Terug naar het overzicht

11 april 2023

Migratiehandleiding van Google Workspce naar Microsoft 365 voor bedrijven

Aangezien veel organisaties migreren van G Suite naar Microsoft 365, vraagt u zich misschien af of Microsoft 365 beter is dan G Suite? Hoe migreer je naar Microsoft 365? We zullen u door het raamwerk van migratie naar M365 leiden en nuttige tips delen om u te helpen bij het plannen en uitvoeren van uw migratie.

Office 365 (nu omgedoopt tot Microsoft 365)

G Suite (nu omgedoopt tot Google Workpace)

Hoewel de beslissing om te migreren vaak wordt genomen in de hogere echelons van een organisatie, is het een ontmoedigende taak voor elk IT-team om aan te pakken. Ons team bij ALTA-ICT heeft veel organisaties geholpen bij de succesvolle overgang van G Suite naar Microsoft 365 door middel van ons grondige proces dat in deze blog wordt beschreven.

Voordelen van migreren naar Microsoft 365

Wilt u G Suite migreren naar Microsoft 365? Zowel G Suite als Microsoft 365 zijn cloudgebaseerde Software as a Service (SaaS) platformen en bieden verschillende kenmerken en functionaliteiten. Een paar redenen waarom organisaties overstappen van G Suite naar M365 is het gemak van schaalbaarheid, beveiliging, betrouwbaarheid en efficiëntie. Een paar voordelen van M365 zijn:

  1. Gebruiksgemak
  2. Microsoft 365-samenwerking
  3. Aangepaste prijzen
  4. Cloudopslag
  5. Mogelijkheden voor offline bestandstoegang
  6. Office 365-toepassingen
  7. Geavanceerde beveiliging en bescherming tegen bedreigingen – Office 365 heeft veel certificeringen zoals (FISMA, SSAE16, HIPAA, SOC1 Type II, SOC2 Type II, ISO 27001, 27018, GDPR, EU Data Protection Directive)

Uw migratie naar Microsoft 365 plannen vanuit G Suite

Zoals alle migratieprojecten is planning van het grootste belang en begint het met het uitvoeren van een gezondheidscheck van uw bronomgeving naast een inventaris. Als u begrijpt wat uw organisatie in G Suite gebruikt, kunt u uw migratieaanpak ontwikkelen. In de meeste gevallen willen organisaties hun gegevens “optillen en verschuiven” om verlies te voorkomen. Sommige organisaties zullen ervoor kiezen om alleen de meest kritieke gegevens te migreren, zoals e-mail en cloudbestandsopslag, waardoor ze hun nieuwe oplossing vanaf de grond af aan kunnen bouwen om aan hun behoeften te voldoen. Beide benaderingen brengen verschillende uitdagingen met zich mee. Vanwege de verschillen in de omgang van elk platform met gegevens, bestaat het risico dat de betrouwbaarheid verloren gaat. Het kennen en begrijpen van de verschillen zal helpen bij het selecteren van de juiste aanpak voor uw organisatie. Dit zal op zijn beurt uw niveau van succes in uw migratie verhogen en u helpen om verwachtingen te communiceren / te stellen met uw eindgebruikers.

Naast het in kaart brengen en inventariseren van je migratiebron, is het plannen van je Microsoft 365-tenantimplementatie een belangrijke factor bij het opstellen van een succesvol migratieresultaat. Microsoft biedt een verscheidenheid aan functies en mogelijkheden op gebieden zoals e-mail en samenwerking, identiteits- en gegevensbeveiliging, preventie van gegevensverlies, eindpuntbeheer en nog veel meer. Het creëren van een goede basis op al deze gebieden zal een soepele migratie van gegevens en gebruikerstransitie mogelijk maken.

