5 redenen om Microsoft Teams te gebruiken in plaats van e-mails

E-mail is lange tijd de steunpilaar geweest van teamcommunicatie en samenwerking. Ondanks dat het ook de vloek is van effectieve samenwerking, blijft het voor veel organisaties de kern van hoe teams communiceren en samenwerken.

Microsoft Teams maakt deel uit van de Office 365-suite van zakelijke services en is een modern alternatief voor e-mail, dat duidelijke, efficiënte en effectieve communicatie en samenwerking mogelijk maakt, zowel met interne teams als met externe partners. Hier zijn vijf belangrijke redenen waarom u Microsoft Teams zou moeten gebruiken in plaats van e-mail voor teamsamenwerking.

Bevorder open communicatie en teamwork

E-mails zijn rechtstreeks aan een of meer mensen geadresseerd, wat betekent dat u niet alleen het risico loopt iemand uit te sluiten die waardevol kan zijn voor de discussie, maar dat u waarschijnlijk ook de inbox verstopt van mensen die dat niet echt hoeven te zijn. betrokken.

Met Microsoft Teams kunnen discussies door iedereen in het team worden bekeken, zonder zich actief in hun werk te mengen of hun inbox vol te proppen. Mensen kunnen er dan voor kiezen om een ​​bijdrage te leveren aan de discussie als ze iets nuttigs toe te voegen hebben, anders kunnen ze gewoon op de hoogte blijven van het gesprek zonder erbij betrokken te zijn. Een dergelijke open communicatie helpt om iedereen op de hoogte te houden van teamactiviteiten, terwijl het teamwerk en het delen van kennis wordt aangemoedigd.

Verminder afleiding en blijf gefocust

We hebben allemaal een constante stroom van e-mails die in onze inbox terechtkomen, of het nu lopende discussies zijn, nieuwe vragen of misschien threads waar we gewoon in worden gecc’d om ons ‘op de hoogte’ te houden. We kunnen ons best doen in Outlook om submappen en regels te maken om te proberen georganiseerd te blijven, maar onvermijdelijk zorgt de stroom van e-mails die allemaal onze aandacht eisen, voor afleiding en overweldiging.

Met Microsoft Teams vindt samenwerking plaats via het juiste kanaal, waardoor alle communicatie en bestanden op natuurlijke wijze gegroepeerd, georganiseerd en gestructureerd blijven zonder dat andere niet-gerelateerde zaken het water vertroebelen. Hier bij Grassroots IT hebben we bijvoorbeeld een kanaal in Teams dat zich toelegt op samenwerking rond onze marketinginhoud, en een ander kanaal dat zich toelegt op prioriteit 1 noodsituaties van klanten. Zoals je je kunt voorstellen, als onze medewerkers gefocust zijn op een noodgeval bij een klant, willen we niet dat ze worden afgeleid door discussies over blogposts!

Gebruik van discussiethreads

Een e-maildiscussie blijft alleen georganiseerd als één persoon tegelijk op het meest recente bericht reageert. In een groepsdiscussie gebeurt dit echter zelden, waarbij meerdere mensen afzonderlijk op hetzelfde bericht antwoorden, waardoor er onmiddellijk een ‘fork’ in de thread ontstaat, die elk snel kan overgaan in een afzonderlijk gesprek en opnieuw fork. Het bijhouden van welk gesprek dat is, kan uitdagend en destructief zijn voor de teamsamenwerking.

In Microsoft Teams kunnen alle discussiethreads in realtime worden bekeken door alle leden, waardoor het gemakkelijk en natuurlijk is om een ​​enkele thread gefocust te houden en te herkennen wanneer een nieuw, afzonderlijk gesprek moet worden gestart.

Blijf op de hoogte met doorzoekbare geschiedenis

Je bent misschien een uur weggegaan van je e-mail tijdens de lunch, of een week voor een welverdiende vakantie, maar in beide gevallen kan het een kwestie van alles of niets zijn om op de hoogte te blijven van een e-mailthread die je hebt gemist. Of je hebt tientallen e-mails met meerdere threads om samen te voegen, of je bent helemaal uit de lus geknipt en hebt iemand nodig om je actief op de hoogte te houden.

Microsoft Teams houdt een volledig doorzoekbare geschiedenis van alle discussies voor de levensduur van het team. Wilt u snel op de hoogte blijven van de voortgang van een probleem? Geen probleem, zoek gewoon op het kanaal en ontdek direct alles wat er is besproken en gedeeld.

Bijlagen allemaal op één plek

Samenwerken aan een document via e-mail is voor velen een nachtmerriescenario. Een enkele e-mailbijlage naar een groep medewerkers en je hebt meteen meerdere exemplaren van hetzelfde document in het spel. Eén persoon werkt het document bij en e-mailt het terug naar de groep; dat doet een ander ook. Er wordt nu aan meerdere verschillende versies gewerkt. Dus welke versie is correct?

Omdat Office 365 app-integratie mogelijk maakt, worden bestanden die in Microsoft Teams worden gedeeld automatisch opgeslagen in de Sharepoint-bibliotheek van het kanaal, waar alle teamleden dezelfde kopie van het bestand tegelijkertijd kunnen openen en bewerken, terwijl ze opmerkingen toevoegen en het document in realtime bespreken. Versieconflicten behoren tot het verleden.

Bron: grassrootsit