending topics volgen en zien hoe deze zich verhouden tot uw vakgebied. Als je dat eenmaal doorhebt, kun je beginnen met het schrijven van content. Afhankelijk van je stijl, wil je misschien een overzicht, notities of een volledig script. Dit is ook het moment om na te denken over welke andere middelen uw uitzending nodig heeft om de levering van uw inhoud te maximaliseren. Zaken als afbeeldingen, afbeeldingen en datasets moeten allemaal van tevoren worden gegenereerd.

Probeer bovendien te bedenken hoe het formaat van een livestream kan worden gebruikt om de ervaring van uw publiek te verbeteren. Bij veel livestreams kunnen kijkers bijvoorbeeld stemmen op segmenten die ze willen zien. U kunt ook een wedstrijd organiseren waarbij gebruikers online foto’s indienen en deze op het scherm weergeven. Laat je creativiteit de vrije loop! Manieren vinden om met kijkers in contact te komen, is wat een livestream onderscheidt van een video.

3. Stel een team en medewerkers samen.

Sommige evenementen worden georganiseerd door één persoon. Anderen hebben betrekking op een handvol cohorten die de coördinatie van een hele staf vereisen. Uw behoeften kunnen verschillen, maar in alle gevallen moet u ervoor zorgen dat alle betrokkenen weten wat hun rol is en hoe ze die moeten uitvoeren. Ook is het verstandig om vooraf in je livestream de nodige communicatiekanalen, zoals tekst- en spraakboodschappers, vast te stellen en te bevestigen. Zo kan je team tijdens de uitzending discreet communiceren. Veel services kunnen dit doel bereiken, zoals Slack, Microsoft Teams en Discord. Bovendien dient iedereen die ter plaatse zal zijn voor de uitzending zich ruim voor de uitzending op de hoogte te stellen van de locatie.

Dit is ook het moment om contact op te nemen met de gasten van je stream. Persoonlijke gasten moeten vertrouwd worden gemaakt met de locatie en hun aandeel in de productie. Online gasten moeten bekend zijn met de vergadersoftware die u gaat gebruiken om met hen te praten, en uw stream-operator moet ervoor zorgen dat ze over de juiste expertise beschikken om de gast correct op het scherm weer te geven (BELANGRIJK: dit proces mag niet over het hoofd worden gezien, omdat het weergeven op- het scherm van gasten verschilt, afhankelijk van de software die u gebruikt en kan een verwarrend proces zijn voor beginners.)

4. Kies een streamingconfiguratie.

Je hebt alles wat je nodig hebt om een ​​basisuitzending te produceren al in je zak. Maar over het algemeen geldt: hoe beter je apparatuur, hoe beter de kwaliteit van je stream. Hoeveel kwaliteit je nodig hebt, hangt waarschijnlijk af van je doelen en de verwachtingen van je kijkers. In de meeste gevallen wilt u camera’s, lichten, microfoons en software voor het schakelen/uitzenden van video’s. De onderstaande hardware- en softwarelijsten geven een basisoverzicht van de componenten die in de meeste uitzendingen aanwezig zijn. Dit zijn suggesties en uiteindelijk is het aan jou om te beslissen wat je nodig hebt en wat niet.

Hardware

• Camera’s: webcams zijn eenvoudig compatibel met alle software voor het schakelen van uitzendingen. U wilt minimaal 720p-kwaliteit. De meeste mobiele telefoons en sommige digitale camera’s zijn NIET compatibel met software voor het schakelen van live video.
• Lichten: Elke goede uitzending bevat minimaal 3 lichtbronnen, maar dit kunnen ramen en lampen zijn. Alleen goede verlichting kan de kwaliteit van je stream enorm verbeteren.
• Microfoons: microfoons variëren sterk in kwaliteit, bevestigingsmethoden en gebruiksscenario’s. U moet wat onderzoek doen om te zien wat het beste werkt voor uw omgeving.
• Set: Een set hoeft geen speciale fysieke ruimte te zijn (hoewel dat wel de voorkeur heeft), het is gewoon overal waar je filmt. Zorg voor de juiste apparatuur en procedures om ervoor te zorgen dat uw set afgebakend, geïsoleerd en stil is.

