5 tips voor een soepele overgang naar MS Teams Voice Calling

Microsoft Teams heeft zich gevestigd als hét communicatieplatform voor miljoenen gebruikers wereldwijd. Voor zowel grote als kleine organisaties is het een no-brainer om te profiteren van de cloudgebaseerde slimme functionaliteiten die het platform biedt.

Veel bedrijven hebben al de eerste stap gezet door met succes spraakfunctionaliteit van Microsoft Teams te gebruiken voor interne gesprekken. De volgende fase van hun digitale transformatie is het activeren van externe PSTN-spraakoproepen. Dit biedt gebruikers een naadloze ervaring en vermindert tegelijkertijd de traditionele telefoonkosten.

Het beheer van telefoonnummers tijdens deze overgang kan echter complex zijn voor bedrijven en hun technologiepartners.

Tip en Tricks activeren van externe PSTN-spraakoproepen

1. Toewijzing en Ophalen
   Om telefoonnummerbeheer efficiënt te maken, is het aanbevolen om één centrale locatie te hebben voor alle nummers en het proces van toewijzing en ophalen te automatiseren. Hierdoor kan een nieuwkomer het volgende vrije nummer uit de centrale pool krijgen en wordt een nummer automatisch vrijgegeven wanneer iemand vertrekt. Deze geautomatiseerde aanpak vereenvoudigt en stroomlijnt het beheer in de hele organisatie.
2. In quarantaine
   Het is raadzaam om telefoonnummers van vertrokken medewerkers een paar maanden in quarantaine te plaatsen, zodat ze niet beschikbaar zijn voor nieuwe gebruikers. Tijdens deze periode kunnen de nummers strategisch worden omgeleid naar bijvoorbeeld een hoofdreceptie of -afdeling. Na afloop van de quarantaineperiode kunnen deze nummers opnieuw worden toegewezen uit de centrale pool van beschikbare nummers.
3. Reserveren
   Organisaties hebben vaak speciale of ‘gouden’ nummers die gereserveerd moeten worden voor bijvoorbeeld senior executives of specifieke afdelingen. Het is belangrijk om deze nummers centraal op te slaan en ze op een andere manier toe te wijzen, bijvoorbeeld via geautoriseerde gebruikers of beveiligde selfservicefunctionaliteit. Deze nummers verschillen van de reguliere nummers en vereisen apart beheer.
4. Auditing en Rapportage
   Het is essentieel om regelmatig de hele organisatie te controleren en in kaart te brengen welke nummers aan welke systemen zijn toegewezen, zoals Microsoft Teams, Cisco Webex, vergaderruimtes, etc. Dit inzicht kan waardevolle statistieken opleveren voor kostenbeheer, boekhouding, personeelsplanning en workflowherontwerp.
5. Optimalisatie en Stroomlijning
   Elk nummer binnen een organisatie brengt kosten met zich mee, dus het is belangrijk om te identificeren welke nummers optimaal worden benut en welke mogelijk overbodig zijn. Het kan zijn dat bepaalde gebruikers geen specifiek nummer of apparaat nodig hebben, en dat een alternatieve oplossing efficiënter is. Het optimaliseren van nummergebruik kan aanzienlijke voordelen opleveren voor de algehele prestaties van een organisatie.

Spraakcommunicatie is geëvolueerd en gebruikers verwachten een snelle, digitale doorlooptijd. Door nummerbeheer te automatiseren, kan het proces minder arbeidsintensief en technisch complex zijn. IT-afdelingen kunnen het beheer delegeren aan andere afdelingen binnen de organisatie, terwijl de back-end ondersteunend en veilig blijft. De overgang naar externe spraakoproepen via Microsoft Teams hoeft dus geen hoofdpijn te zijn, maar kan juist een vereenvoudigd proces zijn.

In het kort

Microsoft Teams biedt ongekende mogelijkheden voor spraakbellen, en met de juiste aanpak en prioriteiten kunnen organisaties het telefoonnummerbeheer vereenvoudigen en profiteren van een geoptimaliseerde spraakcommunicatie-ervaring.

Bron: uctoday