Eindgebruikers opgelet! Spoedcursus Microsoft Teams

Uw bedrijf maakt dus de overstap naar Microsoft Teams en u kreeg niets anders dan een waarschuwing “dit gebeurt” van het management. Of misschien gebruikt uw organisatie teams al een tijdje en heeft u moeite om volledig in het systeem te integreren. Wat moet een medewerker doen?! Maak je geen zorgen; ALTA-ICT staat achter je!

De overstap van een oud systeem naar een nieuw systeem is altijd een beetje een schok, hoe voorbereid je ook bent. Een verandering in systemen die je elke dag gebruikt is altijd zenuwslopend, maar het is niets dat je niet aankunt, dat beloof ik.

Velen gebruikers voelde de one-hit knock-out als gevolg van een plotselinge systeemoverschakeling naar Teams, dus ik deel met jullie de tips om met vertrouwen vooruit te gaan:

Wat is Teams eigenlijk?

• Microsoft Teams wordt door Microsoft bedacht als “… de ultieme berichten-app voor uw organisatie: een werkruimte voor realtime samenwerking en communicatie, vergaderingen, het delen van bestanden en apps, en zelfs af en toe een emoji! Allemaal op één plek, allemaal in de openbaarheid, allemaal toegankelijk voor iedereen.”
• Die definitie vertaalt zich ruwweg naar Microsoft Teams is een app die u kunt openen op uw bureaublad of via een webpagina waarmee gebruikers gemakkelijk met andere mensen samen kunnen werken in een gedeelde omgeving. De app combineert chat, vergaderingen, bellen en het delen van bestanden allemaal op één geconsolideerde plek.

Oké, maar hoe werkt het?

• De eenvoudigste manier om Teams te beschrijven is dat het SharePoint gebruikt en het gemakkelijker maakt om samen te werken. SharePoint is een documentbeheerplatform dat op zichzelf niet moeilijk is om mee te werken, maar wanneer u wilt samenwerken en bestanden wilt bespreken, is dit niet de ervaring die u misschien wilt. Teams komt hier om de hoek kijken.

• Teams en SharePoint zijn met elkaar verbonden en je kunt het zien als een ouder/kind relatie. U kunt een SharePoint-omgeving hebben zonder Teams, maar u kunt geen Teams-omgeving hebben zonder SharePoint.
• Waar dan de ouder en het kind werken, wonen en eten zijn de Teams-kanalen. Deze kanalen zijn waar u uw gesprekken / berichten zult zien en bestanden kunt uploaden / delen. Elk team heeft een “Algemeen” kanaal en kan maximaal 200 kanalen per team hebben. Om het simpel te houden, werk je in een kanaal dat in een team leeft. Dat team leeft binnen SharePoint. Een andere manier om ernaar te kijken kan zijn dat het kanaal mijn afdeling is, het team is mijn gebouw en SharePoint is het bedrijf waar we allemaal werken.

• De teams die u kunt zien en openen, worden ingesteld door “Teameigenaren”. Wanneer een team wordt gemaakt, kan dit privé of openbaar zijn. Voor privéteams moet u rechtstreeks door de eigenaar van het team worden toegevoegd om de inhoud te bekijken en ermee te communiceren. Openbare teams kunnen worden toegevoegd door elke gebruiker die deel uitmaakt van uw organisatie en die gebruikers hoeven niet noodzakelijkerwijs handmatig aan het team te worden toegevoegd. Bijgevolg kan elke gebruiker van de organisatie alle inhoud zien in een openbaar team met openbare kanalen.

Wat kan ik doen in Teams?

Heel veel… maar ik weet dat je hier niet alleen daarvoor bent, dus hier is een niet-uitputtende lijst van enkele dingen die je in Teams kunt doen:

• Chatberichten aan andere gebruikers

• Groepschats maken

• Start gesprekken rond bestanden

• Deel eenvoudig bestanden, foto’s en video’s met teamleden

• Vergaderingen hosten en eraan deelnemen die kunnen worden opgenomen en gedeeld

• OneNote en andere Microsoft-toepassingen verbinden

Er zijn ook honderden applicaties die verbinding maken binnen Teams, zoals:

• Enquête Aap

• Trello

• Powerbi

• AanwezigheidBot

• En nog veel meer

Teams heeft tal van functies, aanpassingen en omdat het een Microsoft-product is, verbetert het zichzelf altijd door meer functionaliteit en connectiviteit toe te voegen.

Dus dat is cool (toch?), maar wat moet ik weten voordat ik halsoverkop in het koude water van Microsoft Teams word gedompeld?

Hier zijn je watervleugels:

• Laat je niet overweldigen. Teams is een uitstekend hulpmiddel, maar het kan visueel absoluut overweldigend worden. Gebruik indien nodig de functies “pin” en “hide” om uw ruimte georganiseerd te houden.

• Verlaat teams of kanalen waar je niet bij hoeft te zijn. In overeenstemming met het georganiseerd blijven, als je jezelf in een team bevindt waar je niet meer in hoeft te zitten of waar je per ongeluk aan bent toegevoegd, kun je het team verlaten! Klik op de knop “…” naast de teamnaam en klik vervolgens op “Het team verlaten”.

• Begrijp hoe toegang werkt. Teams heeft zeer gedetailleerde machtigingen, waarvan je je de meeste geen zorgen hoeft te maken, maar als je merkt dat je een team of een kanaal mist, moet je worden toegevoegd. U kunt contact opnemen met de teameigenaar en zij kunnen u toevoegen.

• Gebruik de knop Bestanden. Snel het bestand vinden waar je net 5 minuten geleden aan werkte in Teams kan soms moeilijk zijn om het weer te vinden. Gebruik de knop Bestanden in de navigatie aan de linkerkant en u kunt alle bestanden zien waaraan u onlangs hebt gewerkt. Het kan je veel tijd en hoofdpijn besparen als je door je teams jaagt.

• Zoeken is je vriend. Waar je ook naartoe gaat in Teams, de zoekbalk staat altijd bovenaan de pagina. Zoeken kan je gemakkelijk helpen een persoon, een specifiek team of kanaal, een bestand of zelfs een specifiek gesprek te vinden. De zoekfunctie kan je snel naar waar je ook heen moet binnen Teams.

• Middelen, middelen, middelen. Microsoft heeft talloze materialen die u kunnen helpen een antwoord te vinden op bijna elke vraag op de Microsoft Documentation-site. Als u meer wilt weten over Teams, bekijk dan onze pagina “Microsoft Teams-overzicht” en ons artikel “Top 10 Microsoft Teams-tips en -trucs die u moet weten“.

Ik hoop dat deze snelle spoedcursus je heeft geholpen om je zelfverzekerder te voelen in het begrijpen van Teams en de eerste stap kan zijn om je te helpen in je reis om een Microsoft Teams-fan en -kenner te worden.

Bron: withum