11 Echte Microsoft Teams use cases voor 2023

Microsoft Teams is veruit het populairste zakelijke communicatieplatform in 2023. Er waren in 2022 dagelijks 270 miljoen actieve gebruikers van Microsoft Teams.

Microsoft Teams is meer dan een platform voor berichten en videoconferenties. Inmiddels hebben we allemaal uit de eerste hand ervaring met het gebruik ervan voor cloudgebaseerd bellen, videovergaderingen of voor onderwijs.

Wist je echter dat er verschillende apps zijn die je aan Microsoft Teams kunt toevoegen om de functionaliteit te vergroten? Deze omvatten taakbeheer, documentgoedkeuring, peilingen en zelfs human resources-mogelijkheden.

Hier zijn 11 Microsoft Teams-gebruiksscenario’s die u mogelijk nuttig vindt voor uw bedrijf:

1. Interne aankondigingen

Interne aankondigingen stellen bedrijven in staat om belangrijke informatie tijdig en effectief aan alle werknemers te communiceren. Dit kunnen updates over bedrijfsbeleid, nieuwe initiatieven of wijzigingen in bestaande processen omvatten.

Microsoft Teams kan ook worden gebruikt om bedrijfsbrede aankondigingen en berichten te verzenden en om de communicatie tussen afdelingen en teams binnen een organisatie te vergemakkelijken.

Door Microsoft Teams te gebruiken voor interne aankondigingen, kunt u er zeker van zijn dat alle teamleden op één plek toegang hebben tot dezelfde informatie. We kunnen een aankondigingssjabloon gebruiken om bijvoorbeeld de aandacht van werknemers te vestigen op aankomende evenementen.

2. Klantenservice

Klantenserviceteams moeten vaak tegelijkertijd een groot aantal vragen van klanten beheren, wat stressvol en tijdrovend kan zijn.

Microsoft Teams maakt het gemakkelijk voor teamleden om ondersteuning te bieden aan klanten, ongeacht de indelingen die ze verkiezen. U kunt Microsoft Teams gebruiken om klantenondersteuning te bieden via chat-, spraak- en videogesprekken, om in realtime met klanten te communiceren en problemen efficiënter op te lossen.

Met Microsoft Teams kunt u ervoor zorgen dat alle vragen van klanten naar het juiste teamlid worden doorgestuurd en dat antwoorden op één plek worden bijgehouden.

3. Evenementenbeheer

Microsoft Teams kan worden gebruikt om samen te werken aan de planning van evenementen, met name om bronnen en materialen te delen en te communiceren met deelnemers aan evenementen.

Organisatoren van evenementen kunnen eenvoudig evenementen maken en beheren via Microsoft Teams; dit omvat evenementregistratie, wachtlijsten en communicatie. De organisatoren kunnen evenementen promoten, meldingen verzenden, deelnemers en wachtlijsten bijhouden en zowel interne als externe gebruikers in staat stellen zich te registreren.

4. Taakbeheer

Bij het samenwerken aan bestanden en projecten in Microsoft Teams kan het handig zijn om al je taken binnen Microsoft Teams zelf te laten organiseren. Taken in Microsoft Teams helpen u bij het beheren van projecten en deadlines. Taken helpt u een groep mensen samen te brengen en hen te voorzien van de informatie die nodig is om hun projecten te voltooien.

Taken toont actieve items, hun toegewezenen en de projecten waar specifieke taken onder vallen. Eindgebruikers kunnen de voortgang controleren van taken die aan hen of hun teamleden zijn toegewezen, zodat ze deadlines kunnen halen.

Taken vormen een belangrijk onderdeel van het algemene projectbeheerbereik in Microsoft Teams, omdat het vergaderingen, planning, telefonische vergaderingen, enz. Omvat.

5. Goedkeuring van documenten

Traditionele goedkeuringsprocessen kunnen inhouden dat u een Word-document via e-mail verzendt en wacht tot een goedkeuring in uw Postvak IN verschijnt. Dit proces kan ingewikkelder worden wanneer u meerdere mensen moet volgen en beheren.

