Beste opties voor het beheer van e-mailhandtekeningen voor Microsoft Office 365

Ondernemers weten hoe belangrijk het is om een consistent en professioneel imago neer te zetten. Een deel van die afbeelding bevat uw e-mailhandtekening.

E-mailhandtekeningen zijn een geweldige kans om elk bericht dat u verzendt te markeren wanneer u communiceert met klanten, prospects en leveranciers. Een samenhangende e-mailhandtekening laat indruk achter en helpt bij het ontwikkelen van merkherkenning en vertrouwen op de lange termijn.

Maar het beheren van e-mailhandtekeningen voor uw hele bedrijf kan moeilijk zijn zonder enige hulp van technologie. Handmatig controleren wordt het snel oud en het is een recept voor niet-overeenkomende e-mailhandtekeningen van elke werknemer.

Met Microsoft 365 (voorheen Office 365) kun je organisatiebrede e-mailhandtekeningen en disclaimers maken, maar dat is misschien niet genoeg. Hiermee kunt u exact dezelfde standaardinformatie weergeven op elke e-mail (bijvoorbeeld bedrijfsadres, logo, wettelijke openbaarmaking, enz.), En elk individu is nog steeds verantwoordelijk voor het beheren van zijn eigen contactgegevens.

Gelukkig zijn er een paar tools die u kunnen helpen de Microsoft 365-e-mailhandtekeningen van uw bedrijf nauwkeurig en consistent te houden voor elke werknemer.

Sigstr 

Sigstr is een best-in-class tool voor het beheer en de marketing van e-mailhandtekeningen. Het werd onlangs overgenomen door Terminus, een toonaangevende leverancier van accountgebaseerde marketingsoftware.

Het is een krachtige tool met tal van aanpassingsopties. Het kan de banner voor e-mailhandtekeningen die het aan uw ontvangers laat zien, dynamisch wijzigen op basis van uw relatie met die contactpersoon.

Als u bijvoorbeeld een potentiële klant e-mailt, kunt u deze zo instellen dat een specifieke handtekening met informatie over uw volgende webinar wordt weergegeven. Of als u een klant e-mailt, kan deze de nieuwste promotie weergeven die u uitvoert.

Sigstr biedt drie verschillende servicelagen voor hun e-mailbeheersysteem: basis Core, mid-range Advanced en een robuuste Enterprise-laag. Alle lagen bieden handige functies zoals een toegewijde customer success manager, driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen, doorlopende administratieve training en meer.

Hun toegewijde manager is geweldig voor eigenaren van kleine bedrijven die misschien niet erg technisch onderlegd zijn en persoonlijke assistentie willen om hen door de verschillende stappen te leiden, van de implementatie tot en met hun eerste campagnestrategie.

De Core-laag bevat handige analysetools zoals realtime campagneprestaties, doorklikrapporten, het delen van gegevens met CRM-platforms en marketingautomatisering. Sigstr’s Advanced-niveau omvat alle functies van de Core-laag, samen met nuttige integratie met andere platforms zoals Salesforce CRM en integratie met andere tools op het gebied van marketing, verkoop, ABM (accountgebaseerde marketing) en meer.

Sigstr’s meest robuuste niveau, Enterprise, bevat alle functies die te vinden zijn in hun Advanced-laag, plus functies zoals multi-domein set-up, een single sign-on met SAML (security assertion markup language) – naast verschillende andere functies.

Sigstr werkt met human resource-systemen die duizenden werknemers ondersteunen en hun software werkt met meerdere e-mailclients, waaronder Outlook, Office 365, Gmail en iOS. Hun systeem werkt ook op meerdere soorten apparaten.

Sigstr is toegewijd aan het leveren van uitstekende beveiligingsniveaus en heeft onlangs hun SOC 2 Type II-certificering ontvangen.

