De voordelen van Microsoft 365 cloudgebaseerd e-mailsysteem

Als u nog steeds een oude e-mail gebruikt die is gebaseerd op locatie of een e-mail die wordt gehost door een internetprovider (ISP) of webhostingbedrijf, wilt u misschien de vele voordelen overwegen van een cloudgebaseerde e-mailservice zoals Microsoft 365 en het migreren van uw zakelijke e-mailaccounts.

E-mail is een van de belangrijkste hulpmiddelen voor zakelijke communicatie en er is de laatste tijd een grote toename van bedrijven die overstappen van on-premise e-mail naar cloudgebaseerde e-mailservices.

Veel bedrijven hebben ervoor gekozen om te migreren naar cloud-e-mail zoals Microsoft 365 vanwege de valkuilen van legacy en door ISP gehoste e-mail. Dat omvat het feit dat ISP’s en webhostingbedrijven niet altijd de expertise of de IT-infrastructuur hebben om de meest betrouwbare en veilige e-mailhostingservices te bieden. En aangezien e-mail een cruciaal aspect van elk bedrijf is, kan dat uw productiviteit en bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen als u onbetrouwbare en niet-beveiligde service ontvangt.

Bovendien is het mogelijk dat uw internetprovider of webhost niet de geavanceerde e-mailfuncties en -hulpprogramma’s kan bieden die cloud-e-mailservices zoals Microsoft 365 wel kunnen bieden. Dat omvat de mogelijkheid om overal op elk apparaat toegang te krijgen tot uw e-mail, de mogelijkheid om agenda’s en contacten te delen en de mogelijkheid om uw e-mail te integreren met andere zakelijke toepassingen.

En een andere reden waarom oude en ISP- of webgehoste e-mail mogelijk niet langer geschikt is voor uw bedrijf, is het feit dat ze vaak niet het niveau van ondersteuning en klantenservice bieden dat u nodig hebt om uw e-mail snel operationeel te krijgen als u een probleem hebt. Elke downtime kan ernstige gevolgen hebben.

Het is geen wonder dat zoveel bedrijven ervoor hebben gekozen om hun e-mail te verplaatsen naar cloudgebaseerde e-mailoplossingen zoals Microsoft 365, gezien de vele problemen die gepaard gaan met ISP- en webgehoste e-mail, waaronder hun gebrek aan infrastructuur, expertise, functies, tools en ondersteuning die bedrijven nodig hebben voor hun e-mail.

Enkele andere factoren die de migratie naar cloudgebaseerde zakelijke e-mailservices stimuleren, zijn kostenbesparingen, beveiligingsverbeteringen, schaalbaarheid, externe toegang, synchronisatie van informatie op alle apparaten, betere back-ups en herstel van gegevens en verhoogde bedrijfsproductiviteit. Het gebruik van een speciale e-mailhostingprovider zoals Microsoft 365 kan ook de betrouwbaarheid, beveiliging, functies, tools en ondersteuning bieden die bedrijven nodig hebben voor hun e-mail.

Hieronder gaan we dieper in op enkele van de voordelen van cloudgebaseerde e-mail en op de voordelen van het gebruik van krachtige en professionele cloud-e-mailservices zoals Microsoft 365.

outlook

WAT IS CLOUD-E-MAIL?

Cloudgebaseerde e-mail verschilt van on-premise e-mailoplossingen, omdat het op internet is gebaseerd en er verschillende leveranciers zijn die cloud-e-mailservices aanbieden. Een belangrijk onderscheidend kenmerk van cloud-e-mail is dat het een back-up maakt van uw e-mails naar de cloud, zodat u ze overal en op elk apparaat kunt openen.

Cloudgebaseerde e-mailoplossingen worden geleverd door leveranciers die alle updates voor u beheren, zodat u altijd over de nieuwste beveiligingsfuncties en andere gebruikersfuncties beschikt.

Het is een geweldige optie voor bedrijven, omdat u per gebruiker op abonnementsbasis kunt betalen, waardoor u uw e-mailbehoeften naar behoefte omhoog of omlaag kunt schalen. En het is heel eenvoudig en snel te implementeren, wat betekent dat u geen toegewijd intern IT-personeel nodig hebt om u te helpen uw e-mailnetwerk te beheren.

VOORDELEN VAN HET VERPLAATSEN VAN UW E-MAIL NAAR DE CLOUD

Hieronder staan 10 van de belangrijkste voordelen van cloud-e-mail.

1. KOSTENBESPARING

Wanneer u ervoor kiest om cloudgebaseerde e-mail voor uw bedrijf te ontvangen, betaalt u op abonnementsbasis. Dat kan u helpen kosten te besparen en grote kapitaaluitgaven voor het kopen en onderhouden van verouderde e-mailservices te voorkomen.


