Typen postvakken in Microsoft 365 en hoe ze te gebruiken

Microsoft 365 biedt veel voordelen voor bedrijven, waaronder professionele postvakken. Gebruikers kunnen hun e-mailboxen online gebruiken of MS Office-apps rechtstreeks op hun apparaten installeren. Bovendien hebben de bedrijfs- en ondernemingsplannen Exchange Online, waarmee de beheerder meerdere typen postvakken kan maken in de e-mailapp.

In dit artikel bespreken we de typen postvakken die worden aangeboden door de Microsoft 365-service en hoe deze kunnen worden gebruikt om communicatie eenvoudiger en effectiever te maken.

Typen Microsoft 365-postvakken

Microsoft 365-postvakken bieden meer flexibiliteit over waar je e-mail wordt bezorgd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te kiezen voor levering aan individuele gebruikers, een team of een hele afdeling. Elk type mailbox kan op een andere manier worden gebruikt. Het kiezen van het juiste postvaktype kan een verhoogde productiviteit en organisatie betekenen.

Gelukkig zijn deze postvaktypen vergelijkbaar met die van Google en andere platforms. Dus als u enigszins bekend bent met een van deze platforms, zult u het gemakkelijk vinden om Microsoft 365-postvaktypen te begrijpen.

In de volgende secties worden de verschillende postvaktypen behandeld die door Microsoft 365 worden aangeboden.

Gebruikerspostvak / User Mailbox

Het gebruikerspostvak is het persoonlijke postvak van de gebruiker (het primaire postvak). We moeten echter specificeren dat we met ‘persoonlijk’ bedoelen dat de mailbox toebehoort aan het bedrijf, maar is toegewezen aan een specifieke werknemer. In dat geval heeft de bedrijfsbeheerder nog steeds toegang tot het postvak en alle gegevens die het bevat.

Een gebruikerspostvak van een bedrijf bevat meestal de naam van de persoon, zoals info@alta-ict.nl. Elk bedrijf heeft zijn eigen naamgevingsconventie met betrekking tot e-mailadressen van werknemers.

Elke door Microsoft gelicentieerde e-mailbox bevat meestal een capaciteit van maximaal 50 GB, met een extra 50 GB archiefruimte. Dit is meestal voldoende ruimte voor de gemiddelde gebruiker. Deze capaciteit is meestal inbegrepen in Exchange Online (abonnement 1), Microsoft 365 Basic/Standard/Premium en Office 365 Enterprise E1.

Er is echter ook een groter postvak van 100 GB beschikbaar en wordt geleverd met Exchange Online (abonnement 2), Microsoft 365 Enterprise E3/E5 en Office 365 Enterprise E3/E5.

Aliassen

Een gebruikerspostvak kan ook worden ingesteld alsalias. In dit geval is het postvak ingesteld met meer dan één e-mailadres. Er zijn gevallen waarin de naam van een persoon kan veranderen, zoals vanwege getrouwd zijn, en meer. In dat geval moet het oude e-mailadres van de werknemer mogelijk worden bijgewerkt om deze naamswijziging weer te geven. We kunnen het vorige e-mailadres gebruiken om te illustreren wat we bedoelen.

Laten we zeggen dat Sher Williams getrouwd was en ervoor koos om de achternaam van haar man aan te nemen. In dat geval zou haar e-mailadres moeten worden bijgewerkt naar info@alta-ict.nl. Dit e-mailadres wordt nu haar primaire contactpersoon voor het bedrijf. Ze kan echter klantrelaties hebben met het oude e-mailadres, of ze kan het oudere adres hebben dat op professionele sites wordt vermeld, en meer. Met Microsoft 365 is het dus mogelijk om een alias voor haar te maken.

Dat betekent dat het oude e-mailadres van Sher Smith kan verwijzen naar haar nieuwe e-mailadres. Alle e-mails die naar het oude adres worden verzonden, worden in dit geval weergegeven onder haar nieuwe e-mailadres. Er zijn veel gevallen waarin dit zeer nuttig kan zijn voor een bedrijf.

Gedeeld postvak / Shared Mailbox

Een gedeeld postvak wordt gemaakt door de IT-beheerder en vervolgens worden gebruikers toegevoegd als leden. Gedeelde postvakken komen het meest voor voor een heel team of afdeling die toegang moet hebben tot e-mails die naar een gemeenschappelijk e-mailadres zijn verzonden.

