Terug naar het overzicht

18 februari 2022

Office 365 Backup: waarom u een back-up oplossing van derden nodig hebt

In de eigen woorden van Microsoft voegen Office 365-klanten elke maand ongeveer 100 petabyte aan nieuwe inhoud toe – dat is 1 miljoen GB aan gegevens. Met zo’n grote hoeveelheid die circuleert tussen deze gebruikers en toepassingen, kunnen beveiliging en beschikbaarheid een geldige zorg zijn voor elk bedrijf dat Microsoft Office 365 gebruikt.

De toename in populariteit van de Microsoft Office 365-suite gaat verder dan tools zoals Word, Excel en PowerPoint. Andere toepassingen, waaronder Exchange Online, OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online, winnen ook aan tractie vanwege de voortdurende bedrijfsmigratie naar cloudservices.

Hoewel Microsoft een vorm van gegevensbescherming en bedreigingspreventie biedt, biedt het niet de benodigde functies die ervoor zorgen dat uw gegevens altijd toegankelijk zijn. Deze blogpost beschrijft de hiaten in de gegevensbescherming van Office 365 en legt uit waarom u een oplossing van derden nodig hebt met geavanceerde back-up- en herstelfuncties.

office 365 back-up

Beveiligingslekken in Microsoft Office 365

Organisaties die vertrouwen op Microsoft Office 365-toepassingen worden geconfronteerd met tal van interne en externe veiligheidsrisico’s. Deze kwetsbaarheden hebben niet alleen invloed op de integriteit van uw gegevens, maar kunnen ook leiden tot nalevingsproblemen. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste problemen met betrekking tot gegevensverlies en corruptie in de cloud:

  • Per ongeluk verwijderen van gegevens: hoe eenvoudig dit probleem ook lijkt, het komt vaker voor dan u denkt. Gelukkig is het ook gemakkelijk te vermijden. Als een gebruiker een bestand of een e-mail verwijdert, wordt deze verplaatst naar de map Herstelbare items en wordt daar 30 dagen bewaard; dan wordt het permanent verwijderd. Office 365 heeft een kortetermijnbewaringsbeleid en vereist dat gebruikers hun fouten binnen deze periode herstellen.
  • Externe en interne beveiligingskwetsbaarheden: bedreigingen kunnen van binnen of buiten uw bedrijf komen, omdat uw kritieke gegevens een doelwit zijn voor cybercriminelen en ontevreden werknemers. Microsoft biedt een beveiligingsarchitectuur om u te beschermen tegen ransomware-aanvallen en andere soorten externe schadelijke activiteiten. Zodra de schade is aangericht, hebt u echter beperkte opties om te herstellen wat is gecodeerd of verwijderd.
  • Naleving en wettelijke sancties: Het betalen van dure boetes en het ondervinden van juridische repercussies zijn een zekerheid wanneer u de integriteit van gegevensarchieven niet kunt handhaven. Hoewel Microsoft zijn gebruikers de functie Litigation Hold biedt, is de opslag beperkt en bevat deze geen eerder verwijderde gegevens. In Microsoft kunt u een wachtduur opgeven of ervoor kiezen om gegevens permanent te bevriezen en verwijdering te voorkomen.
  • Hiaten in het retentiebeleid: onvoldoende gegevensbeheer, continu personeelsverloop en slecht geplande gegevensmigratie veroorzaken over het algemeen retentielacunes als er geen goede back-uptool wordt gebruikt. Office 365 biedt geen ingebouwde back-upoplossing om dergelijke problemen te voorkomen, dus een oplossing van derden is onmisbaar. Klik hier voor meer informatie over een betrouwbare en geavanceerde back-upoplossing voor Microsoft 365.

Office 365-model voor gedeelde verantwoordelijkheid

Microsoft maakte duidelijk dat het zijn primaire verantwoordelijkheid is om een beschikbare en veilige omgeving te ontwikkelen en te onderhouden. Met andere woorden, Microsoft is verantwoordelijk voor zijn fysieke en cloudinfrastructuur waarmee alle applicaties soepel kunnen werken. Het is aan de gebruikers zelf om hun gegevens te beschermen. Dat gezegd hebbende, is het essentieel om het Shared Responsibility Model te begrijpen, dat de rollen als volgt verdeelt:

office 365 model

Voordelen van een Back-upoplossing voor Office 365 van derden

Met alle bedreigingen voor Microsoft 365-gegevens is een back-upoplossing van derden nodig om flexibele gegevensbescherming te garanderen. U moet verschillende voordelen overwegen voordat u een robuuste back-upstrategie implementeert die de veiligheid en herstelbaarheid van uw Office 365-gegevens garandeert.