Vanuit een budgetteringsperspectief betekent dit dat de e-mailservices van uw personeel nu een operationele uitgave zijn in plaats van een kapitaalkosten, die kunnen worden gebruikt als een fiscaal aftrekbare uitgave. U kunt verwachten maandelijks of jaarlijks te betalen, en afhankelijk van het aantal e-mailaccounts dat u nodig hebt, kan het kosteneffectiever zijn dan het hebben van uw eigen on-premise e-mail.

Bovendien kan de overstap van een isp of webgehoste e-mail naar cloudgebaseerde e-mail zoals Microsoft 365 je ook helpen besparen op IT-kosten in verband met complexe licenties, redundantie, configuratie-integraties en algemene beheerkosten. En als u nog steeds een on-premise e-mail hebt, kunt u kosten besparen doordat u niet langer tijd hoeft te besteden aan het beheren en bijwerken van uw software en het onderhouden van uw hardware.

2. SCHAALBAARHEID

Een ander belangrijk voordeel van cloudgebaseerde e-mail is dat u uw e-mailbehoeften eenvoudig kunt schalen, afhankelijk van of u de personeelscapaciteit verhoogt of verlaagt. Dat maakt het veel eenvoudiger om uw bedrijfsvoering snel en efficiënt aan te passen en indien nodig e-mailaccounts en opslagcapaciteit toe te voegen of te verwijderen.

Dit is met name aantrekkelijk voor organisaties die van plan zijn hun activiteiten op te schalen, of die mogelijk fluctuerende personeels- en e-mailvereisten hebben.

3. MEER UPTIME

Organisaties die cloudgebaseerde e-mail gebruiken, zullen minder downtime ervaren in vergelijking met legacy of on-premise e-mailoplossingen. En omdat uw gegevens in de cloud worden opgeslagen, heeft u over het algemeen ook toegang tot betere responstijden voor noodherstel.

Meer uptime betekent dat uw werknemers productief kunnen blijven en zonder onderbreking kunnen blijven werken, wat voordelen kan hebben voor de algehele prestaties en winst.

De meeste grote cloud-e-mailproviders hebben 24-uurs monitoring van hun systemen en redundantiesites, zodat ze goede uptime-prestaties kunnen behouden.

4. EENVOUDIG TE BEHEREN

Door over te schakelen naar cloud-e-mail, hoeft u niet langer te zorgen voor onderhoud en het beheer van uw eigen on-premise e-mail en e-mailserver. Door het beheer van uw e-mail te vereenvoudigen, kan uw interne IT-team zich concentreren op andere, belangrijkere zaken.

Voor kleine bedrijven betekent dit dat u mogelijk de kosten van een intern IT-team kunt vermijden, omdat u eventuele problemen met een professionele MSP kunt uitbesteden.

5. BETERE BEVEILIGING

Sommige van de grote cloudgebaseerde e-mailsystemen zoals Microsoft kunnen aanzienlijke middelen besteden aan het waarborgen van optimale beveiliging voor hun cloud-e-mailoplossingen. Dat omvat de nieuwste software en hardware om uw e-mailaccounts, e-mailversleuteling en multi-factor authenticatie te beschermen.

Met uw cloud-e-mails die veilig en beveiligd zijn opgeslagen op een beschermde locatie die off-site is bij een gerenommeerde cloudprovider, zijn ze veiliger dan wanneer ze op locatie waren.

Dat betekent dat uw gegevens ook veiliger zijn, wat van cruciaal belang is voor alle industrieën, maar vooral voor degenen die gevoelige en vertrouwelijke informatie verwerken.

6. TOEGANG OP AFSTAND

Omdat werken op afstand en een mobiel personeelsbestand hard op weg is de toekomst van werk te worden, biedt cloudgebaseerde e-mail medewerkers toegang tot hun e-mails vanaf elke locatie, op elk apparaat en op elk moment. Dit kan helpen om de productiviteit te verhogen en flexibele werkomstandigheden mogelijk te maken.

En met verstoringen zoals de wereldwijde pandemie hielp cloud-e-mail veel bedrijven operationeel en veerkrachtig te blijven terwijl hun personeel thuis bleef of in een hybride omgeving werkte.

Externe toegang tot e-mail is een van de belangrijkste voordelen van cloud-e-mailoplossingen – alles wat u nodig hebt is een internetverbinding. Vergeleken met oude e-mail waarbij u op kantoor moest zijn om uw e-mails te ontvangen, maakt cloud-e-mail mobiliteit van werknemers mogelijk en stelt u uw bedrijf in staat zich aan te passen aan veranderende werkomstandigheden.

7. SYNCHRONISATIE OP ALLE APPARATEN

Een van de grootste nadelen van oudere e-mailsystemen is dat ze vaak niet op alle apparaten worden gesynchroniseerd.

Dat betekent dat u mogelijk een e-mail opstelt vanaf uw kantoorcomputer, maar wanneer u uw e-mail thuis controleert, wordt dat concept niet weergegeven. Of misschien hebt u verschillende e-mails verwijderd om uw inbox op te ruimen, maar worden die wijzigingen niet gesynchroniseerd met uw andere apparaat en moet u het hele proces herhalen.

