Microsoft Forms openbaar toegankelijk maken

Formulieren en vragenlijsten kunnen u waardevolle gegevens opleveren, dus u wilt er zeker van zijn dat voldoende mensen ze invullen om die gegevens statistisch significant te maken. Microsoft Forms maakt uw formulieren standaard openbaar toegankelijk, zodat u meer reacties uit een bredere basis kunt verzamelen.

Als je een Office 365 Education- of een Microsoft 365 Apps for Business-abonnement hebt, kun je bepalen wie toegang heeft tot en kan reageren op je formulieren. U kunt een formulier maken dat is afgestemd op een specifieke doelgroep, zoals een bepaald team binnen uw bedrijf. Dit zorgt ervoor dat u alleen de reacties van uw gewenste doelgroep ontvangt, zodat uw formulierreactiegegevens nauwkeurig en relevant blijven.

Maar als u een breder publiek wilt bereiken en het formulier openbaar toegankelijk wilt maken, zodat iedereen kan reageren, is dit eenvoudig te doen in Microsoft Forms. Zo doe je dat:

1. Meld u aan bij Microsoft Forms.
2. Open het formulier dat u openbaar wilt maken of maak een nieuw formulier.
3. Klik op Reacties verzamelen (onder het tabblad Vragen als u zich op de mobiele site bevindt).
4. Zoek het deelvenster Reacties verzenden en verzamelen.
5. Open de vervolgkeuzelijst onder Reacties verzenden en verzamelen en kies de respondenten die u toegangs- en reactiemogelijkheden wilt bieden.

Afhankelijk van het abonnement dat u hebt, ziet u mogelijk de optie om te kiezen uit drie antwoordopties:

• Iedereen kan reageren: Elke ontvanger van het formulier binnen of buiten uw organisatie kan een reactie indienen. Met deze optie wordt het formulier openbaar gemaakt en is het de standaardinstelling voor basisabonnementen van Microsoft.
• Alleen mensen in mijn organisatie kunnen reageren: Met deze optie kunnen alleen mensen binnen uw organisatie die een Microsoft Office-werk- of schoolaccount hebben, reageren. Het beperkt het publiek, maar het is ideaal als u de vorm binnen uw bedrijf of organisatie wilt behouden.
• Specifieke mensen in mijn organisatie kunnen reageren: U kunt kiezen wie kan reageren binnen uw organisatie en u kunt hun specifieke e-mailadressen invoeren.

Als u het formulier openbaar wilt maken, kan iedereen met elk e-mailadres reageren. Voor de opties ‘Alleen mensen in mijn organisatie kunnen reageren’ en ‘Specifieke personen in mijn organisatie kunnen reageren’ moet u Office 365 Education of Microsoft 365 Apps for Business hebben.

Uw Microsoft-formulier delen

Zodra je hebt besloten wie op je formulier kan reageren, moet je beslissen hoe je dat formulier deelt en reacties verzamelt. U kunt Microsoft-formulieren delen met een koppeling of QR-code, het formulier insluiten in een webpagina of het formulier via e-mail verzenden.

Gebruik een link of QR-code

Als u een link of QR-code gebruikt om uw formulier te delen, kunt u de link of het QR-codebestand invoegen in een e-mail, een website of zelfs op een bord of document dat uw publiek te zien krijgt.

Om het formulier via een link te delen, klikt u op Reacties verzamelen en vervolgens op het linkpictogram. In een tekstvak wordt een webadres weergegeven dat uniek is voor uw formulier. Kopieer dat adres om het te gebruiken op uw website, in een e-mail of op een andere locatie.

Als u een QR-code wilt gebruiken om het formulier te delen, klikt u op het QR-codepictogram en vervolgens op de knop Downloaden. Een PNG-bestand van uw QR-code wordt gedownload naar uw apparaat en u kunt die code invoegen in een document of ander materiaal. Uw publiek kan de QR-code op een mobiel apparaat scannen om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot uw formulier.

Uw formulier insluiten

Als u uw formulier wilt insluiten in een website, klikt u op het pictogram Insluiten. In een tekstvak wordt een code weergegeven die uniek is voor uw formulier. Kopieer die code en plak deze vervolgens in een webpagina om het formulier rechtstreeks in de site in te sluiten.

Wanneer u een formulier insluit, kan uw publiek het formulier rechtstreeks op uw website openen en invullen. Ze worden niet doorgestuurd naar een andere site, wat de kans kan vergroten dat uw publiek de tijd neemt om het formulier in te vullen.

Verstuur uw formulier via e-mail

Als u uw formulier via e-mail wilt delen, klikt u op het pictogram E-mail. Die knop zal uw e-mailtoepassing vragen om te openen. Van daaruit kunt u de e-mailadressen toevoegen van degenen die u het formulier wilt ontvangen, of u kunt besluiten het formulier naar hele groepen in uw e-mailcontacten te verzenden. U kunt een aangepast e-mailbericht toevoegen om het formulier te introduceren en uw publiek ontvangt een koppeling naar het formulier rechtstreeks in hun Postvak IN.

Het gebruik van e-mail om uw formulier te delen, zorgt ervoor dat uw doelgroep het ontvangt. U hoeft zich geen zorgen te maken over het bereiken van hen via andere verkooppunten, zoals uw website of sociale mediapagina’s.

Bron: jotform