Wat is Microsoft MyAnalytics en wat zijn de voordelen?

Microsoft MyAnalytics, voorheen Delve Analytics, is een applicatie die is ontworpen om werknemers en hun managers te helpen inzicht te krijgen in hoe werknemers hun tijd besteden, met als doel taken te optimaliseren en efficiënter te maken. MyAnalytics maakt deel uit van de Office 365-cloudgebaseerde suite met productiviteitstoepassingen. De applicatie kan gegevens bijhouden, zoals tijd doorgebracht in vergaderingen, Outlook-e-mails, productiviteit en tijd besteed aan laat werken.

Toepassingen zoals MyAnalytics zijn welkom in sommige hr-kringen waar het doel is om werknemers productief, efficiënt en tevreden te maken op de werkplek. De applicatie is bedoeld om teams ten goede te komen door analyses over werktaken te gebruiken om het werk en de snelheid van iedereen te verbeteren. MyAnalytics kan rapporten en dashboards ontwikkelen op basis van de productiviteit van een specifieke werknemer. Andere toepassingen voor human capital management, talent management en continuous performance management kunnen met deze data convergeren om personeelsconfiguraties en werkprocessen te optimaliseren.

MyAnalytics gebruikt gegevens die al beschikbaar zijn in de agenda en e-mail van een gebruiker. Op deze manier verzamelt het geen extra gegevens over gebruikersgewoonten. In theorie zou een gebruiker de tijd kunnen besteden om al deze gegevens zelf te verzamelen en te analyseren, dus MyAnalytics kan worden beschouwd als een automatiseringstool voor dit proces. De toepassing is opgenomen in Office 365 met een Enterprise E5-abonnement of als een add-on voor andere abonnementen.

Het gebruik

De Microsoft MyAnalytics-app kan worden gebruikt om de tijd bij te houden die aan verschillende taken wordt besteed. Microsoft verdeelt deze taken in een paar verschillende categorieën, waaronder vergaderuren, e-mailuren, focusuren, werk na sluitingstijd, wie zich in het netwerk van een gebruiker bevindt en een basistijdoverzicht.

• Het tijdsoverzicht kan worden gebruikt om een vereenvoudigde kijk te geven op hoe een gebruiker zijn tijd besteedt; het samenvatten van werkvergaderingsuren, e-mailuren, focusuren en werk na werktijd op één plek.
• Het netwerkgedeelte is bedoeld om te analyseren met wie een gebruiker werkt, zoals topmedewerkers.
• Met vergaderingen kunnen gebruikers hun tijd zien die ze in vergaderingen hebben doorgebracht, evenals hoe ze hun tijd in die vergaderingen beheren – als er tijd wordt besteed aan multitasking.
• E-mail laat gebruikers zien hoeveel tijd ze besteden aan het e-mailen van anderen. Een add-on voor deze functie is ook beschikbaar in Outlook. De add-on geeft gebruikers activiteitskaarten op basis van hun recente werkervaring.
• Microsoft definieert focusuren als tijd die buiten vergaderingen wordt doorgebracht. Het bedrijf ziet focusuren specifiek als minstens twee opeenvolgende uren tijd buiten vergaderingen.
• After hours is de manier van Microsoft om aan te geven hoeveel tijd een gebruiker besteedt aan het werken na zijn officiële werkdag. Gebruikers kunnen deze functie gebruiken om hun werk-privébalans bij te houden.

Hoe werkt het?

De MyAnalytics “Home” -pagina fungeert als het hoofddashboard dat statistieken toont over de afgelopen maand van de werkpatronen van een gebruiker. Bovendien kunnen gegevensinzichten worden gepersonaliseerd via de configuratie-instellingen om te laten zien welke gegevenspunten een gebruiker wil bijhouden.

MyAnalytics consolideert gegevens van Microsoft’s Outlook- en Skype for Business-apps, evenals van Microsoft Teams, Microsoft Exchange, Exchange Online, SharePoint en OneDrive. Gegevens worden opgeslagen in het postvak van de gebruiker, zodat deze hetzelfde beschermingsniveau krijgt als de e-mail van de gebruiker.