Met cloud-e-mail wordt dit probleem overbodig. Cloud-e-mail synchroniseert uw informatie op alle apparaten. En als u Office 365 gebruikt, kunt u de nieuwste versies van documenten en eventuele updates die plaatsvinden automatisch synchroniseren met de cloud.

8. LAATSTE UPDATES EN VERSIES ALTIJD BEHEERD

De meeste gerenommeerde cloud-e-mailservices zoals Microsoft 365 zorgen ervoor dat de software wordt bijgewerkt en u de nieuwste versies worden gepresenteerd, zodat u geen updates handmatig hoeft te installeren of nieuwe versies hoeft te kopen.

Dat kan zowel geld als tijd besparen, waardoor uw bedrijf wendbaar en kostenefficiënt blijft.

9. VERHOOGDE PRODUCTIVITEIT

Effectieve communicatie vereist de klok rond toegang tot e-mails en de mogelijkheid om te reageren op dringende zaken, zelfs als u niet op kantoor bent. Cloud-e-mail helpt de communicatie en samenwerking te verbeteren, wat op zijn beurt de productiviteit kan verhogen.

En omdat veel cloud-e-mailsystemen kunnen worden geïntegreerd met een reeks andere toepassingen, kunt u gegevens delen, in realtime samenwerken aan bestanden en gegevens opslaan, allemaal vanuit uw cloud-e-mailaccount.

10. BETER GEGEVENSHERSTEL

Het hebben van een disaster recovery plan en business continuity plan wordt steeds belangrijker, vooral omdat bedrijven steeds meer digitaliseren.

Gezien de implicaties van een datalek of verlies van gegevens voor uw bedrijf, kan het duidelijk zijn dat het snel kunnen herstellen van verloren gegevens van cruciaal belang is om weer operationeel te worden.

Zodra u overschakelt naar een gerenommeerde cloud-e-mailprovider, kunnen uw e-mailcontacten en -berichten worden hersteld in het geval van een ramp, wat betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het verliezen van opgeslagen gegevens.

Het is ook belangrijk om een back-up te maken van uw zakelijke e-mails en gegevens naar een andere locatie, iets dat ALTA-ICT u kan helpen regelen. Door een back-up te maken van e-mails op een andere locatie, kunt u een beschermingslaag tegen gegevensverlies toevoegen voor het geval u problemen krijgt met uw primaire e-mailaccount.

Het kan u ook helpen te voldoen aan wettelijke en reglementaire vereisten met betrekking tot het opslaan en bewaren van bepaalde soorten gegevens, zoals financiële gegevens; en het stelt u in staat om beter te herstellen van een onbedoelde verwijdering van bestanden, beschadigde bestanden, cyberaanvallen of hardwarestoringen.

MICROSOFT OFFICE 365: DE VOORDELEN VAN CLOUD-E-MAIL OP BEDRIJFSNIVEAU

Er zijn veel verschillende cloud-e-mailservices om uit te kiezen. Voor kleine bedrijven die een professionele indruk willen maken en tegelijkertijd willen profiteren van aanvullende services, kunt u kiezen voor een cloud-e-mailoplossing zoals Microsoft Office 365.

Microsoft 365 biedt alle hierboven genoemde voordelen als het gaat om cloudgebaseerde e-mail en biedt ook een reeks andere functies die bedrijven helpen effectiever en efficiënter te werken. Dat omvat het kunnen gebruiken van zijn Office-apps, cloudservices en beveiligingsfuncties.

Microsoft 365 heeft niet alleen een van de beste spamfilters en malwarebescherming om te beschermen tegen cybercriminelen, maar je krijgt ook andere functies zoals eDiscovery, codering, beheer van mobiele apparaten, grote opslag en aangepaste scriptcreatie, enz.

Microsoft 365 biedt ook de mogelijkheid om je IT te vergroenen, omdat het bedrijf in 2030 koolstofnegatief wil zijn. Het heeft ook verschillende ambitieuze duurzaamheidsdoelstellingen, die u kunnen helpen uw inkoop te vergroenen.

Microsoft365-app-infographic

WILT U HET PROCES VAN HET MIGREREN VAN UW E-MAIL BESPREKEN?

Bij ALTA-ICT zijn we trots op het verstrekken van IT-advies en -oplossingen voor kleine bedrijven, om hen te helpen hun bedrijf beter te beheren en te exploiteren. Dat omvat het helpen bij de overgang van verouderde, inefficiënte en minder veilige e-mail naar Microsoft 365 , waardoor je een superieure en verbeterde e-mail krijgt met meerdere functies en voordelen.

Er zijn veel overwegingen om rekening mee te houden bij het overstappen naar een nieuwe e-mailprovider en we hebben de expertise om u te helpen een beter geïnformeerde beslissing te nemen.

Neem contact met ons op via +31(88)0333100 voor een vrijblijvend consult om uw cloud-e-mailbehoeften en eventuele vragen die u heeft te bespreken.

Bron: nbtechllc