Google Suite versus Microsoft 365

Het lijkt erop dat er in alle lagen van de bevolking of/of keuzes gemaakt moeten worden. En zelfs in die omstandigheden waarin de ideale oplossing een beetje van beide is, heb je waarschijnlijk een persoonlijke voorkeur voor de ene of de andere optie.

Het is niet anders met kantoor – of productiviteit – suites. De belangrijkste twee kanshebbers zijn Google Suite (GSuite) en Microsoft 365. Beide zijn populair en beide bieden een breed scala aan functionaliteit. Maar hoe kies je de beste voor jouw bedrijf? Komt het alleen neer op persoonlijke voorkeur, of zijn er aan beide kanten winnende factoren?

In dit artikel bekijken we enkele van de belangrijkste functies van Google Suite en Microsoft 365 en delen we enkele tips en trucs die uw digitale marketingbureau kunnen helpen slimmer te werken, maar niet harder.

De zes belangrijkste kenmerken van GSuite en Microsoft 365

E-mail

Gmail is hard op weg het populairste e-mailsysteem ter wereld te worden. Van de 4,66 miljard eigenaren van e-mailaccounts wereldwijd gebruiken er 1,8 miljard Gmail.

Vanuit zakelijk oogpunt kunt u met zowel Google als Microsoft bedrijfsgerelateerde e-mailadressen instellen, d.w.z. met uw bedrijfsdomein. Dit kan ervoor zorgen dat klantinteractie en e-mailmarketing er veel professioneler uitzien.

Afhankelijk van de versie van Google Suite of Microsoft 365 die je hebt, kun je ook zoveel gebruikers maken als je wilt, elk met hun eigen e-mailadres. U kunt gebruikers ook groeperen om het eenvoudiger te maken om machtigingen te beheren, bijvoorbeeld met betrekking tot groepsberichten en het delen van bestanden.

Met Microsoft hebt u offline toegang tot uw e-mail met behulp van een breed scala aan browsers, waaronder Internet Explorer, Google Chrome, Safari en Firefox. U kunt uw e-mail ook offline openen via Google, maar alleen in de Google Chrome-browser.

In zowel Google Suite als Microsoft kunnen 365 e-mails binnen een bepaalde periode worden opgeroepen. Ze kunnen ook worden georganiseerd op labels of mappen en u kunt filters instellen om e-mails te sorteren zodra ze in uw postvak IN aankomen.

Software/apps

Zowel Google Suite als Microsoft 365 bieden eenvoudig te gebruiken online software zoals tekstverwerking, spreadsheets en presentaties. Ze zijn over het algemeen compatibel met elkaar, of kunnen op zijn minst worden opgeslagen in de versie van de software van het andere platform.

Microsoft 365 heeft downloadbare volledige desktopversies van zijn populaire software zoals Word, Excel en Powerpoint. Zowel Google Suite als Microsoft 365 hebben ook apps voor hun software. Je zou kunnen stellen dat Microsoft de beste – en meest gebruikte – desktopsoftware biedt, maar dat de software-apps van Google beter zijn.

Naast de standaard kantoorproducten die u zou verwachten, kunnen zowel Google Suite als Microsoft 365 worden verbeterd door een breed scala aan add-ons, met name Google. G Suite Marketplace is een app store waar u duizenden apps kunt vinden die integreren met Google Suite. Er is ook een Microsoft Commercial Marketplace verdeeld in twee winkels – Azure Marketplace en Microsoft AppSource – die cloudtoepassingen aanbieden aan respectievelijk IT-ontwikkelaars en bedrijven.

Documenten opslaan en delen

Zowel Google Suite als Microsoft 365 stellen gebruikers in staat om mappen en documenten online op te slaan, respectievelijk in Google Drive en OneDrive. Met Google Drive of Microsoft Sharepoint kunnen documenten worden gedeeld tussen gebruikers en, afhankelijk van hun machtigingen, kunnen ze deze documenten ook bewerken of erop reageren. Dit kan van onschatbare waarde zijn om samen te werken.

Agendabeheer

Zowel Google Suite als Microsoft 365 bieden persoonlijke en gedeelde agenda’s. De persoonlijke agenda van Microsoft Outlook kan ook zonder internetverbinding op uw bureaublad worden uitgevoerd, maar Google wordt alleen in uw browser uitgevoerd.

Google is vooral sterk in meerdere agenda’s, wat een grote hulp kan zijn als uw bedrijf meerdere afdelingen of vestigingen heeft die verschillende agenda’s nodig hebben om hun dag te plannen.

Met beide agenda’s kunt u vergaderingen en evenementen plannen en gasten uitnodigen.