Een gedeeld postvak wordt weergegeven als een afzonderlijk postvak in Outlook. Elk lid van het team heeft toegang tot dit gedeelde postvak. Dat betekent dat als een gebruiker een bericht in het gedeelde postvak verwijdert, het bericht in alle postvakken wordt verwijderd.

De gedeelde mailbox is ook zeer flexibel. Elk lid van het team kan bijvoorbeeld zijn eigen e-mailadres hebben of ze kunnen antwoorden als het e-mailadres van het gedeelde postvak. Deze kunnen indien nodig door de IT-beheerder worden ingesteld.

Het gedeelde postvak is gratis en vereist geen licentie. De gratis mailbox wordt standaard geleverd met een capaciteit van 50GB. Extra ruimte van maximaal 100 GB kan worden toegevoegd door een licentie voor het postvak te verlenen met Exchange Online (abonnement 2).

Microsoft 365 groepen (Voorheen: Office 365-groepen)

Groepen lijken enigszins op het gedeelde postvak; er zijn echter enkele verschillen. De Groep is opgericht om samenwerkende teams of een afdeling te ondersteunen. De 365-groep heeft een postvak, een gedeelde agenda en een documentbibliotheek. Alle leden van de groep hebben toegang tot deze functies.

Documentbibliotheken zijn uitstekend geschikt voor het opslaan van bestanden zoals Excel, Word en meer die alle leden nodig hebben om toegang te krijgen. E-mail kan echter niet vanuit een groep worden verzonden. Dit is een van de verschillen tussen een groep en een gedeeld postvak. Een 365 Group mailbox heeft een capaciteit van 50GB en een document library met een capaciteit van 1TB.

Elke gebruiker heeft de mogelijkheid om een groep te maken en de opties en machtigingen ervan te beheren. Het is niet nodig om de IT-afdeling te vragen dit voor u te doen. U kunt een 365-groep maken in Outlook of in Microsoft Teams. Houd er echter rekening mee dat waar de groep wordt gemaakt, van invloed is op hoe de Groep werkt. Het maken van de groep in Outlook betekent bijvoorbeeld dat de groep is gecentreerd rond e-mail. Aan de andere kant betekent het maken van de groep in Teams dat de groep toegang heeft tot instant messaging.

Een 365-groep heeft een gekoppeld e-mailadres. E-mail kan worden verzonden door gebruikers binnen de organisatie, of het is ook mogelijk om externe gebruikers (klanten, derden en meer) toe te staan e-mail naar de organisatie te verzenden. Dit wordt geconfigureerd onder de groepsinstellingen.

Distributiegroepen / Distribution Groups

Distributiegroepen zijn ook mogelijk met Microsoft 365 mailboxen. Een distributiegroep is geen echt postvak, maar heeft wel een e-mailadres. De distributiegroep heeft toegang tot e-mail die naar een specifiek adres komt en stuurt de e-mail vervolgens om naar de gebruikerspostvakken van iedereen in de distributiegroep. Dit is geweldig voor het verzenden van e-mails naar dezelfde set van meerdere mensen zonder dat u het e-mailadres van iedereen afzonderlijk hoeft in te voeren in het veld “Aan”.

Distributiegroepen worden meestal gebruikt voor interne communicatie en kunnen rechtstreeks van één persoon naar vele anderen worden verzonden. De groepen kunnen zo worden geconfigureerd dat alleen interne gebruikers er e-mail naar kunnen verzenden, maar ze kunnen ook zo worden ingesteld dat externe gebruikers naar dit e-mailadres kunnen verzenden.

Samenvattend

Zoals u kunt zien, biedt Microsoft 365 een breed scala aan flexibele postvakken. We hebben slechts enkele van de mogelijke postvaktypen behandeld die beschikbaar zijn binnen het abonnement.

De sleutel is om de juiste mailboxen voor uw bedrijf te kiezen en deze te configureren om naar behoefte te werken voor individuen, teams en meer. Op die manier is je bedrijf beter georganiseerd en productiever en profiteer je van meer van de services die worden aangeboden door je Microsoft 365-abonnement!

Bron: man-sys