Hoe om te gaan met meldingen van gasten in Microsoft Teams

Microsoft Teams heeft de geweldige mogelijkheid om gebruikers in andere organisaties uit te nodigen om lid te worden van uw Teams om samen te werken, ervan uitgaande dat uw IT-beheerder die functie niet heeft uitgeschakeld. Gasten in het team kunnen niet alles doen wat een intern lid kan doen, maar het is vrij dichtbij, dus het is een sterke omgeving om contact te maken met partners.

Maar er is één behoorlijk belangrijk addertje onder het gras om rekening mee te houden: meldingen.

Hier is een manier om erover na te denken: het komt erop neer wie de eigenaar is van de gegevens. Wanneer iemand berichten stuurt in een teamkanaalthread, zijn die gegevens eigendom van dat team.

Als u een bericht in een team verzendt, worden er onmiddellijk meldingen weergegeven voor iedereen die zich momenteel in die tenant bevindt, intern of gast.

Er wordt geen bericht weergegeven voor gebruikers die gasttoegang hebben tot dat team, maar momenteel niet in die tenant werken (waarschijnlijk omdat ze zich in hun eigen tenant bevinden). Meldingen kruisen geen tenants. Wat ze wel krijgen, is hetzelfde als wanneer ze een melding in hun eigen tenant hebben gemist: een e-mail waarin wordt samengevat dat een melding ongeveer een uur later op hen wacht. Ook krijgt men een melding die op hen wacht op hun tabblad Activiteit de volgende keer dat ze zich aanmelden bij de relevante tenant.

Dus hier is de echte vraag: stel dat ik in mijn tenant zit, die wel een gastgebruiker bevat, en ik wil onmiddellijk de aandacht van die gastgebruiker trekken. Ik wil niet wachten tot de e-mailmelding uitgaat, of totdat ze denken om in te checken bij de meldingen van mijn tenant. Hoe doe ik dat?

Het goede nieuws is dat de aanwezigheidsindicator tenantsspecifiek is. Overal waar je hun profiel ziet, bijvoorbeeld wanneer je ze tagt in een kanaalthread of wanneer je een chat met ze probeert te starten, kun je zien of ze online zijn in je tenant.

Als dat het geval is, is het gemakkelijk om door te gaan met berichten binnen uw tenant aan hen als gast.

Als ze zich niet in uw tenant bevinden, is de volgende optie in plaats daarvan een extern bericht. Extern en gast zijn niet hetzelfde. Extern stuurt een chatbericht (geen teamkanaalthread) van uw tenant naar die van hen. Gastberichten binnen uw tenant en het kan ook de volledige samenwerkingstools voor teamkanalen gebruiken. Wanneer je iemand een bericht stuurt in Chat, kun je zien of ze gast of extern zijn en kun je tegelijkertijd dezelfde contactpersoon hebben als gast en extern, wat verwarrend kan zijn om te onthouden welke wanneer je een bericht moet sturen.

Dus als ze niet online zijn in uw tenant en u moet ze snel bereiken, kunt u het beste een bericht sturen naar de externe gebruiker met het verzoek om over te schakelen naar uw tenant. Vervolgens kunt u het gesprek voortzetten in het teamkanaal.

Het kan in het begin niet intuïtief zijn, maar als je eenmaal het basisidee hebt van gast versus extern, is het logisch.

Bron: ryanrobinson