Top 7 voordelen van het gebruik van Sharepoint Online voor documentbeheer

Elektronische of gedrukte documenten zijn een cruciaal onderdeel van bijna elke organisatie. Het kan een uitdaging zijn om bedrijfskennis te beheren, die vaak uit meerdere bronnen komt. Afhankelijk van de aard van uw bedrijf, kan een documentbeheersysteem (DMS) dat zowel papieren als digitale documenten, records en andere inhoud verzamelt, opslaat en ophaalt, uw bedrijf verschillende belangrijke voordelen bieden.

Enterprise document management is vaak een van de activiteiten die bedrijven willen stroomlijnen en automatiseren omdat het een tijdrovend gebied is, gevoelig is voor menselijke fouten en een fundamentele impact heeft op de algehele efficiëntie van de organisatie. Als gevolg hiervan stijgen de investeringen in documentbeheersoftware jaar na jaar.

Het doel van het SharePoint Online-platform van Microsoft is om medewerkers te helpen bij het naadloos delen en beheren van inhoud en kennis. SharePoint Online-documentbeheer is een cloudgebaseerde service en mogelijkheid die op elk moment vanaf elke locatie kan worden gebruikt en biedt de nieuwste en fijnmazige cloudbeveiligingsmechanismen om de vertrouwelijke informatie van uw bedrijf veilig, georganiseerd en compatibel te houden.

Wat is Sharepoint-documentbeheer:

Het document management systeem (DMS) is software die de gehele levenscyclus van een document bijhoudt en ondersteunt. De processen waaruit de levenscyclus van een document bestaat, beginnen met het genereren ervan en eindigen uiteindelijk met de dispositie en vernietiging ervan. Een DMS, dat elk evoluerend aspect van het document en elke specifieke wijziging, revisie en gebruik omvat, kan worden gebruikt om documentuitvoeringen te genereren en deze via elke versie op te slaan en bij te houden.

Het hebben van een goed managementsysteem is cruciaal. Het maken van de juiste keuze is even cruciaal. SharePoint is een van de meest robuuste en volledige functies en economische oplossingen van alle documentbeheerplatforms op de markt.

Door gelijktijdig gebruik en activiteiten voor meerdere gebruikers is SharePoint een samenwerkingsplatform waarmee bedrijven eenvoudige tot complexe oplossingen voor gegevensbeheer kunnen opslaan en beheren. In 2001 werd Microsoft SharePoint uitgebracht. Sinds de oprichting heeft Microsoft iteraties van SharePoint geproduceerd om te voldoen aan de steeds toenemende vraag naar clientfuncties. Door de documentlevenscyclus van SharePoint te automatiseren, verbetert DMS de prestaties van werknemers met 20% en verlaagt het de operationele kosten met 55% wanneer rekening wordt gehouden met zoekmogelijkheden.

Voordelen van het gebruik van Sharepoint online voor documentbeheer

1. Verbeterde gegevensbeveiliging

Kritieke documenten kunnen veilig worden bewaard door de toegang van gebruikers te beperken met een documentbeheersysteem. De SharePoint online documentbeheeroplossing van Microsoft biedt ook een extra mate van beveiliging door de eigenaar in staat te stellen de gebruikerstoegang te controleren door middel van nalevingscontroles, waaronder audits en rapporten.

Het risico op gegevensverlies kan worden verminderd met verfijnd beleid, in combinatie met wettelijke bewaarplichten, recordbeheer, bewaarbeleid en prullenbakbeleid. Het compliance- en beveiligingscentrum zorgt ook voor een goede controle op elk niveau.

2. Delen van documenten

Hoe krijg je de mening van je collega’s over een document? Genereert u een document en distribueert u het naar uw collega’s voor revisie en feedback? Sturen alle gebruikers afzonderlijke bestanden naar u terug nadat ze zijn bewerkt? In dat geval compileer je alle revisies en opmerkingen handmatig in één bestand. Dit is gewoon te veel moeite. Het beheren van documentopmerkingen, revisies en wijzigingen is aanzienlijk intelligenter met SharePoint en MS Office gecombineerd.

Meerdere mensen kunnen het bestand lezen en bewerken met behulp van machtigingen, workflow en goedkeuringen, allemaal in realtime. De feedback van elke persoon bevindt zich in het bestand, waarbij versies worden bewaard en beschikbaar zijn voor vergelijking binnen de MS Office-client. Het document consolideert automatisch de opmerkingen, opmerkingen, wijzigingen en het algehele proces.

