Teams markeert tophits in de zoeksuggesties

Teams en zijn suggesties

De tekst in de aankondiging vergt wat leeswerk om te begrijpen wat er aan de hand is. Het begint met het informeren van de lezer dat “een nieuwe sectie bovenaan de suggesties goed is waar de meest relevante resultaten, over verschillende domeinen, voor een bepaalde zoekopdracht worden weergegeven.”

Afgezien van de moeilijkheid om de tekst van Microsoft te ontleden, wat is een goede suggestie? Afgezien van deze aankondiging kan ik geen andere pagina op de Microsoft-site vinden die deze term gebruikt. Het lijkt erop dat Microsoft deze term gebruikt om te verwijzen naar de vervolgkeuzelijst met suggesties die worden gegenereerd door zoeken wanneer een gebruiker een term invoert in het opdrachtvenster (de invoerruimte in het midden van de menubalk in de Teams-desktop- en browserclients). Het opdrachtvenster wordt ook gebruikt om opdrachten in te voeren, zoals /busy om uw aanwezigheid in te stellen op bezet, maar als u geen term voorvoegt met “/”, voert Teams een zoekopdracht uit en begint overeenkomsten te suggereren op basis van uw invoer. De reeks resultaten die door de klant worden weergegeven, is goed voor de suggesties. Om de volledige zoekresultaten te zien, drukt de gebruiker op enter.

In deze context betekent de uitspraak over “meest relevante resultaten, over domeinen heen” waarschijnlijk dat zoekresultaten niet-Teams-gegevens bevatten, zoals documenten die zijn opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint Online.

Gemakkelijke toegang tot zoekresultaten

Dan krijgen we te horen dat: “Deze functie is bedoeld om de tijd die nodig is voor een succesvolle zoekopdracht te verkorten en de gebruiker ten goede te komen door een betere taakvoltooiing, vooral voor resultaattypen die lager in de suggesties staan.” Hmmm… meestal treedt tijdsbesparing op wanneer gebruikers sneller vinden wat ze zoeken. Daarom is het goed om gestructureerde zoekopdrachten te gebruiken of zoekopdrachten te beperken tot een geselecteerde chat of kanaal. Misschien is het echte voordeel de “relevantere resultaten en fuzzy matching-mogelijkheden tijdens het zoeken naar suggesties voor teams, kanalen en groepschats”, samen met de markering. Het is moeilijk te zeggen omdat de zinsbouw en de gekozen woorden verwarrend zijn.

Hoe dan ook, als we voorbij de woorden kijken, laten we eens kijken wat de functie in de praktijk doet. Afbeelding 1 toont het antwoord toen ik het woord Teams in het opdrachtvenster typte. De gegenereerde suggesties omvatten:

• Tophits: suggesties die de gebruiker zeer waarschijnlijk zullen bevredigen. In dit geval omvatten de suggesties een groepschat, een team (New Teams for Books) en een Word-document dat is opgeslagen in een SharePoint Online-documentbibliotheek.
• Personen: gebruikersaccounts die overeenkomen met de zoekterm. De drie die hier worden weergegeven, zijn gastgebruikersaccounts die zijn gemaakt met e-mailadressen die aan kanalen zijn toegewezen. Gebruikers kunnen dan de gastaccounts in de GAL zien en deze gebruiken om berichten naar de kanalen te e-mailen.
• Bestanden: documenten en andere bestanden die zijn opgeslagen in SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven.

Let op de markering van de termen in de voorgestelde items die overeenkomen met de zoekterm. Dit is wat Microsoft bedoelt met benadrukken: “zal het voor een gebruiker gemakkelijker maken om te begrijpen waarom een ​​bepaald resultaat in de suggesties is opgenomen.” Of de markering hen “in staat zal stellen om sneller te vinden wat ze zoeken”, valt nog te bezien.

Het wordt een beetje interessanter als je de naam van een persoon als zoekterm gebruikt. Teams krijgen nu de kans om items te vinden die relevanter zijn, inclusief mensen met de naam en groepschats waarbij mensen met de naam betrokken zijn (Figuur 2). Het onder de aandacht brengen van groepschats in de zoekresultaten is een goede zaak. Weinig mensen onthouden om een ​​groepschat een passende naam te geven, wat betekent dat je een hoop chats krijgt met namen als “Tony en Jennifer”, afgeleid van de voornamen van de deelnemers. Zoals duidelijk is in afbeelding 2, is het veel gemakkelijker om de onderwerpen die in de discussie worden behandeld, te begrijpen als u een redelijke naam toewijst aan een groepschat (zoals ‘IT Review Meeting 2021’).

Door op een voorgestelde chat te klikken, wordt de gebruiker naar de chat geleid. Als u op de naam van een persoon klikt, wordt een 1:1-chat met die persoon geopend, terwijl het selecteren van een documentkoppeling het document opent. Vreemd genoeg opent Teams het document in zijn viewer in plaats van de keuze voor documenttoegang te respecteren die is opgeslagen in het gebruikersprofiel. Los daarvan is het omgaan met zoeksuggesties allemaal heel logisch.

Top hits

Het is onvermijdelijk dat zoekresultaten enige prioriteit moeten krijgen. Het is logisch om gebruikers te vertellen wat Teams als de tophits beschouwt. Het is ook logisch om de zoekterm te markeren in voorgestelde resultaten. Geen van beide updates zal de manier waarop mensen zoeken in Teams gebruiken fundamenteel veranderen, maar beide verbeteren de manier waarop Teams zoekinformatie aan gebruikers presenteert. Dat is een goede zaak, ook al vindt Microsoft het moeilijk om uit te leggen wat het betekent.

Bron: office365itpros