Uw mensen aan boord krijgen met Microsoft Teams

Het is geen geheim dat Microsoft Teams zichzelf heeft bewezen als een belangrijke motor van digitale transformatie, waardoor werknemers van elk formaat bedrijf kunnen samenwerken aan projecten en ideeën kunnen delen, en ook kunnen communiceren via instant messaging, videosamenwerking en spraakoproepen.

Maar hoewel veel vooruitstrevende organisaties aan boord springen van de digitale transformatietrein om de uitdagingen van onze dynamische wereldeconomie het hoofd te bieden, kan het hele proces snel zuur worden als werknemers de nieuwe technologie niet toepassen.

Vandaag wil ik de aandacht brengen dat de acceptatie van Microsoft Teams kan maken of breken: de menselijke factor.

Verstoring of transformatie?

Het is eerlijk om te zeggen dat de technologie van vandaag even ontwrichtend als transformationeel is, omdat het werknemers dwingt om de manier waarop ze werken volledig te veranderen. De grootste fout die gemaakt is bij het inzetten van digitale transformatietechnologieën zoals Microsoft Teams is de ietwat naïeve veronderstelling dat iedereen er gebruik van zal willen maken. Dit is zelden het geval.

De waarheid is dat organisaties niet zomaar op volle kracht door kunnen gaan en een ontwrichtende oplossing kunnen implementeren zonder ervoor te zorgen dat hun werknemers worden binnengehaald, opgeleid en alle hulp krijgen die ze nodig hebben om het project tot een succes te maken.

De kogels ontwijken

Dus hoe kunnen de huidige ondernemingen het potentiële mijnenveld van gebruikersacceptatie het beste aanpakken om ervoor te zorgen dat hun digitale transformatiestrategie met succes wordt uitgevoerd? Hier zijn enkele tips om mee te beginnen:

• Betrek uw medewerkers om precies te begrijpen hoe ze werken, hoe ze als team communiceren, welke technologie ze gebruiken en waarom. Dit verschilt uiteraard per functie.

• Onderzoek voorzichtig eventuele tekortkomingen en hiaten in hun huidige manier van werken. Bespreek de problemen en kijk waar verbeteringen mogelijk zijn.

• Houd er rekening mee dat verschillende generaties mogelijk niet op dezelfde manier communiceren of werken. Millennials ontdekken misschien meteen nieuwe technologie, terwijl oudere werknemers misschien meer tijd nodig hebben.

Gewapend met deze waardevolle inzichten kunnen ondernemingen vervolgens naar het grotere plaatje van de organisatie kijken, inclusief:

• Identificatie van de belangrijkste afdelingen en servicegebieden in de hele organisatie.

• Inzicht hebben in de specifieke rol die elke afdeling en servicegebied speelt binnen de organisatie.

• Identificatie van de primaire communicatiemethoden die tegenwoordig worden gebruikt, zowel peer-to-peer-communicatie als interactie tussen groepen / teams, zoals vergaderingen.

• Identificatie van gemeenschappelijke interacties tussen interne afdelingen en externe belanghebbenden zoals klanten of partners.

• Inzicht in de belangrijkste communicatie-uitdagingen waarmee elk gebied vandaag wordt geconfronteerd.

Laten we praten!

Zodra deze informatie binnen is, moeten ondernemingen workshops houden om de doelstellingen en behoeften van elk onderdeel van de onderneming te begrijpen.

Dit is ook een geweldig forum voor medewerkers om eventuele problemen aan de orde te stellen die ze ondervinden tijdens het werken met de huidige communicatietools.

Persoonlijk aannemen

Deze workshops helpen de onderneming om groepen werknemers in gebruikerspersonages te sorteren, die zijn gebaseerd op het rolprofiel van elke werknemer, de manier van werken en welke tools ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

De meeste organisaties hebben uiteindelijk ongeveer vier of vijf verschillende gebruikerspersonages.

Stop nooit met leren

Nadat de gebruikerspersona’s zijn gedefinieerd, is training de volgende stap in het stimuleren van succesvolle gebruikersacceptatie.

Organisaties moeten de gebruikers identificeren die baat hebben bij training om ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen bij de nieuwe technologie.

De macht aan het volk

Het aannemen van een mensgerichte strategie voor elk digitaal transformatieproject, inclusief de acceptatie van Microsoft Teams, zal de kansen op succes enorm vergroten.

Bron: audiocodes