3. Versiebeheer

Hebben bestanden op uw systeem voor het delen van bestanden namen gekregen die lijken op “Voorstel v3 – definitief – rev 2 – definitief”? Ooit begonnen met het wijzigen van een document om erachter te komen dat het niet de meest recente revisie was? Met de versiehulpprogramma’s van SharePoint kunt u de versiegeschiedenis bijhouden op een centraal toegankelijke locatie met één bestand.

Telkens wanneer het document wordt opgeslagen, wordt automatisch een nieuwe versie aan de lijst toegevoegd, met een volledige audittrail en rollback-mogelijkheid. U kunt altijd teruggaan naar een eerdere versie als u dat wilt. Gebruikers kunnen opmerkingen maken over wijzigingen die in hun versie zijn aangebracht. Gebruikers kunnen zelfs grote en secundaire versies bijhouden (die ze kunnen publiceren).

4. Metagegevens

In SharePoint online zijn metagegevens extra informatie die u mogelijk bijhoudt over documenten. Stel je het voor als vergelijkbaar met de mappen in je bestandsdeling, maar met de toegevoegde mogelijkheid om verschillende metadatavelden te genereren met een rijk scala aan gegevenstypen.

Uw bestandsshare kan bijvoorbeeld een mappenstructuur per afdeling bevatten, gevolgd door een hiërarchie door het project. Sommige projecten worden echter door meerdere afdelingen beheerd. Hoe kunt u alle documenten voor deze afdelingsoverschrijdende projecten op één locatie verzamelen?

U kunt een kolom toevoegen voor elke afdeling en een afzonderlijke kolom voor elk project in SharePoint. Vervolgens kunt u een (of beide) van deze kolommen gebruiken om de gegevens te filteren en te sorteren. Als u bestanden wilt zoeken waaraan door drie afdelingen voor Project ABC wordt gewerkt, kunt u eenvoudig filteren op ‘Project ABC’. Het kost wat tijd om je aan te passen aan deze nieuwe methode van bestandsorganisatie.

Zodra u dat echter doet, heeft het team veel gemakkelijker toegang tot bestanden dan ooit. Deze metadatavelden stimuleren ook het zoeken, waardoor de metadata de voorste plaats kunnen innemen als “Refiners” om snel in te zoomen op de juiste zoekresultaten.

5. Naleving van de regelgeving

Kritieke industrieën zoals gezondheidszorg, wetgeving en financiën moeten zich nauw houden aan wettelijke normen en vereisten. Alles wordt eenvoudiger gemaakt met een documentbeheersysteem, inclusief auditrapporten en beveiligingsinstellingen die in elke fase nauwkeurige nalevingsnormen volgen.

6. Effectieve teamsamenwerking

Versiebeheer is een cruciaal onderdeel van SharePoint dat elke wijziging in de inhoud bijhoudt, samen met de datum, tijd en gebruiker die deze heeft aangebracht. Bovendien kunnen meerdere gelijktijdige mensen bewerken om te voorkomen dat een daisy-keten van mensen wacht om hun updates uit te voeren. Teams werken meer samen wanneer ze bestanden in realtime kunnen delen en wijzigen.

Dankzij SharePoint kunnen meerdere gebruikers eenvoudig tegelijk samenwerken op dezelfde pagina. Het is mogelijk voor een vertegenwoordiger, ingenieur en marketingcoördinator om tegelijkertijd aan hetzelfde voorstel te werken. Wanneer gebruikers aan een gedeelte werken, vergrendelt SharePoint die sectie slim en wijzigt het document wanneer er wijzigingen worden aangebracht.

7. Workflow en altijd en overal toegang

De SharePoint-werkstromen van Office 365, zoals Microsoft Flow, zijn miniatuurprogramma’s met een no-code/low-code footprint die de bedrijfsactiviteiten versnellen. Workflows kunnen bestaan uit het verkrijgen van goedkeuringen voor een document, het verzamelen van opmerkingen of het informeren van het team telkens wanneer een persoon klaar is met het toevoegen van zijn invoer aan een document of het integreren met externe systemen. De desktops (pc of Mac), het web en mobiele apparaten ondersteunen allemaal SharePoint. U hebt op elk moment toegang tot uw werkdocumenten vanaf elke locatie.

Conclusie

De SharePoint-oplossing voor documentbeheer is effectief en voordelig voor bedrijven van elke omvang. Elk bedrijf, groot of klein, kan, met de juiste implementatie, de efficiëntie en samenwerking van het team verhogen tijdens het beheren van documenten. Microsoft DMS is zeker de kosten waard, naast de vele andere voordelen.

Bron: helixdigital