Ze bieden zelfs een gratis demo en zullen individueel met bedrijven samenwerken om de prijzen te personaliseren. Prijzen zijn op dit moment niet beschikbaar op hun website, maar eerdere gesprekken vertellen ons dat het een robuustere tool is dan andere die in dit artikel worden vergeleken en de prijzen weerspiegelen dat.

Als u gewoon op zoek bent naar iets om consistente e-mailhandtekeningen te bieden, is dit waarschijnlijk overkill. Maar het kan een krachtig marketinginstrument zijn als u klaar bent om die stap te zetten.

Crossware 

Met Crossware kunnen eigenaren van kleine bedrijven compatibele, gepersonaliseerde e-mailhandtekeningen maken en onderhouden, samen met gerichte nuttige inhoud. Het ondersteunt verschillende platforms, waaronder Office 365 en Microsoft Exchange.

Crossware Mail Signature voor Office 365 wordt eigenlijk gehost in de datacenters van Microsoft. Dit biedt een extra beveiligingslaag, omdat e-mails met een door Crossware gemaakte handtekening nooit via een infrastructuur van derden worden gerouteerd. Deze naadloze integratie stelt gebruikers ook in staat om een e-mail te verzenden met een door Crossware ontworpen handtekening vanaf elk apparaat of e-mailclient zonder extra stappen.

Een van de belangrijkste aspecten van elk beheersysteem voor e-mailhandtekeningen is om bedrijfseigenaren de mogelijkheid te bieden om belangrijke reclameboodschappen te verzenden die zijn ontworpen om de interesse in hun producten en / of diensten te vergroten. Net als Sigstr kunnen bedrijven die deze tool gebruiken hun advertenties aanpassen op basis van afzender- en / of ontvangergegevens.

Er zijn flexibele functies die aangewezen gebruikers volledige creatieve controle bieden, zoals het maken van een e-mailhandtekening op basis van een sjabloon of helemaal opnieuw beginnen. Crossware stelt bedrijven ook in staat om bewerkingsrechten toe te wijzen, zodat alleen aangewezen gebruikers verantwoordelijk zijn voor het ontwerpen en onderhouden van handtekening- en advertentie-inhoud.

De prijzen van Crossware zijn zeer redelijk, berekend per gebruiker (elk e-mailbestand dat een handtekening vereist). De vergoeding voor elke gebruiker is $ 1 per maand. Een bedrijf met 70 gebruikers zou bijvoorbeeld een vergoeding van $ 70,00 per maand moeten betalen, die vervolgens jaarlijks wordt gefactureerd.

Daarnaast biedt Crossware een gratis proefversie voor bedrijven die Office 365 of Exchange gebruiken.

Exclaimer voor Microsoft Office 365

Het beheersysteem voor e-mailhandtekeningen van Exclaimer beschikt over een eenvoudig te gebruiken webportal waarmee bedrijven hun eigen handtekeningontwerpen kunnen maken of een kant-en-klare sjabloon kunnen gebruiken. De gebruikersinterface is ontworpen voor iedereen, inclusief mensen met weinig tot geen technologische ervaring.

De ontwerpomgeving maakt het mogelijk om foto’s van werknemers, e-maildisclaimers, pictogrammen voor sociale media en promotiebanners in inhoud met e-mailhandtekeningen in te voegen. De ontwerper kan ook gerichte marketingcampagnes uitvoeren op basis van criteria zoals afdeling, individuele afzender of datumbereik.

Hun Office 365-versie biedt volledige integratie met de contactmap van Office 365.

Dit e-mailbeheersysteem biedt ook ondersteuning voor alle soorten apparaten (inclusief mobiele) en e-mailclients. Daarnaast heeft Exclaimer de ISO 27001:2013-certificering ontvangen, wat hun toewijding aan een hoog niveau van beveiliging en controle weerspiegelt.

Exclaimer biedt een gratis proefperiode van 14 dagen voor hun managementsysteem. Na het upgraden naar een volledige licentie, rekenen ze $ 1.25 per unieke e-mail, per maand – deze vergoeding kan ook jaarlijks worden betaald.

