Nieuwe goedkeuringsfuncties in Microsoft Teams

Microsoft Teams blijft zijn gebruikers nieuwe functies bieden en deze week heeft Microsoft updates aangekondigd voor hun ingebouwde goedkeuringsapplicatie. Met een voorheen beperkte capaciteit kon de goedkeuringsapp een hoofdbestanddeel van uw organisatie worden.

Soms hebben projecten of werkzaamheden goedkeuring nodig om door te gaan of te beginnen. De nieuwste updates van de ingebouwde Approvals-app in Microsoft Teams zorgen voor een gestroomlijnd proces met snellere resultaten. De goedkeuring kan een schriftelijke bevestiging van een manager zijn, een formele autorisatie van belanghebbenden of zelfs een handtekening van klanten. Het kan soms een complexe taak zijn om goedkeuringsverzoeken te volgen en te beheren wanneer er meerdere mensen of systemen bij betrokken zijn, wat vaak tot grote vertragingen leidt. Microsoft Teams heeft geprobeerd deze problemen op te lossen via deze updates.

Goedkeuringen in Microsoft Teams stellen iedereen in staat, van eerstelijnsmedewerkers tot medewerkers op het hoofdkantoor om gemakkelijk goedkeuringen rechtstreeks vanuit de teamwerkhub: Microsoft Teams te maken, te beheren en te delen.

Je kunt snel een goedkeuringsstroom starten of bouwen vanaf dezelfde plek als de chat, in een kanaalgesprek of vanuit de goedkeurings-app zelf.

Maak een goedkeuringsverzoek met een elektronische handtekening

In deze update geven belangrijke partners zoals Adobe Sign, DocuSign en andere externe providers u de mogelijkheid om nu een eSignature te maken binnen de Approval-app. Gebruikers kunnen deze handtekeningen nu toevoegen zonder de Teams-app te hoeven verlaten, wat een efficiënter en sneller proces mogelijk maakt.

Om de goedkeurende eSignature aan te vragen, kiest u eenvoudig eSign als uw verzoektype en vervolgens uw eSignature-provider, het bestand dat moet worden ondertekend en eventuele aanvullende informatie of details.

Na verzending ontvangen alle interne ondertekenaars een melding via Teams en een e-mail waarin om hun handtekening wordt gevraagd. Als de ondertekenaar zich buiten de organisatie bevindt, wordt deze alleen per e-mail op de hoogte gesteld. De Approval-app kan iedereen bijhouden die heeft ondertekend en u op de hoogte stellen wanneer deze is ondertekend.

Een goedkeuringssjabloon maken

Om workflows te stroomlijnen, hebben goedkeuringen sjablonen gemaakt om het gemak van herhaalbare documenten zoals onkostendeclaraties of het aanvragen van overuren als voorbeelden te garanderen. Beheerders kunnen ook hun eigen sjablonen maken voor gebruiksgemak.

Nieuwe bevestigingsmogelijkheden

Met de Approval-hub kunt u nu bestanden rechtstreeks vanuit OneDrive en SharePoint bijvoegen, evenals een link toevoegen voor inhoud die buiten M365 wordt gehost.

Goedkeuringsverzoeken goedkeuren of afwijzen

Goedkeuringen maken het gemakkelijk om snel te reageren op een goedkeuringsverzoek, rechtstreeks vanuit de chat of het kanaal, zonder dat je de details hoeft in te zien. Als u toestemming heeft om op het verzoek te reageren, kunt u het eenvoudig in de chat goedkeuren of afwijzen.

Bron: jasco