Top 10-regels voor geweldige PowerPoint-presentaties

Presentaties zijn een essentieel zakelijk hulpmiddel sinds Microsoft PowerPoint voor het eerst bundelde in zijn MS Office Suite in 1990. (Leuk weetje – PowerPoint was oorspronkelijk alleen Apple Macintosh.) Dus hoe komt het dat meer dan 30 jaar later bedrijven en IR-teams nog steeds worstelen met het creëren van aantrekkelijke en informatieve “decks”?

Een deel van het probleem is het gemak waarmee teamleden presentaties kunnen maken en bewerken. Presentaties worden doorgegeven voor “input” van de technologen, geologen, IR-professionals, compliance officers en vervolgens de C-suite, waarbij iedereen de inhoud aanpast en nuttige suggesties doet. Iedereen heeft verschillende prioriteiten en concepten van welke informatie belangrijk is om over te brengen, en het resultaat kan een paard zijn dat door de commissie is gebouwd.

Presentaties hebben lagen opgebouwd in de loop van de tijd door middel van bewerkingen en toevoegingen, het toevoegen van pagina’s en nieuwe opsommingstekens in plaats van te worden heroverwogen en herschreven. Uiteindelijk verzanden ze in te veel of oude gegevens, of verliezen ze de focus. Beslissen wat u uit een presentatie wilt laten, is net zo belangrijk als wat u erin wilt plaatsen. Houd het bij 20 dia’s of minder. Voor alles wat je nieuw doet, haal je er iets ouds uit.

Het plannen van een presentatie begint met de boodschap. Te weinig bedrijven stellen de twee basisvragen: “Wie is ons publiek en wat is onze boodschap?” Het publiek is heel anders in een technische briefing dan in een investor roadshow. Een geoloog of technoloog kan graag 40 pagina’s aan gegevens doornemen, maar een vermogende prospect denkt al aan de volgende persoon die in de lobby wacht op zoek naar financiering.

Een handige en eenvoudige truc die bijna niemand gebruikt, is omeen echt persoon door je deck te zien bladeren. Iedereen die wel eens een pitchmeeting met een nieuwe prospect heeft gehad, weet dat het eerste wat ze doen is snel door je gedrukte presentatie bladeren. Let de volgende keer goed op welke dia’s ze het eerst zoeken en op welke ze blijven hangen terwijl je praat. Dat is de inhoud die voor hen het belangrijkst is. Laat dat je volgende bewerking begeleiden. Het maakt niet uit wat volgens jou het belangrijkste deel van je boodschap is. Laat je leiden door waar je publiek om geeft. Ga omhoog en versterk die pagina’s.

Uw bericht moet beginnen met een samenvatting of “call-to-action” -pagina aan de voorkant. Te veel bedrijven zetten het op het einde. Het is uw elevator pitch om de aandacht te trekken van een afgematte belegger die op zoek is naar een reden om te financieren of af te wijzen. Alles wat volgt ondersteunt de samenvatting. Het is de haak, dus vergeet niet om je beste beentje voor te zetten. Bestel uw dia’s om te leiden met uw sterke punten, of het nu gaat om het team, het project, recente ontdekkingen, verkoop of de marktkans. Volg op met meer gedetailleerde dia’s om in te zoomen of achtergrondinformatie te bieden.

Er zijn letterlijk duizenden websites die u de technische regels vertellen voor het maken van betere presentaties. Hier zijn enkele van de meest voor de hand liggende maar vaak genegeerde fouten die goede van slechte presentaties scheiden:

1. Gebruik geen donkere achtergronden met witte tekst. Mensen drukken nog steeds presentaties af – of ze nu offline lezen of om te circuleren op beurzen of vergaderingen (weet je nog?). Donkere pagina’s zijn moeilijk te lezen en niemand zal je dankbaar zijn voor het opgebruiken van al hun inkt.
2. Houd lettertypen eenvoudig en slechts twee formaten – titel en tekst. Schakel de functie ‘het lettertype automatisch aanpassen aan het tekstvak’ van PowerPoint uit. Het is kwaadaardig. Het zorgt ervoor dat uw dia’s eruit zien als losgeldnota’s. Laat marges en tekstvakken niet van dia naar dia springen.
3. Witruimte is je vriend. Voel niet de behoefte om de ruimte op een dia te vullen. Niet alleen is het gemakkelijker voor het oog, minder woorden betekenen meer focus en impact en de kans dat ze worden gelezen. U hoort over de 5/5-regel voor presentaties – slechts 5 woorden per opsommingsteken en alleen opsommingstekens per dia.
4. Afbeeldingen – of het nu gaat om grafieken, kaarten of afbeeldingen – moeten schoon, leesbaar en scherp zijn. Verwijder irrelevante gegevens of lagen, zodat lezers zich kunnen concentreren op wat belangrijk is. Als etiketten te wazig of te klein zijn om te lezen, doe ze dan opnieuw.
5. Proeflezen en vervolgens opnieuw proeflezen. Controleer niet alleen op spelling, maar ook op consistente en nauwkeurige interpunctie. Nauwkeurigheid en aandacht voor details zegt veel over je professionaliteit.
6. De-jargon tekst en labels. Niet iedereen is een industrie-expert en niemand houdt ervan om te struikelen over acroniemen of afkortingen. Laat je lezer niet dom voelen.
7. Houd het kort – maximaal 20 dia’s. Een kort deck houdt het interessant en dwingt je na te denken over je kernboodschap en verkoopargumenten. Maak een tweede optioneel deck met technische of achtergrondgegevens voor degenen die echt geïnteresseerd zijn.
8. PowerPoint heeft een heleboel leuke animaties en dia-overgangen. Gebruik ze niet. Ze zijn afleidend en vertalen niet naar de afgedrukte pagina.
9. Houd het up-to-date. Een presentatie op een website die zes maanden oud is, wekt de indruk dat je de laatste tijd niets hebt gedaan of te lui bent om bij te werken. Updaten moet je ook doen nadenken over de presentatie en aanpassingen maken op basis van feedback en nieuwe ontwikkelingen.
10. Laat uw basispresentatiesjabloon ontwerpen door een grafische professional. Je hoeft het maar één keer te doen en je kunt de sjabloon jarenlang gebruiken. Het is een klein bedrag dat goed wordt besteed.

Met een beetje werk hoeft niemand ooit nog een lange, verwarrende of lelijke presentatie te lezen (of te schrijven).

Bron: investorintel