Terug naar het overzicht

23 augustus 2022

Training is het #1 item waar mensen aan denken als het duidelijk is dat begeleiding nodig is.

De reden is simpel: Mensen komen graag bij elkaar en dan kunnen ze ook direct vragen stellen. We zagen deze behoefte terugkeren na Covid-19, omdat veel mensen het samenzijn missen :).

Ik geef zelf regelmatig Microsoft365 en Teams trainingen. De kunst is om de deelnemers aandacht te behouden. Door deelnemers de nieuwe functies uit te laten proberen helpt beter dan alleen te laten zien.

Alta Martes bij Van der Valk Utrecht
Alta Martes bij van der Valk Utrecht

De deelnemers moeten central staan en zo vraag ik voor de training wat de verwachtingen zijn en na de training voor hun feedback. Door te luisteren naar de behoefte kan ik de training beter op afstemmen.

Ik vind het altijd weer fijn als deelnemers achteraf zeggen hoe gaaf bv. Microsoft Teams of OneDrive is en wat het allemaal kan. Daar wordt ik blij van. Deelnemers gaan datgene wat ze geleerd hebben in de praktijk ook toepassen en dat scheelt weer tijd.

De voor- en nadelen van het gebruik van Microsoft 365 in uw bedrijf 

Moet je migreren naar Microsoft 365? We hebben de voor- en nadelen van het gebruik ervan op een rijtje gezet om u te helpen een beslissing te nemen. 

Microsoft 365-voordelen  

Toegankelijkheid 

Waarschijnlijk het verkoopargument van Microsoft 365, het geeft gebruikers onbeperkte en onbeperkte toegang tot de cloudopslag vanaf letterlijk elke locatie, zolang er een internetverbinding is. Hierdoor kunnen gebruikers verbinding maken en samenwerken met teamgenoten of managers, ook al werken ze niet op locatie.  

Verbeterde werkefficiëntie 

Een ander voordeel van het gebruik van Microsoft 365 is het naadloze workflowbeheer. Met de cocreatietool van Microsoft 365 kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een project samenwerken, zodat ze de wijzigingen en de exacte tijd waarop een wijziging is aangebracht, kunnen bijhouden, zonder de kopieën te overlappen of te dupliceren.  

Dit bespaart u en uw team voldoende tijd om andere taken uit te voeren, omdat u niet hoeft te wachten tot iemand zijn deel heeft voltooid voordat de ander het overneemt.  

Daarnaast heeft Microsoft 365 zijn eigen speciale IT-ondersteuning die ervoor zorgt dat je software up-to-date is en 24/7 draait om je niet te vertragen bij het bereiken van je werkdoelen.  

Veiligheid  

Naarmate de technologie vordert, nemen ook cyberaanvallen toe. En het hebben van al uw bestanden in één gecentraliseerd systeem kan dergelijke beveiligingsproblemen veroorzaken. Je hoeft je er geen zorgen over te maken.  

De Zero Trust-beveiliging van Microsoft 365 loopt door alle beschikbare abonnementen. Deze strategie omvat vier kritieke veiligheidskenmerken hieronder: 

  • Met IAM-oplossingen (Microsoft Identity and Access Management) kan uw IT-team digitale identiteiten beheren, waardoor veilige toegang tot de bronnen van uw bedrijf, zoals toepassingen, netwerken en databases, mogelijk wordt. 
  • Microsoft Advanced Threat Protection (ATP) bevat geïntegreerde, geautomatiseerde beveiligingsoplossingen waarmee u uw e-mail, gegevens, toepassingen, apparaten en identiteiten kunt beveiligen tegen cyberbedreigingen. 
  • Microsoft Information Protection (MIP) helpt u bij het lokaliseren, organiseren en beschermen van de gevoelige informatie van uw bedrijf in clouds, apps en eindpunten. MIP-mogelijkheden en -oplossingen helpen u uw gegevens te kennen, uw gevoelige informatie te beschermen en gegevensverlies te voorkomen. 
  • Microsoft 365 Security and Risk Management, waarmee je snel risico’s van zowel schadelijke als onbedoelde activiteiten kunt identificeren en verhelpen om de kritieke informatie van je bedrijf te beschermen. 

Microsoft 365 Nadelen 

Afhankelijk van internet 

Als er één groot nadeel is aan het gebruik van Microsoft 365, dan is het wel internetafhankelijkheid. 

Aangezien Microsoft 365 een cloudgebaseerde suite is, heeft het een stabiele internetverbinding nodig om te werken. Hoewel Microsoft al een ingebouwde desktopversie heeft ontwikkeld om dit te dekken, waarbij gebruikers toegang hebben tot eerder geüploade bestanden en vervolgens wijzigingen kunnen synchroniseren zodra de verbinding is hersteld, is de kans groot dat de bestandswijzigingen in de war raken en overlappen, omdat de bewerkingen niet in realtime worden weergegeven.  

Compatibiliteit 

Er zouden gevallen zijn waarin het besturingssysteem van een gebruiker niet compatibel is met Microsoft 365. Dit komt omdat Microsoft de nieuwste en meest up-to-date software nodig heeft. Stel dat het oude systeem van de gebruiker verouderd is; het zal de complexiteit van Microsoft niet kunnen ondersteunen. 

Tijdens deze situaties kan de gebruiker upgraden naar de nieuwste versie van Microsoft Windows of het oude systeem verwijderen en een nieuw systeem verkrijgen. Beide opties vereisen tijd, energie en geld.  

Er is een derde optie waarvoor u geen geld hoeft uit te geven. Office Online, een tool waarmee u documenten kunt bekijken en bewerken zonder dat u zich hoeft te abonneren op een abonnement, kan uw laatste redmiddel zijn. Deze tool heeft echter geen eerder genoemde onderscheidende kenmerken en wordt niet aanbevolen voor externe of hybride werkopstellingen.  

Beveiligingsproblemen 

Microsoft draait een zeer veilig systeem, maar de juiste configuratie en het instellen van netwerkbeveiliging voor optimale prestaties kan een uitdagende taak zijn wanneer u het alleen doet. 

U kunt proberen een betrouwbare firewall uit te voeren, sterke accountwachtwoorden te maken of multi-factor authentication (MFA) van uw keuze in te schakelen. U kunt ook een Managed Service Provider (MSP) inhuren om het netwerk voor u in te stellen en te configureren. 

Is Microsoft 365 geschikt voor uw bedrijf? 

Microsoft biedt een breed scala aan abonnementen die zijn afgestemd op uw bedrijf. Sommige stellen u in staat om het gebruik van apps aan te passen, en anderen gaan zelfs tot het uiterste om u de mogelijkheid te geven om uw bestanden op eigen kracht te beheren.  

In onze ervaring bij ALTA-ICT heeft Microsoft 365 ons geholpen bij het reguleren van workflows en het efficiënt beheren van bestanden zonder dat we ons zorgen hoeven te maken over beveiliging. De keuze is echter nog steeds aan jou om te maken.  

Bron: itsasap

Meer weten?

Neem contact op

Tech Updates: Microsoft 365, Azure, Cybersecurity & AI – Wekelijks in je Mailbox.