Gegevens geaggregeerd door MyAnalytics omvatten:

• E-mailgegevens, waaronder de hoofdtekst van e-mail, e-mailmetagegevens en gegevens over de acties die de e-mailontvanger onderneemt.
• Agendagegevens – inclusief gebruikersstatus – zoals of de gebruiker vrij, bezet of niet op kantoor is – evenals afspraak- of vergaderingsinformatie, zoals het type, de duur van de vergadering en het aantal deelnemers.
• Teams- en Skype voor Bedrijven-gegevens, inclusief het aantal audio- en videogesprekken, samenwerkingsactiviteiten en chats.
• OneDrive- en SharePoint-gegevens, waaronder documenten waaraan een gebruiker op elk platform heeft gewerkt.

MyAnalytics maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning en maakt gebruik van gegevens die worden gegenereerd door het gedrag van een werknemer en zijn of haar interactie met verschillende applicaties in de Office 365-suite.

De MyAnalytics-app kan leren met wie een bepaalde werknemer het vaakst vergadert en deze informatie gebruiken om aanbevelingen te doen over andere verbindingen binnen het bedrijf die nuttig kunnen zijn of gerelateerd materiaal te leveren voor een vergadering op basis van de deelnemers van de vergadering. MyAnalytics houdt de werkuren tijdens de werkdag en de tijd na werktijd bij en creëert patronen voor elke gebruiker. De app kan vervolgens bepaalde aanbevelingen doen over hoe u de tijd van een werknemer kunt vrijmaken en bepaalde taken efficiënter kunt maken.

Voordelen en mogelijke zorgen

Voordelen van MyAnalytics zijn onder andere:

• gegevensgestuurde aanbevelingen ontvangen om de workflow te verbeteren;
• meer inzicht in medewerkers en gebruikersnetwerken;
• een wekelijkse e-mailsamenvatting met suggesties om gebruikers te helpen hun werkpatronen te begrijpen;
• een Outlook-add-on om e-mailstatistieken rechtstreeks vanuit Outlook te bekijken;
• actional insights over hoeveel tijd er elke maand aan wat wordt besteed; en
• het potentieel om de productiviteit te verhogen.

Tegelijkertijd hebben werknemers, managers en waarnemers uit de industrie hun bezorgdheid geuit over het feit dat de taken van werknemers worden gecontroleerd. Velen maken zich zorgen dat constante monitoring van taken, zoals het schrijven van e-mails, het maken van vergaderingen of het openen van bepaalde documenten, de privacy van de werknemer schendt en de aggregatie van gegevens die kunnen worden gebruikt om een negatieve prestatiebeoordeling te rechtvaardigen. Het is echter belangrijk op te merken dat Microsoft geen agent installeert die de acties van een gebruiker actief controleert. Alle gegevens in MyAnalytics zijn gegevens die de gebruiker zelf uit zijn applicaties kan verzamelen. Microsoft heeft er ook naar gestreefd om gebruikers ervan te verzekeren dat hun gegevens privé zijn.

Hoe toegang te krijgen tot MyAnalytics vanuit Outlook

De add-on voor MyAnalytics in Outlook wordt automatisch geïnstalleerd bij de aankoop van een MyAnalytics-abonnement. Vanaf daar zouden gebruikers een pictogram “Insights” op het lint Home in Outlook moeten zien. Het pictogram moet rechtsboven staan. Dit is het MyAnalytics icoon. Als u het pictogram selecteert, kunnen gebruikers inzichten zien voor e-mails, werk na werktijd, een optie om contactpersonen toe te voegen, een optie om focustijd te boeken, taakherinneringen in te stellen en een optie om een lijst met gedeelde OneDrive- en SharePoint-documenten te bekijken.

Hoe het MyAnalytics ‘Insights’-pictogram uit Outlook te verwijderen

Gebruikers kunnen ervoor kiezen om zich af te melden voor MyAnalytics als geheel of ervoor kiezen om zich af te melden voor MyAnalytics in gesegmenteerde delen – allemaal met de optie om zich op een later tijdstip opnieuw aan te melden. Als u het pictogram Inzichten en dus de Outlook-invoegtoepassing wilt verwijderen, moet een gebruiker eerst zijn dashboard openen en het instellingenpictogram in de rechterbovenhoek van de pagina selecteren. Selecteer instellingen onder MyAnalytics en klik vervolgens op ‘Insights Outlook-invoegtoepassing’. Vanaf hier zou een gebruiker de optie moeten kunnen uitschakelen.

Bron: techtarget