Uitgebreide, intuïtieve en schaalbare oplossing

Een gebruiksvriendelijke en eenvoudige interface waarmee u alle gegevensbeschermingsactiviteiten gemakkelijk, altijd en overal kunt uitvoeren, is absoluut een prioriteit. Het zou ook nuttig zijn om een oplossing te hebben die een back-up maakt van virtuele, fysieke en cloudomgevingen, niet alleen Office 365-gegevens. Moderne tools bieden naadloos beheer van alle back-up- en herstelprocessen. Daarnaast komt schaalbaarheid goed van pas als het bedrijf een fluctuerende hoeveelheid data produceert. Of dat percentage nu toe- of afneemt, u kunt de oplossing altijd opnieuw afstemmen op uw nieuwe operationele behoeften.

Flexile incrementele back-up

Maak snellere back-ups en offload uw productienetwerk door incrementele back-ups uit te voeren. De nieuw toegevoegde blokken met gegevens of gegevens die zijn gewijzigd sinds de laatste back-up worden opgeslagen, waardoor de vereiste opslagruimte wordt verminderd. Zorg ervoor dat u een oplossing kiest waarmee een back-up wordt gemaakt van Microsoft Exchange Online-postvakken, SharePoint Online-sites en OneDrive voor Bedrijven-bestanden.

Langdurige gegevensbewaring

Door de beperkte functie voor gegevensbewaring van Microsoft 365 aan te vullen met functionaliteit voor de lange termijn, kunnen bedrijven voldoen aan nalevingsvereisten. Verminder het verbruik van opslagruimte en zorg ervoor dat de benodigde gegevens altijd beschikbaar zijn, zelfs na een langere opslagperiode, met behulp van het Grandfather-Father-Son (GFS) herstelpuntrotatieschema.

Automatisering en planning

Verminder handmatige inspanningen met geavanceerde planningsopties waarmee u workflows kunt automatiseren. Bijna alle oplossingen bevatten een soort automatiserings- en planningsopties, dus kijk uit voor die in een goede back-upoplossing voor Microsoft 365.

Granulair herstel

In plaats van het gedoe van het herstellen van grote gegevenssets, kunnen moderne back-upoplossingen u helpen snel individuele e-mails, bestanden en mappen te vinden, zodat u ze naar hun oorspronkelijke locatie of een andere kunt herstellen. Het is mogelijk om granulair herstel te gebruiken om verwijderde of beschadigde items van hun back-ups te herstellen.

Compliance zoekfunctie

Het belang van het produceren van gegevens op aanvraag kan niet worden overschat, vooral als het gaat om het voldoen aan nalevingsvereisten. Of u nu aan een e-discovery moet voldoen of aan wettelijke verplichtingen moet voldoen, met de geavanceerde zoekfunctionaliteit kunt u e-mails en andere items vinden door gewoon een trefwoord op te geven.

Toegangscontrole voor gebruikers

Voorkom ongeautoriseerde toegang tot uw gevoelige gegevens met Role-Based Access Control (RBAC). Verleen machtigingen, beperk bevoegdheden en controleer gebruikers om ongewenste toegang tot Microsoft 365-back-ups te verminderen. Dit vermindert drastisch de dreiging van opzettelijke of onbedoelde wijziging en verwijdering door malafide gebruikers.

ALTA-ICT Backup & Restore voor Microsoft Office 365

ALTA-ICT levert de ultieme back-up oplossing die bedrijven van elke omvang helpt de veiligheid van hun Microsoft Office 365-gegevens te waarborgen. Alle voordelen die hier worden vermeld, en meer, zijn te vinden in ALTA-ICT Backup & Restore. Stroomlijn gegevensbeveiligingsactiviteiten en beveilig Microsoft Exchange Online-postvakken, SharePoint Online-sites en OneDrive voor Bedrijven-bestanden.

Bron: techgyd

Meer weten?

Neem contact op

Gerelateerde
blogs

Naar alle blogs

Tech Updates: Microsoft 365, Azure, Cybersecurity & AI – Wekelijks in je Mailbox.