Migratie tussen productiviteitssuites van Google en Microsoft heeft de meeste gevolgen, zo niet de hele organisatie. Denk aan zakelijke workflows, samenwerking, datastructuren, compliance, etc. als u uw bedrijfsworkflows nog niet in kaart hebt gebracht en gedocumenteerd, is dit een goed moment. Als u weet hoe uw migratie van invloed is op bedrijfseenheden en hoe uw organisatie reageert op veranderingen, wordt de acceptatie van het nieuwe platform gestimuleerd.

Onze tip hier is om zoveel mogelijk tijd te nemen om uw migratie te bekijken en te plannen. Zoals het gezegde luidt: “meet zeven keer, snijd één keer.” Krijg inzicht in uw gegevens, zakelijke impact van migratie, bronplatform, doelplatform en de limieten van elk met betrekking tot uw migratieproject. Bedenk een draaiboek, testen, validatiescenario’s en back-outplannen voor elke fase van uw migratie.

De juiste migratietool selecteren

Microsoft biedt native toolsets beschikbaar om te helpen bij het migreren naar zijn platform vanuit verschillende bronnen; veel organisaties kiezen er echter voor om te kiezen voor een tool van derden, zoals BitTitan of SkyKick. Het selecteren van de juiste migratietool die past bij het migratiedoel van uw organisatie, heeft een grote invloed op het migratieresultaat. Uw selectiecriteria moeten rekening houden met verschillende factoren, zoals:

  • Ondersteunde migratieomgevingen
  • Privacy, beveiliging en compliance (bijv. HIPAA, PCI, GDPR, enz.)
  • Wat wel en wat niet wordt gemigreerd
  • Eindpuntbeheer en -configuratie
  • Beschikbaarheid en opties voor ondersteuning
  • Licentieopties en kosten

Het gebruik van een tool van derden voor uw migratie brengt kosten met zich mee. Met veel beschikbare licentieopties is het belangrijk om de juiste optie te selecteren waarmee uw organisatie de meeste waar voor uw geld krijgt. Veel tools van derden hebben gecompliceerde licentieschema’s en meerdere licentiebundelkeuzes. Kosten mogen echter nooit een doorslaggevende factor zijn bij het selecteren van de juiste migratietool voor uw organisatie. Koop één keer, huil één keer, zolang uw beslissing ervoor zorgt dat u alles migreert wat u nodig hebt en de hoofdpijn na de migratie voor uw organisatie vermindert.

De beste tip die we hier kunnen geven, is om de due diligence te doen om de beschikbare migratietools af te stemmen op uw migratiebehoeften. In de meeste gevallen biedt één tool alles wat nodig is voor een succesvolle migratie. Begrijp de beperkingen van uw tool en hoe u deze kunt beperken. Zorg ervoor dat de tool kan voldoen aan de door u gewenste beveiligings- en nalevingsvereisten.

Migratiestrategie voor G Suite naar Microsoft 365

Zodra u uw migratietool naar keuze hebt geselecteerd, is het een goed idee om een migratiestrategie te kiezen. De meeste tools bieden verschillende opties, maar over het algemeen zullen de meeste organisaties kiezen voor een Pre-Staged Cutover, Big-Bang of Co-Existence scenario.

De Pre-Staged Cutover is de meest gebruikte migratiestrategie bij de migratie van G Suite naar Microsoft 365. Het maakt het mogelijk om de meeste gegevens van de organisatie naar de bestemming te verplaatsen, waardoor tijd en ruimte nodig is om andere taken te voltooien die betrokken zijn bij de migratie en de tijd die nodig is voor systeemvernieuwing wordt verkort. Het nadeel van het gebruik van deze methode is de mogelijkheid dat wijzigingen in de bron niet naar de bestemming worden gerepliceerd, omdat de meeste tools alleen gegevens kopiëren in plaats van synchroniseren.

De Big-Bang strategie wordt vaak ingezet door een kleinere organisatie die bijvoorbeeld in het weekend een serviceonderbreking kan verdragen. De Big-Bang Strategie is de eenvoudigste en meest kosteneffectieve methode. Hoewel het enkele nadelen met zich meebrengt, zoals vertragingen in de beschikbaarheid en toegang tot gegevens, ontbrekende gegevens en verlengde downtime, afhankelijk van de grootte en reikwijdte van de hoeveelheid gegevens die wordt gemigreerd.

