Microsoft Lists voor Microsoft Teams: als een to-do-app, maar veel beter

Naarmate werknemers overstappen naar meer gedigitaliseerde, complexe en veelzijdige werkomgevingen, kan het bijhouden van projecten, taken en andere essentiële informatie complex zijn.

Het handhaven van productiviteit en efficiëntie wordt steeds uitdagender wanneer medewerkers verschillende banen hebben in verschillende apps. Gelukkig heeft Microsoft een mogelijke oplossing geïntroduceerd.

Microsoft Lists is een gemakkelijk toegankelijke app die beschikbaar is voor iedereen met een Microsoft-account, zelfs voor degenen die geen 365-abonnement hebben. Microsoft List is een evolutie van de applicatie “SharePoint Lists” en is een handig front-endplatform waar gebruikers hun gegevens, ideeën, taken, inventaris en talloze andere informatie kunnen organiseren.

Bedrijfsleiders kunnen aangepaste lijsten maken voor teamleden en deze gebruiken om zinvolle projecten en evenementen te plannen.

Hier is een inleiding tot alles wat bedrijven kunnen doen met Microsoft Lists.

Wat is Microsoft Lists?

Microsoft Lists is een van de vele populaire productiviteitstools die beschikbaar zijn in het Microsoft-ecosysteem. Het is een handig platform waar bedrijven en individuen een breed scala aan gegevens en informatie kunnen volgen in één, op elkaar afgestemde ruimte.

Lists is een intelligente app voor het bijhouden van informatie die gebruikers ondersteunt bij het configureren van informatie en middelen en het delen van gegevens met samenwerkende teamleden. De lichtgewicht app is geschikt voor zakelijke gebruikers en particulieren, met talloze aanpassingsopties beschikbaar.

Gebruikers kunnen beginnen met een lege lijst en relevante gegevens toevoegen of een sjabloon gebruiken om taken, werk, reisschema’s, routes en meer bij te houden. Het is zelfs mogelijk om specifieke sjablonen toe te voegen aan een “favorieten” -verzameling, zodat gebruikers ze in de toekomst gemakkelijk kunnen openen.

Omdat Microsoft Lists rechtstreeks integreert met Microsoft Teams, is het perfect geschikt voor het tijdperk van samenwerken. Gebruikers kunnen tegelijkertijd met hun collega’s werken, lijstinformatie en gesprekken naast elkaar bijhouden.

Het is ook mogelijk om het uiterlijk van een lijst met agenda, raster, galerij en aangepaste weergaven aan te passen. Gebruikers kunnen ook belangrijke details markeren in lijsten met voorwaardelijke opmaak.

De applicatie is toegankelijk vanuit elke webbrowser en vereist geen extra downloads of softwareabonnementen. Het sluit ook naadloos aan op een groot aantal andere Microsoft-tools, zodat bedrijven die al in het landschap hebben geïnvesteerd, meer van hun kritieke softwareoplossingen kunnen combineren.

Wat kunnen gebruikers doen met Microsoft Lists?

Microsoft Lists is meer dan alleen uw standaard “to-do list” app. In tegenstelling tot veel tools voor het maken van notities die al beschikbaar zijn in het Microsoft-ecosysteem, wordt Lists geleverd met ingebouwde trackingmogelijkheden, zodat gebruikers alles in de gaten kunnen houden, van inventaris en contacten tot routines en problemen. De tool voegt ook gebruikerslijsten samen met alle bestaande Microsoft 365-apps die ze bezitten.

Dit maakt het eenvoudiger om gegevens en informatie te importeren uit Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive en meer. Met Microsoft Lists kunnen gebruikers:

Regels maken en beheren:

Microsoft Lists heeft ingebouwde automatiseringsfunctionaliteit, die de regelstijl als-dit-dan-dat volgt. Gebruikers kunnen aangepaste regels maken om herinneringen en meldingen die aan hun lijsten zijn gekoppeld, te automatiseren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een gebruiker op de hoogte te stellen wanneer een deadline automatisch nadert.

Het systeem integreert ook met het Microsoft Power-platform, zodat gebruikers productiviteits-apps kunnen maken met hun lijsten als hun primaire gegevensbron. Het is mogelijk om formulieren uit te breiden met Power Apps en workflows aan te passen met Power Automate.

