Je IT-begroting voor 2027: drie vragen die erin moeten

Wat betaal ik dubbel?

Bij vrijwel elke omgeving die wij doorlopen, staan betaalde licenties zonder gebruiker. Medewerkers die vertrokken zijn, testaccounts die bleven staan, een abonnement dat na een verhuizing is blijven lopen. Niemand heeft ze bewust laten staan. Niemand heeft ze ook opgezegd.

Daarnaast zien we dubbele tools. Een betaalde mailfilter naast de filtering die al in Microsoft 365 zit. Twee back-upproducten voor dezelfde mailbox. Een losse virusscanner op laptops die al Defender hebben. Elk van die regels was ooit een goede beslissing. Samen zijn ze het eerste securitybudget voor 2027, en het staat al in de boeken.

Pak de IT-facturen van dit jaar erbij en zet per regel wie het gebruikt en wat het doet. Meer is het niet. Hoe je de licenties naast de gebruikers legt, staat in de blog over de binnenkant van Microsoft 365.

Wat kan ik aantonen?

Tot vorig jaar was aantoonbaarheid iets voor gecertificeerde bedrijven. Nu vraagt elke ketenvragenlijst ernaar, en de verzekeraar ook. “MFA staat aan” is een bewering. Een overzicht met een datum, waaruit blijkt voor wie MFA is afgedwongen en via welke regel, is bewijs.

Aantoonbaarheid hoort in 2027 als vaste post in de begroting, niet als project. Denk aan een jaarlijkse hersteltest van je back-up met een kort verslag, een halfjaarlijkse opschoning van accounts en licenties, één geregistreerd trainingsmoment, en het onderhoud van je basisdocumenten. Het bedrag is klein. Wat het vraagt, is een terugkerende afspraak.

Waarom dit nu speelt, staat in de balans na een maand Cyberbeveiligingswet: de wet handhaaft zichzelf via contracten, en de vragenlijsten worden elke ronde slimmer.

Wat kost een week stilstand?

Dit is de som die in geen enkele begroting staat. Neem de omzet van een gemiddelde week. Tel de loonkosten erbij van een team dat niet kan werken. Tel herstel buiten kantooruren erbij, en de klanten die je die week niet helpt.

Zet dat bedrag naast de jaarlijkse kosten van de basis: MFA, een back-up die getest is, updates die automatisch lopen. Bij elke klant waar wij die som samen maken, is de uitkomst dezelfde. De basis kost een fractie van één slechte week. En diezelfde basis staat in de eisen die verzekeraars stellen voordat ze uitkeren.

De kalender van oktober tot januari

Een paar Microsoft-datums vallen precies in dit begrotingsseizoen. Elk van die datums vraagt een beslissing die geld kost of bespaart.

Mailbox. Vanaf 1 oktober zet Microsoft Exchange Web Services tenant voor tenant uit, bij organisaties die er zelf niets voor hebben ingesteld. In april 2027 gaat het definitief dicht. Oude koppelingen met je mailbox stoppen dan. Vraag je leveranciers of ze Microsoft Graph gebruiken.

Laptop. Windows 10 krijgt sinds oktober 2025 alleen nog beveiligingsupdates via het betaalde ESU-programma. Doorbetalen of vervangen is een begrotingsvraag. Tel je apparaten, ook de thuiswerklaptop en de pc bij de receptie.

Inlog. Op 1 februari 2027 stopt Microsoft met sms-codes voor inloggen voor de meeste gebruikers, op 1 juli 2027 voor Global Administrators en externe gebruikers. Wie sms wil houden, betaalt straks een eigen telecomprovider. De passkey kost niets.

Subsidie. Mijn Cyberweerbare Zaak loopt tot en met 30 november 2026. Eerst doe je de CyberVeilig Check van het Digital Trust Center, dan schaf je een maatregel aan, dan vraag je aan bij RVO. Wat je vóór 7 september hebt afgenomen of betaald, telt niet mee.

Twee dingen die je in tien minuten doet

Je licenties naast je gebruikers leggen. De Tenant Check vraagt een beheerdersaccount en telt PIM-eligible beheerders niet mee. Wel toont hij in twee minuten welke betaalde licenties geen gebruiker hebben, naast je MFA-dekking en je beheerdersaccounts. Uit je tenant slaat hij niets op.

Je buitenkant checken. De Security Check meet alleen wat publiek zichtbaar is, niets over je omgeving binnen. Wel in dertig seconden wat je opdrachtgever zelf al kan zien: je mailbeveiliging, DNS, certificaten en de beveiligingsheaders van je website.

Hoe ALTA-ICT helpt

In een begrotingsgesprek leggen we drie lijsten naast elkaar: wat je betaalt, wat je daarvoor krijgt, en wat er volgend jaar op je afkomt. Eerst ruimen we op, dan zetten we de basis aan die niets kost, en pas daarna praten we over investeringen. Neem je huidige IT-contract mee, dan rekenen we het eerlijk door. Wil je van leverancier wisselen, lees dan eerst de blog over overstappen. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024.

Veelgestelde vragen

Moet security een eigen regel in de begroting krijgen?

Ja, maar pas na de opruimronde. Wat je terugvindt aan licenties zonder gebruiker en dubbele tools, is vaak genoeg voor de basis. De eigen regel is dan voor aantoonbaarheid en voor investeringen die overblijven.

Wat is het verschil tussen geregeld en aantoonbaar?

Geregeld is wat je doet. Aantoonbaar is wat je kunt laten zien, met een datum erbij. Een opdrachtgever of verzekeraar vraagt naar het tweede.

Windows 10 doorbetalen of vervangen?

Dat hangt af van de leeftijd van het apparaat en of het Windows 11 aankan. Tel eerst. Met een lijst per apparaat is de keuze snel gemaakt.

Kan ik subsidie krijgen voor de basis?

Voor een deel van de maatregelen via Mijn Cyberweerbare Zaak, tot en met 30 november. Voorwaarde is dat je eerst de CyberVeilig Check doet. Het budget gaat op volgorde van binnenkomst.

Wat doe ik eerst als ik maar één ding kan doen?

De facturen van dit jaar naast elkaar leggen. Alleen kijken. Wat je dubbel betaalt, zie je dan vanzelf.

Conclusie

Een IT-begroting voor 2027 begint niet bij wat je wilt kopen. Hij begint bij drie vragen: wat betaal ik dubbel, wat kan ik aantonen, en wat kost een week stilstand. Wie ze in oktober beantwoordt, tekent in november contracten die kloppen. Wie wacht, begroot in december op gevoel.

Wil je de drie vragen samen doorlopen? Plan een begrotingsgesprek met ALTA-ICT in oktober. Neem je huidige IT-contract mee.