Migratiehandleiding van Google Workspace naar Microsoft 365 voor bedrijven

Veel organisaties maken de overstap van G Suite (nu Google Workspace) naar Microsoft 365. Deze beslissing wordt vaak op directieniveau genomen, maar de technische uitvoering ervan valt meestal op de schouders van het IT-team. In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe u succesvol kunt migreren naar Microsoft 365, met praktische tips voor planning, uitvoering en beheer.

Waarom overstappen naar Microsoft 365?

Microsoft 365 biedt verschillende voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar schaalbaarheid, veiligheid en meer geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

Gebruiksvriendelijke samenwerking – Office-applicaties zoals Word, Excel en Teams bevorderen naadloze samenwerking.
Veiligheid en compliance – Met geavanceerde beveiligingsopties, zoals multi-factor authenticatie en certificeringen (FISMA, HIPAA, GDPR), biedt Microsoft 365 sterke bescherming voor uw data.
Offline toegang en cloudopslag – Werken zonder internetverbinding is mogelijk, met automatische synchronisatie zodra u weer online bent.
Flexibele licentiemogelijkheden – Microsoft 365 biedt diverse abonnementsopties die kunnen meegroeien met uw organisatiebehoeften.

De eerste stap: Planning van uw Microsoft 365-migratie

De basis voor een succesvolle migratie is een gedegen planning. Begin met het analyseren van uw huidige omgeving in Google Workspace. Door inzicht te krijgen in de gebruikte data en workflows kunt u bepalen welke data cruciaal zijn voor migratie en welke data wellicht in een nieuwe structuur opgezet moeten worden.

Belangrijke aandachtspunten in de planningsfase:

Inventarisatie van data en workflows – Wat moet gemigreerd worden, en wat kan achterblijven?
Tenant-implementatie – Zorg dat uw Microsoft 365-omgeving goed is ingericht op het gebied van e-mail, identiteit, en gegevensbeveiliging.
Documentatie van bedrijfsprocessen – Het vastleggen van workflows helpt om de overstap soepel te laten verlopen en adoptie te verhogen.
Communicatie met eindgebruikers – Plan communicatie naar eindgebruikers over wat zij kunnen verwachten, met aandacht voor veranderingen in hun werkwijzen.

De juiste migratietool kiezen

Er zijn verschillende tools beschikbaar om de migratie te ondersteunen. Microsoft biedt native migratietools, maar voor specifieke behoeften of complexe migraties kan een externe tool een betere oplossing zijn. Bij het kiezen van een migratietool moet u rekening houden met:

Ondersteunde omgevingen en dataformaten – Zorg ervoor dat de tool al uw data en platforms ondersteunt.
Compliance en beveiliging – De tool moet voldoen aan relevante normen (bijv. GDPR, HIPAA).
Kosten en licentie-opties – Kies een licentieoptie die past bij de omvang en het budget van uw project.

Migratiestrategieën: Pre-Staged Cutover, Big-Bang, of Co-Existence

De gekozen strategie hangt af van de grootte van uw organisatie en uw specifieke eisen:

Pre-Staged Cutover – De meest gekozen optie, waarbij de meeste data vooraf worden gemigreerd. Dit beperkt de downtime, maar kan risico’s met zich meebrengen als er wijzigingen optreden tijdens de migratie.
Big-Bang – Alle data worden in één keer gemigreerd, vaak tijdens een weekend. Dit is sneller, maar vereist een tijdelijke serviceonderbreking.
Co-Existence – Een meer geleidelijke migratie, geschikt voor grote organisaties die geen verstoring van diensten kunnen tolereren. Deze optie is complexer en kan langer duren.

Tip: Start bij voorkeur met een Pre-Staged Cutover en doorloop tafeloefeningen om de geschiktheid voor uw organisatie te bepalen.

Documenteer elke stap van uw migratieproces

Documentatie is essentieel voor een gecontroleerd verloop en biedt referenties tijdens én na de migratie. Het helpt ook bij het voldoen aan compliance-eisen en maakt het eenvoudiger om het project achteraf te evalueren. Denk bij de documentatie aan:

Centrale opslag van documenten – Gebruik bijvoorbeeld een OneNote-notitieblok of een SharePoint-site voor al uw migratiedocumenten.
Gedetailleerde gebruikersinstructies – Maak duidelijk wat eindgebruikers moeten doen voor, tijdens en na de migratie.

Het belang van communicatie bij uw Microsoft 365-migratie

Bij een migratie is verandering onvermijdelijk, en communicatie is essentieel om de overgang soepel te laten verlopen. Maak een tijdlijn voor uw communicatie met gebruikers en zorg voor consistentie in uw boodschap. Begin met een overzichtsbericht aan alle belanghebbenden en plan vervolgens specifieke updates tijdens de migratie.

Tip: Werk samen met HR om de juiste toon te vinden voor uw communicatie en stem deze af op uw bedrijfscommunicatiestijl.

Ontwikkel een Migration Runbook

Een Migration Runbook is een actieplan waarin u stap-voor-stap het hele migratieproces vastlegt. Dit document beschrijft elke taak, met specifieke data, verantwoordelijkheden en verwachte resultaten. Onderverdeel het plan in fases:

Pre-migratie – Voorbereiding en inrichting van de Microsoft 365-omgeving.
Migratie Cutover – De feitelijke migratie van data en gebruikers.
Na de migratie – Validatie en testen van de nieuwe omgeving.
Opschonen – Controle op achtergebleven data en optimalisatie van de nieuwe structuur.

Tip: Neem de tijd om het Migration Runbook zorgvuldig op te stellen en doorloop het met alle betrokkenen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.

Uitvoering en afronding van de migratie

Met een goed doordacht plan in handen bent u klaar om de migratie uit te voeren. Volg het runbook nauwkeurig, documenteer de voortgang en zorg voor gedetailleerde verslaglegging van eventuele problemen. Dit zorgt voor een heldere focus en helpt om het migratieproces op schema te houden.

Hoe wij u kunnen helpen

Bij ALTA-ICT hebben we uitgebreide ervaring met het begeleiden van organisaties bij hun overstap naar Microsoft 365. Ons team biedt technische ondersteuning en change management, en zorgt voor een soepele implementatie, gericht op tevreden eindgebruikers en minimale verstoring van de workflow.

Voordelen van samenwerken met ALTA-ICT:

End-user change management geïntegreerd met technische ondersteuning
Best practices voor hoge gebruikerstevredenheid en gestroomlijnde uitrol
Versnelde projecttijdlijnen door beproefde processen
Beheersing van risico’s en vermindering van verrassingen tijdens implementatie

Neem vandaag nog contact met ons op en laat ons u helpen bij een succesvolle migratie naar Microsoft 365!