Om regels in lijsten te maken en te beheren, moeten gebruikers op het vervolgkeuzemenu ‘Automatiseren’ klikken en ‘Een regel maken’ selecteren. Van daaruit kunnen ze een voorwaarde instellen voor wanneer iemand op de hoogte moet worden gesteld, bijvoorbeeld wanneer een nieuw item in een lijst wordt gemaakt. Regelvoorwaarden kunnen worden gewijzigd door op elk onderstreept woord in de automatiseringszin te klikken.

Samenwerken aan lijsten in Teams:

Zoals hierboven vermeld, werkt Lists nauw samen met Microsoft Teams en ondersteunt het bedrijven bij het bouwen van samenwerkingsworkflows. Gebruikers kunnen lijsten openen, delen en maken in de Teams-toepassing zonder een vergadering of brainstormsessie te verlaten.

Binnen de Teams-app hebben gebruikers ook volledige controle over hoe zij en andere gebruikers een lijst kunnen bekijken. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld lijsten maken in de kalenderweergave om te laten zien wanneer specifieke deadlines naderen. Er is ook de optie om filters voor aangepaste weergaven op te nemen.

Gebruikers kunnen ook opmerkingen plaatsen bij lijsten, herinneringen instellen en de lijstinformatie configureren op basis van hun specifieke behoeften. Lijsten bieden gebruikers ook verschillende manieren om informatie te delen met collega’s en klanten. Gebruikers kunnen een hele lijst of slechts een paar geselecteerde items delen. Bovendien zijn er opties voor gegevensbescherming, zoals alleen-lezen toegang, bewerkingstoegang, vervaldatums en wachtwoordbeveiliging.

Houd belangrijke informatie bij:

Een van de belangrijkste kenmerken van Lists is de mogelijkheid om cruciale informatie in realtime te volgen. Verschillende vooraf gebouwde sjablonen binnen het lijstenecosysteem helpen gebruikers belangrijke gegevens te controleren. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld een “Gebeurtenisroute” maken om de namen en e-mails van sprekers, de begin- en eindtijden van spraak en de capaciteit van de ruimte te controleren.

Er is ook een “Asset manager” -lijst beschikbaar, die bedrijfsleiders helpt bij te houden welk lid van het team activa gebruikt. Het systeem kan ook statusupdates voor assets verzenden met inzicht in de in- en uitcheckdatums en welke items in reparatie zijn.

Gebruikers kunnen hun lijsten zelfs omzetten in projectbeheertools, taken toevoegen aan elke lijst en deze toewijzen aan individuele medewerkers met workflowautomatiseringsregels.

Verbeter de productiviteit en klantenservice

De sjablonen in de Microsoft Lists-app zijn perfect voor het verhogen van de productiviteit in verschillende werkomgevingen. Gebruikers kunnen hun app bijvoorbeeld gebruiken om een blog, website of strategie voor het plaatsen van inhoud op sociale media bij te houden, met regels voor meldingen en herinneringen.

Er is een onboarding checklist sjabloon die helpt bij het verbeteren van de onboarding ervaringen van klanten en medewerkers. De meegeleverde automatiseringsregels maken het eenvoudig om alles te stroomlijnen, van klantfacturering tot facturering en levering.

Bovendien hebben gebruikers toegang tot een “issue tracker-sjabloon om lijsten om te zetten in een effectief hulpmiddel voor klantrelatiebeheer. Gebruikers kunnen specifieke regels instellen voor elk item in de lijst met problemen en werknemers automatisch bijwerken wanneer er wijzigingen optreden.

De kracht van Microsoft Lists ontdekken

Met een uitgebreid informatiecentrum dat al beschikbaar is voor gebruikers en stapsgewijze begeleiding voor beginners, is het voor elk bedrijf moeiteloos om de voordelen van Microsoft Lists zelf te ontdekken. Deze unieke tool helpt de productiviteit en efficiëntie te verhogen en geeft teams nieuwe manieren om hun werkprocessen te stroomlijnen en te automatiseren.

Van planningstaken tot het een stap voorblijven van de klantervaring, Microsoft Lists heeft iets te bieden in verschillende gebruiksscenario’s.

Bron: uctoday