CodeTwo

CodeTwo is een andere cloudgebaseerde optie waarmee u volledige controle hebt over uw Office 365-e-mailgebruikers via de centraal beheerde webservice.

Bron: CodeTwo

Hun service biedt een eenvoudige installatie onder leiding van automatische wizards – een ingebouwde editor voor handtekeningsjablonen die intuïtief het proces van het maken van handtekeningen versnelt, zodat u uw e-mailhandtekening niet helemaal opnieuw hoeft op te bouwen (hoewel u de optie hebt) voor een snellere implementatie.

U kunt ook uw e-mailhandtekeningen gebruiken voor marketing en de resultaten bijhouden met CodeTwo’s Signature Template Editor om promoties en marketingcampagnes te adverteren en de resultaten ervan bij te houden. U kunt zelfs profiteren van de handtekeningmodus aan de clientzijde en uw gebruikers de juiste, aangepaste sjabloon laten kiezen telkens wanneer ze een e-mail opstellen in Outlook.

CodeTwo Email Signatures voor Office 365 wordt geleverd met technische ondersteuning en veilige monitoring, ontwikkeld en geleverd onder het ISO-gecertificeerde managementsysteem. E-mails worden niet opgeslagen of gelezen en uw inloggegevens worden beschermd door OAuth 2.0.

U kunt ervoor kiezen om u maandelijks of jaarlijks in te schrijven. Prijzen zijn dynamisch op basis van het aantal mailboxen, maar u kunt ergens rond de $ 1 per gebruiker verwachten wanneer maandelijks betaald – jaarlijkse tarieven beginnen rond de $ 10 per gebruiker. Ze bieden een gratis proefperiode van 14 dagen, zodat u er zeker van kunt zijn dat het bij u past voordat u koopt.

Als u overstapt van Exchange Server naar Office 365, kunt u CodeTwo-e-mailhandtekeningen voor Office 365 tegen een lager tarief krijgen. Neem contact op met CodeTwo voor meer informatie over deze kortingstarieven.

Oplossingen voor het beheer van e-mailhandtekeningen vergelijken

Alle vier de productlijnen bieden een eenvoudig te gebruiken interface, waardoor het maken en onderhouden van professioneel ogende zakelijke e-mailhandtekeningen een fluitje van een cent is.

• Ze bevatten allemaal de mogelijkheid om advertentiecampagnes aan te passen, evenals details zoals wie ze verzendt, datumbereiken van verkoopcampagnes, enz.
• Ze werken allemaal uitzonderlijk goed met Microsoft Office 365, evenals andere populaire office-productiviteitstools zoals Gmail.
• Ze ondersteunen allemaal meerdere apparaten voor e-mailen onderweg of op kantoor.

Voor bedrijfseigenaren die zich het meest bezighouden met het integreren van hun e-mailsysteem met andere tools, heeft Sigstr extra niveaus die integreren met verschillende soorten platforms, waaronder die gericht op verkoop, marketing, hr en meer.

Als prijzen een belangrijke factor zijn in uw keuze, bieden Crossware en CodeTwo de laagste tarieven met een prijskaartje van ongeveer $ 1,00 per gebruiker of minder versus het tarief van Exclaimer van $ 1,25 per gebruiker. Sigstr kan mogelijk de prijzen verslaan of op zijn minst evenaren, na navraag.

Als u een Accent-klant bent en meer wilt weten over welke optie voor het beheer van e-mailhandtekeningen het beste bij u past, neemt u contact op met uw Technologieadviseur. Wij helpen u graag bij het evalueren van uw opties.

Gebruik je Microsoft 365 nog niet voor e-mail? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over Microsoft 365 en hoe een IT-partnerschap precies de oplossing kan zijn waar uw bedrijf naar op zoek was.

Bron: accentonit