Software

• Broadcast Software: Basis broadcast-software (voorbeeld: OBS) is gratis en bevat de basisfunctionaliteit die u nodig hebt om van videofeed te wisselen en afbeeldingen toe te voegen. Betaalde software (voorbeeld: Wirecast) is geavanceerder en bevat professionele functies.
• Grafische software: elke goede stream heeft afbeeldingen. Ze kunnen worden gemaakt door een grafisch ontwerper met behulp van programma’s zoals Photoshop en Canva die zijn geëxporteerd voor gebruik in uw uitzendsoftware. Als alternatief kan software zoals Titler Live 4 worden gebruikt om in realtime aangepaste afbeeldingen van sjablonen te genereren en deze vervolgens rechtstreeks in uw uitzendsoftware weer te geven.
• Conferentiesoftware: als u van plan bent gasten op afstand bij uw evenement te hebben, wilt u van tevoren de vereiste workflow en software gereed hebben. Zoom, Slack en Skype kunnen hiervoor allemaal worden gebruikt, maar sommige professionele uitzendsoftware wordt geleverd met ingebouwde vergaderfunctionaliteit.
• Communicatiesoftware: als uw personeel/stream-operators moeten communiceren, moeten programma’s zoals Discord, Slack, Microsoft Teams en zelfs Facebook Messenger van tevoren worden voorbereid. Tekstcommunicatie is handig voor hosts op de camera om te communiceren, en spraakcommunicatie is goed voor het personeel om snel te communiceren.

Naast je productieopstelling, moet je overwegen naar welk online platform je wilt streamen. Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen, maar in veel gevallen wilt u het platform kiezen dat het dichtst bij uw bestaande online aanwezigheid past. Het hosten van een digitale PTA-vergadering zou bijvoorbeeld waarschijnlijk op Facebook worden gehost, omdat daar de meeste kijkers zullen zijn. Als je een live spelshow host en je merk normaal gesproken host op YouTube, dan is YouTube Live je meest natuurlijke keuze. Ongeacht de streamservice die u kiest, moet u altijd een “van boven naar beneden” teststream uitvoeren naar een vooraf gemaakt dummy-account om ervoor te zorgen dat alles correct is ingesteld. Veel mensen kiezen er ook voor om redundantie in te bouwen in hun opstelling met meerdere camera’s, operators en streamingcomputers voor het geval er iets misgaat.

5. Plan en promoot je evenement.

Zodra je uitzending is gepland, geregeld en in gang is gezet, ben je klaar om een ​​tijd te kiezen en de wereld te vertellen! Kies een tijdstip dat het beste werkt voor uw publiek en promoot uw evenement via sociale media, e-mail en mond-tot-mondreclame. U moet ook contact opnemen met uw gasten en medewerkers om hen aan te moedigen reclame voor het evenement te maken. Met betrekking tot uitnodigingen kunt u services gebruiken die automatisch een website, uitnodigingen en VOD-archief genereren. Anders, als u besluit het zelf te doen, wilt u waarschijnlijk een webpagina maken waar kijkers een overzicht van uw inhoud, een link om zich aan te melden en een schema met aankomende streams kunnen zien. Verder wil je je e-mails en sociale berichten vooraf schrijven om je publiek op de hoogte te stellen van je aanstaande uitzendingen, evenals e-mails na je stream om follow-ups en feedback te krijgen. De eerste follow-up-e-mail moet altijd onmiddellijk na het beëindigen van de stream worden verzonden, waarin de deelnemers worden bedankt voor hun aanwezigheid. Deze e-mails moeten inhoud bevatten die relevant is voor uw doelen, zoals links om producten te kopen of aanmeldingen voor toekomstige evenementen.

Extra Live Stream-tips!

Als je dit nog steeds leest, heb je zojuist verborgen tips voor livestreams gescoord … Als je de bovenstaande 5 stappen hebt gevolgd om je live-evenement te produceren, heb je het perfecte kader voor een succesvolle uitzending. Maar natuurlijk, zelfs als je in het verleden honderden evenementen hebt georganiseerd, is er altijd ruimte voor verbetering. Zorg ervoor dat je je uitzending bekijkt nadat deze is afgelopen om te zien hoe het voelde vanuit het perspectief van een kijker. Gebruik de analytische tools van je streamingdienst om te zien hoe kijkers op verschillende segmenten reageerden. Laat het aan anderen zien voor suggesties en luister naar feedback van het publiek. Je zult al snel leren dat elke uitzending een nieuwe kans voor verbetering biedt. Hoeveel je je ook voorbereidt, er gaat bijna altijd iets mis. Aanpassing en improvisatie zijn enkele van de belangrijkste vaardigheden die je als evenementcoördinator moet hebben. Vergeet niet om je best te doen en plezier te hebben!

Bron: newbluefx