SharePoint

Wat is SharePoint en waarom zou u het gebruiken?

Inhoudsopgave

Mobiele medewerkers op afstand hebben nog steeds tools nodig om met elkaar te delen en samen te werken. Zakelijke teams willen samenwerken en de klus efficiënt klaren. Microsoft SharePoint Online helpt daarbij.

SharePoint wordt gebruikt in wetenschap en onderwijs, wetgeving en overheid, financiën, computers, elektronica en technologie-verticals. Het grootste marktaandeel wereldwijd bevindt zich in de Verenigde Staten. Andere topmarkten zijn Canada, het Verenigd Koninkrijk en Australië.

Als u zich abonneert op een van de zakelijke abonnementen van Microsoft 365, heeft u al toegang. SharePoint is de tool voor documentbeheer en samenwerking van Microsoft. Gebruikers maken, waar ze ook zijn, verbinding met SharePoint via hun eigen browser. SharePoint stroomlijnt het proces van het volgen van workflow en documenten. Maar dat is niet alles wat het platform biedt.

SharePoint-kernfuncties

Bedrijven halen verschillende voordelen uit het gebruik van SharePoint.

Samenwerking. Nu kunt u documenten in een map op een server opslaan. Met SharePoint kunt u workflows maken, documentgeschiedenis bekijken, bestandstoegang bijhouden en meer.

Organisatie. SharePoint begroet gebruikers met een scherm dat toont:

· Waar ze het meest mee omgaan;

· Sites die ze volgen;

· Aanbevolen links;

· Een zoekbalk

Door recente activiteiten en toegang tot belangrijke links en relevante sites als toegangspunt tot het platform te hebben, kunnen uw mensen productief blijven.

Binnen SharePoint-sites kunt u ook lijsten maken om items te verzamelen. Dit kunnen aankondigingen, contacten, koppelingen of een takenlijst zijn.

Integratie

SharePoint werkt met Word, Excel, Outlook, PowerPoint en meer. Een team kan een gedeeld notitieblok maken om informatie op één plek te bewaren en mee te evolueren zoals projecten doen.

Creëer een community

SharePoint-websites zijn een centrale locatie voor teams om te vinden wat ze nodig hebben. Human resources kan een site opzetten met zijn updates en belangrijke formulieren. Hierdoor kan iedereen snel de informatie vinden die hij nodig heeft.

Versiebeheer

Maak je geen zorgen over het e-mailen van documenten naar verschillende teamleden voor input. Een SharePoint-document wordt de enige bron voor het ene, huidige document.

Zoeken

Geavanceerde zoekmogelijkheden maken het gemakkelijk om in een sitebibliotheek te zoeken. Of gebruikers kunnen inhoud zoeken op alle SharePoint-sites waartoe ze toegang hebben. Voorkom decentralisatie waarbij activa worden verspreid over pc’s van werknemers of verschillende afdelingssilo’s.

Data-inzichten

Door alle bedrijfsgegevens op één plek te bewaren, zijn ze gemakkelijker te beoordelen. Bepaal wat er wordt gebruikt of wie toegang heeft tot wat om trends te identificeren. Sitebeheerders, eigenaren en leden kunnen het aantal weergaven, populaire items, hoe vaak mensen interactie met de site hebben, en meer bijhouden.

Deel nieuws

Houd teams betrokken en geïnformeerd met de nieuwsfunctie. Gebruikers plaatsen updates of delen rapporten en documenten in het nieuwsfeedgedeelte van de website.

Mobiliteit

Gebruikers kunnen bestanden uploaden en ze overal openen. SharePoint werkt met Microsoft Edge-, Internet Explorer-, Google Chrome- of Mozilla Firefox-browsers. Er is zelfs een mobiele app waarmee mensen verbonden kunnen blijven vanaf hun mobiele apparaten.

Waarom SharePoint?

SharePoint bundelt veel functies samen in een speciaal platform dat geschikt is voor verschillende industrieën. Vervang inefficiënte, op papier gebaseerde processen door een gecentraliseerde, online opslagplaats van documenten. Dit kan helpen bij het afleggen van verantwoording en het beperken van zakelijke knelpunten.

SharePoint helpt u persoonlijke, team-, project-, klant- en / of leveranciersgerichte websites te bouwen. Vermijd logge e-mailthreads of verwarrende telefonische vergaderingen. Chat online en houd bewerkingen bij in SharePoint.

U kunt ook bedrijfsprocessen automatiseren. Met SharePoint kunt u intelligente workflows maken voor eenvoudige taken. U kunt bijvoorbeeld processen stroomlijnen, waarbij SharePoint automatisch bestanden ter goedkeuring verzendt. Als u klaar bent, krijgt u een melding dat de beoordeling is voltooid.

Belangrijkste verschillen tussen SharePoint on-premises en SharePoint Online

We hebben keer op keer de argumenten voor migratie naar de cloud gehoord. Het is net zo onvermijdelijk als de zwaartekracht: “We verplaatsen onze onderneming naar de cloud”. Maar niet iedereen wil (of kan) zijn bedrijfsinformatie van lokale servers, weg van kantoor, toelaten. Het gebruik van SharePoint on-premises voor uw bedrijf in een dergelijke opstelling is nu een haalbaar alternatief.

Het voordeel van SharePoint on-prem is de mogelijkheid om op het terrein van uw organisatie te blijven (uiteraard) en tegelijkertijd gebruik te maken van enkele van de mogelijkheden van Office 365. Toch heeft SharePoint Server een aantal belangrijke verschillen en beperkingen in vergelijking met SharePoint Online.

Succes met SharePoint

U moet een implementatiestrategie opstellen en ook medewerkers trainen om de waarde van SharePoint te begrijpen. Weet dat bedrijven zonder IT-middelen moeite hebben om functies aan te passen en geautomatiseerde workflows te bouwen.

Bron: itindianapolis

Deel dit bericht:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on email

Geef een reactie