5 spannende manieren waarop Microsoft 365 het hybride kantoor kan inschakelen

“Hybride kantoor” is het nieuwe modewoord dat je zult horen gebruiken in zakelijke discussies. Het is de mix van werknemers die zowel op kantoor werken als vanuit huis werken. Dit is meer dan een modewoord geworden en is nu voor veel bedrijven de realiteit.

Er was een enquête onder werknemers met banen die op afstand geschikt zijn. Uit de enquête bleek dat vanaf februari 2022 42% van hen een hybride schema werkte. En 39% werkte fulltime vanuit huis.

De wereldwijde pandemie bracht deze hybride kantoortransitie in gang. Het dwong bedrijven om te werken met teams die niet meer veilig naar kantoor konden komen. Gedurende deze tijd hebben werkgevers en werknemers de voordelen van hybride werk uit de eerste hand ervaren.

Deze voordelen van teams op afstand omvatten kostenbesparingen voor zowel werknemers als werkgevers. Het stelde het bedrijf ook in staat om met meer flexibiliteit te werken. Een ander voordeel was een ander voordeel.

Eén feit verraste veel werkgevers die vreesden dat werken op afstand de productiviteit zou verhogen. Het nam in veel omstandigheden zelfs toe.

63% van de snelgroeiende bedrijven gebruikt een hybride werkbenadering van “productiviteit overal”.

Om hybride teams productief te laten zijn, moeten ze verbonden blijven. Waar ze ook werken, de juiste technologische hulpmiddelen moeten hen in staat stellen.

Een van de leiders op dit gebied is Microsoft geweest. Het bedrijf is van plan om dit jaar verschillende spannende updates toe te voegen. Deze zullen bedrijven meer tools bieden om hun hybride teams in staat te stellen.

Hier volgen enkele manieren waarop u Microsoft 365 kunt gebruiken om een productief hybride kantoor te optimaliseren. Merk op dat sommige van deze functies al uit zijn en dat andere later dit jaar zouden moeten worden uitgebracht.

1. Microsoft Teams en uitgebreide functies

Microsoft Teams is veel meer dan een teamberichten-app. De applicatie combineert de beste functies van virtuele videovergaderingen en berichtenkanalen. Het brengt hen samen in een platform dat is ontworpen als een veilige online werkhub.

MS Teams heeft de afgelopen vijf jaar een lange weg afgelegd. En het bedrijf blijft meer functies toevoegen om hybride kantoren mogelijk te maken. Enkele van de recente functie-updates zijn:

• De mogelijkheid om webinar registratie te doen
• Presentatormodi die een professionelere virtuele aanwezigheid bieden
• Verhoogde beveiliging door functies zoals slimme koppelingen en slimme bijlagen
• Een volledige zakelijke VoIP-telefoonsysteem add-on
• De toevoeging van een “metaverse” component genaamd Mesh for Teams

2. Nieuwe vergaderopties voor RSVP in Outlook

Een van de uitdagingen, wanneer niet iedereen op dezelfde plaats werkt, is hoe je weet wanneer je moet ‘inklokken’ en ‘uitklokken’. Evenals hoe je collega’s kunt laten weten of je volgende week thuis of op kantoor werkt.

Om hybride teams beter te kunnen coördineren, krijgt Outlook een update. Hiermee kunnen gebruikers RSVP naar vergaderingen. Dit kan teamleden laten weten of ze virtueel of persoonlijk aanwezig zijn.

3. Betere framing voor boeiendere vergaderingen

Een ding dat kan afleiden van het doel van een vergadering is iemands achtergrond thuis. Positionering van de camera kan ook problematisch zijn. Bij één persoon kan zijn gezicht 80% van het videoscherm in beslag nemen. Een ander kan slechts 20% in beslag nemen omdat ze verder weg van de camera van hun pc zitten.

Een nieuwe Surface Hub 2S Smart Camera zorgt voor een betere gezichtsbegrenzing. Dit is van invloed op wanneer mensen virtueel vergaderen in Microsoft Teams. Functies zijn onder meer het aanpassen van de kamerweergave, zodat de gezichten van mensen duidelijker zijn. Evenals het hebben van meer consistente maatvoering.

Het videoscherm past zich ook automatisch aan wanneer mensen een fysieke ruimte binnenkomen of verlaten.

4. Krijg betere controle over uw video met behulp van PowerPoint om te presenteren

Mensen delen vaak een scherm in een videogesprek en presenteren een PowerPoint-presentatie. Het kan moeilijk zijn om iedereen zo betrokken te houden als wanneer je persoonlijk presenteert.

Persoonlijk kunt u bijvoorbeeld oogcontact houden. Mensen kunnen je gezichtsuitdrukkingen duidelijk zien als je verschillende dingen benadrukt. Dat is niet altijd het geval bij virtueel presenteren. De app kan uw videofeed in een klein vak duwen.

Er is een nieuwe aankomende functie voor Teams genaamd Cameo. Hiermee kunt u PowerPoint naadloos integreren met MS-teams. U kunt precies bepalen hoe u uw videofeed wilt weergeven in relatie tot uw presentatie.

Een andere toevoeging is Recording Studio. Met deze nieuwe functie voor PowerPoint kunt u professioneel ogende on-demand video’s opnemen. Je kunt het direct in de app doen.

5. Krijg hulp bij je presentatievaardigheden

Microsoft heeft de afgelopen jaren veel AI-mogelijkheden in Microsoft 365 gegoten. Eentje die je straks helpt om betere virtuele presentaties te geven is Speaker Coach.

Dit is een privé en persoonlijke coach. Het kan u helpen uw presentatievaardigheden aan te scherpen. Dit verbetert uw overstap naar de verschillen tussen online presenteren versus persoonlijk presenteren.

Enkele van de feedback die het kan bieden, zijn onder meer:

• Gebruik van repetitieve taal
• Gebruik van opvulwoorden (um)
• Spreektempo
• Pauzeren voor invoer
• Intonatie
• Luidspreker overlapt
• En meer

Vraag ons over het verbeteren van uw hybride Office-mogelijkheden met Microsoft 365

Microsoft 365 heeft een heleboel handige functies. Maar het helpt wel om een deskundige gids te hebben om u te helpen bij het navigeren door deze mogelijkheden. Neem vandaag nog contact met ons op om een chat op te zetten over hoe Microsoft 365 je bedrijf kan helpen groeien.

Bron: jpthegeek