Microsoft Teams Governance: de basis

We krimpen ineen als we dat woord horen, laat staan ​​als we er een plan voor moeten maken! Velen van ons bevinden zich in de positie om Microsoft Teams snel uit te rollen om tegemoet te komen aan de snelle beweging om thuis te werken. Het kan overweldigend zijn om te proberen governance rond een tool die zo populair is als Teams te wikkelen op een manier die niet huidige werkstromen verstoren.

Ongeacht waar u zich op uw reis met Microsoft Teams bevindt, het is nog niet te laat om basisbeslissingen te nemen die voor Teams moeten worden geëvalueerd en gezond verstand voor de organisatie te creëren.

1. Wie moet teams kunnen maken?

Het is gebruikelijk om de mogelijkheid om teams te maken te beperken tot een kleine, getrainde groep in de vroege fasen van de implementatie van Microsoft Teams. Dit wordt bereikt door een beleid te gebruiken om het maken van Microsoft 365-groepen door iedereen in een bepaalde AAD-groep te beperken.

Hiervoor is een premium AAD-licentie vereist voor degenen in die groep.

Beheer wie Microsoft 365-groepen kan maken | Microsoft Docs

Als het maken beperkt blijft na de uitrol van Teams, raad ik je aan een aanvraagproces te maken voor het maken en snel maken van nieuwe teams.

Overweeg ook om deze groep niet te beperken tot alleen IT-personeel. Door mensen van verschillende afdelingen te trainen om aan de verzoeken te voldoen, zorgt u ervoor dat het verzoek naar iemand gaat die bekend is met hoe die afdeling of dat functionele gebied werkt en wie wie is. Het zorgt er ook voor dat IT geen bottleneck wordt en de voortgang van de samenwerking vertraagt.

2. Moeten er naamconventies zijn?

Naamgevingsconventies voor Teams kunnen zo eenvoudig zijn als aanbevolen richtlijnen die aan de organisatie worden gecommuniceerd en worden onderwezen in trainingssessies, lunch en leren of zelfstudies. Ze kunnen ook worden afgedwongen via M365-groepsbeleid.

Meestal bestaan ​​naamgevingsconventies uit een voor- of achtervoegsel dat aan de naam van een team wordt toegevoegd om een ​​projectcode, type team, afdeling, locatie of divisie aan te duiden.

Naamgevingsconventies kunnen het creatieproces bemoeilijken en verwarring veroorzaken als de noodzaak en betekenis niet duidelijk zijn voor zakelijke gebruikers.

Voorbeelden van M365 Group-naamgevingsbeleid van Microsoft zijn:

• Prefix-suffix naamgevingsbeleid
• U kunt voor- of achtervoegsels gebruiken om de naamgeving van groepen te definiëren (bijvoorbeeld: “US_My Group_Engineering”). De voorvoegsels/achtervoegsels kunnen vaste tekenreeksen zijn of gebruikersattributen zoals [Afdeling] die worden vervangen op basis van de gebruiker die de groep aanmaakt.
• Aangepaste geblokkeerde woorden
  U kunt een reeks geblokkeerde woorden uploaden die specifiek zijn voor uw organisatie en die zouden worden geblokkeerd voor groepen die door gebruikers zijn gemaakt. (Bijvoorbeeld: “CEO, Payroll, HR”).
• Geblokkeerde woorden zouden goedbedoelende bedrijven ervan weerhouden om Teams (en sites en M365-groepen) te maken met namen die de meer officiële werkruimten in de organisatie nabootsen.

3. Zullen we gasttoegang toestaan?

Moeten bepaalde teams in uw organisatie personsen van andere organisaties in Teams kunnen uitnodigen? Het is belangrijk op te merken dat gasten machtigingen krijgen die erg lijken op die van leden. Ze kunnen inhoud toevoegen, verwijderen en bewerken op de tabbladen van kanaalbestanden en deelnemen aan teamchat.

Door gebruik te maken van Tenant-besturingselementen, kunt u beperken welke teams gasten kunnen hebben. Zodra een team gasten heeft, kunnen teameigenaren beslissen wat die gasten binnen het team mogen doen, zoals het maken en bewerken van kanalen.

4. Goedgekeurde applicaties

Microsoft heeft Teams gepositioneerd als een platform voor het leveren van serviceapplicaties. Het zorgt niet alleen voor gestroomlijnde communicatie en samenwerking, maar vermindert het wisselen van context nog verder door gemakkelijke toegang te bieden tot de applicaties die we dag in dag uit door de hele organisatie gebruiken.

U kunt besluiten om eerst alleen de Microsoft-apps toe te staan ​​en ontdekkingsgesprekken te voeren met uw bedrijfsafdelingen om te ontdekken welke apps van derden in gebruik zijn.

5. Contentbeheer en structuur

Microsoft Teams maakt het mogelijk om afdelings-, project- en functiegebied samenwerking en communicatie in één applicatie te brengen. Het benadert bestandsbeheer en zelfs beveiliging ook anders dan gebruikers gewend zijn.

Teams (en SharePoint) content management en structuren kunnen het beste worden gebruikt in platte structuren. Het tabblad bestanden in teams is echt een map in de documentenbibliotheek van de verbonden SharePoint-teamsite. Dit zou de mate van diepte in documentstructuren moeten zijn. Er moeten extra kanalen worden gemaakt voor het organiseren van inhoud, in plaats van dieper te gaan met geneste mappen in Bestanden.

Rollen zijn gedemocratiseerd in Teams. Als je in het team zit, zit je in het team. Teamleden en gasten zijn actieve deelnemers en bijdragers aan de gesprekken en inhoud die zijn opgeslagen in de standaardkanalen van een team.

Alleen-lezen toegang tot documenten kan worden verleend met behulp van de machtigingsfuncties van de SharePoint-teamsite.

IT-afdelingen moeten samenwerken met afdelingen om te ontdekken hoe inhoud wordt geopend en gebruikt binnen traditionele beveiligingsscenario’s. Teams moeten worden gebouwd volgens de machtigingen. Dit kan betekenen dat wat ooit één site was met veel granulair beveiligde mappen, bibliotheken en subsites, nu opsplitst in meerdere teams en teamsites.

6. Gegevensbeveiliging

Bij het naderen van uw Teams-implementatie moet u rekening houden met de gevoeligheid van gegevens die in Teams worden geopend. Beveiligingslabels kunnen worden gebruikt om teams te classificeren die gevoelige gegevens bevatten. Het wordt aanbevolen om een basisretentiebeleid voor Teams te hebben. Hier kan op voortgebouwd worden naarmate uw organisatie volwassener wordt in het gebruik van Microsoft Teams.

Ja, er moeten grote beslissingen worden genomen die een grote impact kunnen hebben op onze zakelijke gebruikers en gegevensbeveiliging. Begin bij de basis en begin eenvoudig. Bouw zo nodig voort op de complexiteit. Neem contact op met afdelingen en functionele groepen om te zien wat werkt, wat niet, hoe ze werken met hun inhoud en medewerkers. Gebruik deze informatie om governance te creëren die met hen werkt.

Bron: paitgroup