Het Co-Existentie scenario is vaak gereserveerd voor de grotere, complexere organisaties die niet in staat zijn om iedereen tegelijkertijd te migreren. Bijvoorbeeld als de organisatie ervoor kiest om te verhuizen op basis van business unit-vereisten of een lage/geen tolerantie heeft voor serviceonderbrekingen. Dit is de duurste en moeilijkste strategie om te implementeren. Het hele migratieproces kan maanden in beslag nemen en heeft vaak verschillende gevolgen voor de hele organisatie.

Onze tip om te beginnen met Pre-Staged Cutover als uw geplande migratiestrategie en vervolgens tafeloefeningen te doorlopen om ervoor te zorgen dat deze past bij uw organisatiebehoeften voordat u andere migratiestrategieën overweegt.

Uw migratie van Google naar M365 documenteren

Terwijl u uw migratie van Google naar Microsoft 365 plant en uitvoert, moet u ervoor zorgen dat uw team elke stap van de weg documenteert. Documentatie is niet alleen nuttig om naar te verwijzen tijdens het project, maar maakt het ook gemakkelijk om na het projectonderzoek te analyseren en geleerde lessen te bespreken. Documentatie kan ook nodig zijn voor nalevings- of auditdoeleinden om te laten zien wat en hoe dingen zijn voltooid.

Een element, vaak over het hoofd gezien, is instructie door eindgebruikers. Terwijl u zich voorbereidt op het plannen van uw communicatie met uw organisatie, moet u overwegen wat uw gebruikers moeten weten wanneer ze worden gemigreerd. Zorg ervoor dat u de scenario’s zelf doorloopt en uw ervaring documenteert.

Onze tip is om een gecentraliseerde, georganiseerde repository te gebruiken om uw documenten te bewaren. De meeste organisaties gebruiken een bestandsshare, maar als u uw Microsoft 365-tenant aan de praat krijgt, kan dit een OneNote-notitieblok, een SharePoint-site of een Teams-kanaal zijn. Houd een logboek bij van acties/stappen, artefacten (bijv. Screenshots, bestanden, enz.) en documentversies als er wijzigingen optreden. Maak gedetailleerde instructies voor eindgebruikers die de benodigde taken communiceren die tijdens de migratielevenscyclus moeten worden voltooid.

Stappen voor het communiceren van je Microsoft 365-migratie

Verandering is moeilijk! Vooral bij het migreren tussen productiviteitssuites die van invloed zijn op elk aspect van uw bedrijf. Zoals eerder vermeld, is het belangrijk om te weten hoe uw migratie van invloed is op bedrijfseenheden en hoe mensen in uw organisatie werken om de acceptatie van het nieuwe platform te stimuleren. Een goede communicatiestrategie kan de overgang naar het nieuwe platform in uw organisatie vergemakkelijken door uw gebruikers voor te bereiden op eventuele verstoringen, taken die ze mogelijk moeten uitvoeren en wijzigingen in de workflow.

Bij het plannen van uw communicatie is het noodzakelijk om een tijdlijn van e-mails en kennisgevingen vast te stellen. Door goed te communiceren, zorgt u ervoor dat uw boodschap goed wordt ontvangen op meerdere afdelingen / bedrijfseenheden. Het is belangrijk om te beginnen met een voorlopige communicatie om verwachtingen te stellen met de belangrijkste belanghebbenden en eindgebruikers. Vervolgens zijn, afhankelijk van de migratiestrategie, secundaire, tertiaire, in behandeling zijnde, inhaal- en definitieve communicatie-e-mails nodig om iedereen op de hoogte te houden. De grootte van uw organisatie en de omvang van de migratie bepalen uw communicatiepatroon.

