Microsoft Whiteboard evolueerde van een ‘nice-to-have’ naar een ‘must-have’

Ooit slechts een replica van een fysiek medium, is Microsoft Whiteboard geëvolueerd naar een robuuste app die werkt met Microsoft 365. In juni 2021 kondigde Microsoft verschillende nieuwe functies voor zijn Whiteboard-applicatie aan om de samenwerking te verbeteren.

De zoekfunctionaliteit van Microsoft Teams wordt verbeterd met Top Hits

Een fysiek whiteboard repliceren

Zoals je zou verwachten, was het eerste doel van Microsoft Whiteboard om zoveel mogelijk een fysiek whiteboard na te

Zoals je zou verwachten, was het eerste doel van Microsoft Whiteboard om zoveel mogelijk een fysiek whiteboard na te bootsen. Om dat doel te bereiken, moest de app een lage latentie hebben en de basisfunctionaliteit van een fysiek medium bieden. Mensen gebruiken whiteboards om te brainstormen, ideeën uit te wisselen en verschillende mensen op hetzelfde oppervlak te laten schrijven.

Een groot deel van het brengen van hetzelfde gevoel van een fysiek whiteboard in de digitale ruimte was het verminderen van latentie en vertraging.

“Als je enige vertraging begint te krijgen, voelt het gewoon niet als de energie die je krijgt als je naast iemand op een echt analoog bord staat”, zei Mikutel.

Mensen laten inkten en creëren op een Whiteboard was het eerste doel, maar Mikutel benadrukt dat mensen het platform ook op andere manieren kunnen gebruiken.

Een fysiek whiteboard overtreffen

Dankzij het digitale ontwerp heeft Microsoft Whiteboard in de loop van de tijd functies gekregen die je niet op een fysiek whiteboard kon repliceren, zoals het insluiten van rijke inhoud, synchronisatie op verschillende apparaten en mensen die in dezelfde ruimte kunnen werken zonder elkaar tegen te komen. Mikutel legt uit dat het nog steeds een uitdaging is om mensen Whiteboard te laten zien als meer dan een fysieke whiteboard-facsimile.

Terwijl fysieke whiteboards alleen met inkt werken, heeft Microsoft zijn Whiteboard-app gebouwd om verschillende soorten invoer mogelijk te maken. Mikutel zegt dat Whiteboard “inkt voor iedereen” levert, ongeacht of ze een digitale pen hebben of een apparaat dat een stylus ondersteunt.

Om het inkten met apparaten zonder pen te verbeteren, heeft het Whiteboard-team functies toegevoegd zoals automatisch vloeiend maken, waardoor inkt die met een muis wordt geschreven of getekend, beter leesbaar is.

“Als je een toetsenbord of een muis of een trackpad hebt, zul je echt een geweldige leuke en productieve ervaring hebben”, belooft Mikutel.

Mensen kunnen ook rijke inhoud in Whiteboard insluiten, waardoor deuren worden geopend naar geheel andere workflows dan wat u op een fysiek whiteboard zou kunnen doen. Whiteboard zal op dit gebied een enorme sprong maken met de uitrol van Fluid-componenten.

Working across Microsoft 365

Vloeiende componenten stellen mensen in staat om inhoud te maken en deze over Microsoft 365 te dragen. U kunt bijvoorbeeld een spreadsheet maken in Excel en deze vervolgens overbrengen naar Word, Whiteboard of andere apps. Het zijn Lego-achtige stukjes die je op hun plaats kunt laten vallen in Microsoft 365-apps. Mikutel legt uit hoe Whiteboard een natuurlijke plek is voor dit soort componenten.

“Veel gebruikers houden gewoon van het feit dat ik een PowerPoint-dia kan neerzetten, ik kan vrij snel een Fluid-tabel [zetten] die dezelfde gegevens heeft… Het zet eigenlijk meerdere inhoudstypen naast elkaar.”

Hoewel de meeste apparaten kunnen multitasken, illustreert Mikutel hoe het opsplitsen van de inhoud niet zo vloeiend is:

“Ik heb een pdf nodig, een webpagina, een spreadsheet. Nu splits je je scherm ineens in vijf apps, toch? … Je kunt er niet tussenin annoteren zoals je kunt doen in Whiteboard. “

Microsoft zal in de nabije toekomst ondersteuning voor Fluid-componenten uitrollen naar Whiteboard, Outlook en OneNote.

Sneller aan het werk

Terwijl Whiteboard zich ontwikkelde, werd het duidelijk dat mensen het voor verschillende situaties en workflows wilden gebruiken. Mikutel zegt dat een van de topprioriteiten voor mensen was om snel aan het werk te gaan. Sjablonen zijn een nieuwe functie voor Whiteboard waarmee mensen de opstarttijd voor vergaderingen kunnen verkorten.

“[Sjablonen helpen mensen] enorm omdat je je whiteboard in wezen kunt instellen voor een scenario waarvan je weet dat je het gaat gebruiken,” zei Mikutel.

Sjablonen hebben vooraf ingestelde lay-outs met verschillende soorten inhoud. Mikutel en ik bespraken een hypothetische situatie waarin we een sjabloon maken voor het American football-team dat ik coach. In dit scenario gebruik ik Whiteboard om onze gamefilm te beoordelen. Ik zou een sjabloon kunnen hebben met video-insluitingen van onze toneelstukken, pdf’s van onze spelontwerpen ter vergelijking, en Excel-spreadsheets met statistieken voor analyses.

Ik zou dan met al deze zij aan zij kunnen werken met inkt en samenwerking. Aangezien ik deze opstelling zou gebruiken voor de filmrecensie van elke week, hoefde ik geen tijd te besteden aan het opzetten ervan. In plaats daarvan zou ik meteen kunnen beginnen met wat we graag gedaan willen krijgen.

Je kunt Sjablonen al in preview gebruiken in de Windows 10 Whiteboard-app, maar ze zullen in de toekomst algemeen beschikbaar worden.

Een ‘must-have’-app worden

Nu meer hybride en werken op afstand de norm worden, zal technologie zoals Microsoft Whiteboard gemeengoed worden. Fysieke whiteboards gaan niet weg, maar ze hebben grenzen, vooral in een wereld die wordt getroffen door een wereldwijde pandemie. Werken op afstand dwong organisaties om naar oplossingen te zoeken.

“COVID slaat toe, en het wordt een must-have voor bijna letterlijk, en ik overdrijf dit niet, elke organisatie”, zegt Mikutel. “Zelfs meer dan het moet, het was alsof we wensten dat we het gisteren of vóór COVID hadden geadopteerd, want dan zouden we mensen eraan hebben laten wennen.”

Ik kwam een soortgelijke situatie tegen toen Microsoft Teams hielp mijn American football-team te redden. Het leven nam ons mee naar de digitale ruimte en toen zagen we hoe het opties bood die voorheen niet beschikbaar waren.

Whiteboard is op een vergelijkbare reis als Teams en vele andere toepassingen voor werken op afstand. Wat begon als een replica van een fysiek medium, wordt een robuuste tool die samenwerkt met andere diensten en die een unieke ervaring biedt. In zekere zin doet het whiteboard noemen het niet echt meer recht.

Bron: windowscentral