Als u migreert naar goedkeuringen in Microsoft Teams, kunt u in wezen documenten in hetzelfde venster herzien, bewerken en goedkeuren. Microsoft Teams geeft duidelijk de status, bron, aanvrager en goedkeurders aan, zodat alle betrokkenen op dezelfde pagina staan.

6. Peilingen

Heb je je afgevraagd wat de voordelen kunnen zijn van het ontvangen van realtime feedback tijdens een videogesprek in Microsoft Teams?

Met Microsoft Forms kunt u een poll maken of formulieren verzenden om bedrijfsbrede gesprekken te starten waarmee eindgebruikers antwoorden kunnen krijgen zonder te schakelen tussen e-mail of Excel om stemmen bij te houden. Microsoft Teams legt het voor je vast en voorziet je van de relevante informatie.

U kunt Polls gebruiken in reguliere teamvergaderingen, grote trainingssessies of wanneer u op afstand lesgeeft.

7. Samenwerken met externe partijen

Microsoft Teams biedt externe toegang en gasttoegang om bestandssamenwerking en communicatie met klanten of anderen buiten uw bedrijf mogelijk te maken. Beide typen bieden verschillende ervaringen voor de externe gebruiker; ze kunnen mogelijk communiceren met sommige Microsoft Teams-functies in uw organisatie en niet met andere. Het is belangrijk dat je beide vergelijkt om te peilen wat je nodig hebt.

U kunt een specifiek team maken voor elke klant waarmee u werkt. Hiermee kunt u documentatie, bestanden, rapporten en agenda’s delen in een beveiligde omgeving. Het maakt het gemakkelijker om contact te maken en te communiceren met uw klanten omdat u ze met één klik op de knop kunt bellen, chatten of ontmoeten.

8. Voor de klas

Microsoft Teams for Education biedt digitale samenwerkingsoplossingen op maat van universiteiten en scholen. Het platform stelt leraren, studenten en ouders in staat om op de hoogte te blijven van leren op afstand of hybride leren.

Gebruikers kunnen toepassingen van derden integreren, waardoor Microsoft Teams krachtiger en persoonlijker kan zijn voor hun onderwijsbehoeften. Bovendien hebt u toegang tot inzichten voor de scholen, met behulp van integraties en applicaties om de werkdruk te verminderen.

9. Hr-medewerkersportaal

Microsoft Teams kan de manier waarop u HR-gerelateerde taken structureert vereenvoudigen. De Dynamics 365 Human Resources-app binnen Microsoft Teams is een ruimte waar gebruikers verlof kunnen aanvragen en hun vrije tijd kunnen bekijken.

Gebruikers kunnen eenvoudig prikborden instellen om snel feestdagen of ziektedagen te markeren met de aangewezen aanwezigheidsbot. U kunt ook essentiële HR-bestanden ophalen, volgen en opslaan. De PowerBI-integratie stelt HR-professionals in staat om enquêtes en beoordelingen van nieuwe medewerkers te volgen.

10. Videovergaderingen

Met Microsoft Teams kunt u videovergaderingen plannen, waar u schermen kunt delen en gegevens in realtime kunt bekijken met uw collega’s. Wanneer u afspraken plant via uw Microsoft Teams-client, hebt u automatisch toegang tot de planningen van eindgebruikers en hoeft u niet langer e-mails te verzenden om de beschikbaarheid te bevestigen. Als je meer mensen nodig hebt voor een bepaalde sessie, kun je ze met slechts een paar klikken uitnodigen om met je mee te doen.

11. Bellen in de cloud

Als uw bedrijf worstelt met een traditioneel telefoonsysteem, overweeg dan om het te vervangen door Microsoft Teams. Het bevat mogelijkheden voor het hosten van externe en interne telefonische vergaderingen, ongeacht het apparaat waarmee u het opent, inclusief uw mobiel, browsertoepassingen of desktop.

Microsoft Teams faciliteert ook operaties als een all-inclusive, cloudgebaseerde vervanging voor uw telefoonsysteem. U kunt het bekijken in uw bestaande Microsoft Teams-client naast agenda’s en bestanden, waardoor externe samenwerking eenvoudiger en effectiever wordt.

Bron: experteq