Onze tip hier is om uw communicatie-e-mails / kennisgevingen te plannen. Werk, indien beschikbaar, samen met de HR- en werknemersafdeling van uw organisatie om uniformiteit in uw communicatiejargon te behouden. Wanneer u Google Gmail migreert naar Microsoft Exchange Online, moet u ervoor zorgen dat u een plan hebt om vóór de overgang met uw eindgebruikers te communiceren en instructies te geven over hoe u zich kunt aanmelden bij de bestemming.

Ontwikkel het migratierunbook

Zoals elk project is het cruciaal om een actieplan te ontwikkelen dat elke stap dicteert. Dit plan wordt meestal een Migration Runbook genoemd en het doel is om elke stap van de migratie (meestal op hoog niveau) te schetsen, tijdlijnen, verantwoordelijkheden, verwachte resultaten en een terugvalplan te definiëren.

Het Migration Runbook dient als raamwerk voor het hele project en is meestal onderverdeeld in verschillende fasen, als volgt:

  1. Pre-migratie
  2. Migratie Cutover
  3. Na de migratie
  4. Migratie opschonen

Zorg ervoor dat u belangrijke belanghebbenden en verantwoordelijke partijen toewijst aan elke taak, met primaire en secundaire verantwoordelijkheden, en stel begin- en einddatums in. Definieer taaktypen en detailstappen waarvoor wijzigingsbeheer vereist is. Houd de zaken op een hoog niveau, maar zorg er ook voor dat u taken oproept die gedetailleerde actie vereisen. Een voorbeeld hiervan kan het migreren van een resource op een specifiek tijdstip zijn om de betrouwbaarheid van gegevens te garanderen. Een ander voorbeeld kan een oproep zijn voor een VIP in een bepaalde business unit.

Onze tip hier is om de tijd te nemen voor het ontwikkelen van uw Migration Runbook. Doorloop het plan en voer, indien gerechtvaardigd, een tafeloefening uit om ervoor te zorgen dat alle partijen synchroon lopen. Het Migration Runbook is meestal een levend kader en het is oké om indien nodig wijzigingen aan te brengen om de migratiedoelen te bereiken.

Uitvoering en afronding

Alles tot nu toe zal de uitvoering van uw migratieproject begeleiden. De hoeveelheid tijd en moeite die in de planning wordt gestoken, zal het succes van de migratie bepalen. Zodra u uw T’s hebt gekruist en uw I’s heeft gestippeld, bent u klaar om te migreren van G Suite naar M365.

Onze tip hier is om het plan te volgen dat u hebt gemaakt, elke stap bij te houden, de voortgang en valkuilen te documenteren en uw Migration Runbook-framework te raadplegen om u op het goede spoor te houden.

Hoe wij u kunnen helpen

ALTA-ICT is een technologieconsultancypartner met een focus op klantvereisten, transparantie en agnostische oplossingen. Maak gebruik van onze aanpak om uw technologieën te versterken en uw IT-initiatieven uit te voeren. ALTA-ICT wordt geleverd door een team van hoogopgeleide en deskundig opgeleide technici en zet zich in om uw bedrijf te helpen bij het kiezen en uitvoeren van de perfecte migratiestrategie om uw overstap van G Suite naar Microsoft 365 uit te voeren.

Voordelen van migreren naar Microsoft 365 met ALTA-ICT:

  1. integratie van end-user change management met de technische aspecten
  2. Gebruik best practices gericht op high-end gebruikerstevredenheid met minimale verstoring van de workflow
  3. Soepele uitrol met ondersteuning op basis van ervaringen uit het verleden
  4. Versnelde projecttijdlijnen als gevolg van bewezen processen
  5. Vermindering van kostbare risico’s en verrassingen tijdens implementaties

Neem vandaag nog contact met ons op en laat ons u helpen bij de succesvolle uitvoering van uw migratie van G Suite naar Microsoft 365!

Bron: psmpartners

Meer weten?

Neem contact op

Tech Updates: Microsoft 365, Azure, Cybersecurity & AI – Wekelijks in je Mailbox.