Online vergaderen

Zowel Google Suite als Microsoft 365 bieden ook een videoconferentiefaciliteit – respectievelijk Google Meet en Teams. Deze kunnen automatisch worden toegevoegd aan uitnodigingen voor vergaderingen in uw agenda.

Cloudopslag

Alles wat je doet in Google Suite of Microsoft 365 wordt automatisch opgeslagen in de cloud, inclusief e-mails, bestanden en gesprekken.

U kunt e-mailbijlagen ook rechtstreeks naar uw Google of OneDrive downloaden in plaats van ze op uw apparaat op te slaan. Dit bespaart niet alleen tijd en opslagruimte, maar het maakt de bijlage ook toegankelijk vanaf elk apparaat dat u overal gebruikt.

Dus zoals we hebben gezien, zijn er veel overeenkomsten tussen Google Suite en Microsoft. Maar laten we eens kijken naar vijf specifieke kenmerken van elk die enigszins verschillen en waarvan u zich misschien nog niet bewust bent.

Tips en trucs met GSuite en Microsoft 365

• Takenlijsten voor teams

U kunt teamtakenlijsten maken en taken toewijzen aan teamleden. Taken kunnen dan gemakkelijk worden gezien en gevolgd.

• Werkruimten

Met werkruimten kunt u mappen en documenten groeperen die u waarschijnlijk in combinatie met elkaar wilt gebruiken.

• Verlopen bestanden

U kunt vervaldatums toewijzen aan mappen en documenten waarvan u wilt dat ze alleen voor iemand zichtbaar zijn voor een bepaalde periode.

• E-mailanalyses

Met de e-mailanalysefunctie van Google kunt u de e-mailactiviteit van u en uw team analyseren om inzicht te krijgen in het aantal verzonden en ontvangen e-mails en uw gemiddelde reactietijd voor e-mail.

• Formulieren

Google Formulieren is een geweldige manier om snel quizzen, enquêtes en peilingen te maken voor zowel intern als extern gebruik, en stelt een spreadsheet in om de antwoorden te verzamelen.

• Vertel eens

De functie Vertel me van Microsoft biedt een tekstveld waarmee u woorden of zinnen kunt invoeren over waar u hulp bij nodig hebt en het zal u naar de relevante functies leiden die u zullen helpen.

• Verlopen koppelingen

Gevoelige bestanden kunnen met een wachtwoord worden beveiligd en verlopen koppelingen krijgen die slechts een beperkte tijd toegang verlenen.

• Documenten rechtstreeks vanuit OneDrive bijvoegen

Wanneer u een document aan een e-mail toevoegt, kunt u dit rechtstreeks vanuit OneDrive doen met behulp van de functie Delen in Sharepoint.

• Groepen en sites maken

Met Microsoft 365 kun je groepen gebruikers instellen en vervolgens functies delen zoals chat, agenda’s, documenten, sites en pagina’s.

• Vermelden

Met de functie @mention kunt u naar mensen verwijzen in een e-mailbericht en ze zien dan vanuit hun postvak IN dat ze zich in het gesprek bevinden.

Welke te kiezen: GSuite of Microsoft 365?

De miljardenvraag! Zoals we hebben gezien, bieden beide kantoorsuites een breed scala aan functies en faciliteiten, en beide zijn goed in staat om de meeste dingen te doen die uw digitale marketingbureau waarschijnlijk wil doen.

De meningen zijn verdeeld. Het is moeilijk om precieze “like for like” -nummers te vinden, maar volgens Statistica wordt Office 365 momenteel gebruikt door meer dan een miljoen bedrijven wereldwijd, en ongeveer 212000 in het VK. Terwijl Google onthulde dat er eind 2020 wereldwijd meer dan 2 miljard individuele gebruikers waren op G-Suite.

Sommige experts zeggen dat, hoewel beide productiviteitssuites uitstekende zakelijke tools zijn, Microsoft 365 misschien sterker is op productfuncties – zoals kantoorsoftware – maar Google Suite misschien flexibeler en intuïtiever om samenwerking gemakkelijk te maken.

Uiteindelijk kan het allemaal op kosten neerkomen. Hoewel er momenteel gratis versies van beide kantoorsuites zijn, moet u betalen voor verbeterde versies, afhankelijk van de hoeveelheid opslagruimte en de specifieke soorten functies die u wilt.

Dus het beste wat u kunt doen, is eerst een zorgvuldige analyse uitvoeren van de opslag en functies die u nodig hebt, en we hopen dat dit artikel u in de juiste richting heeft geholpen. Dan bent u in een geïnformeerde positie om van zowel Google als Microsoft de relatieve kosten te achterhalen van wat u zoekt.

Bron: xcite