Microsoft Purview in gewone taal: wat je in Business Premium al hebt

Wat Purview is

Purview is de verzamelnaam voor de onderdelen van Microsoft 365 die gevoelige gegevens herkennen, labelen en beschermen. Het klinkt als een groot project. Voor de meeste MKB-organisaties komt het neer op twee dingen: etiketten op bestanden, en waarschuwingen bij mail en gedeelde bestanden.

Etiketten die met het bestand meereizen

Een gevoeligheidslabel is een etiket op een document of mail: openbaar, intern, vertrouwelijk. Je kiest zelf de namen. In Business Premium werkt het in Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

Het etiket reist met het bestand mee, ook als het wordt gedownload of doorgestuurd. En het kan bepalen wat er met het bestand mag. Een vertrouwelijk document kan een watermerk krijgen, of versleuteld worden zodat alleen collega’s het kunnen openen.

Begin met drie etiketten. Meer onthoudt niemand, en een etiket dat niemand gebruikt, beschermt niets.

Waarschuwingen bij mail en bestanden

Data Loss Prevention, kortweg DLP, herkent patronen in mail en in bestanden in OneDrive en SharePoint. Microsoft kent bijvoorbeeld het Nederlandse burgerservicenummer als apart type gevoelige gegevens, inclusief het controlegetal. Staat er een kolom met burgerservicenummers in een Excel die een medewerker naar een extern adres stuurt, dan kan Outlook dat herkennen voordat de mail vertrekt.

Jij kiest wat er dan gebeurt. De medewerker krijgt alleen een melding, of mag versturen na het opgeven van een reden, of de mail wordt tegengehouden. Ook dit zit in Business Premium. Het staat alleen niet vanzelf aan.

Waar de licentie ophoudt

Business Premium beschermt mail en de bestanden in SharePoint en OneDrive. Ook een bestand dat je in Teams deelt, want dat staat in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf valt erbuiten: DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. Hetzelfde geldt voor DLP op het apparaat zelf.

Dat is geen detail. Veel gevoelige gegevens gaan niet meer per mail. Ze gaan in een chatbericht: een klantlijst geplakt in een groepsgesprek, een BSN in een chat met een externe partner. En ze gaan naar plekken die Microsoft helemaal niet ziet, zoals een AI-chat in de browser. Daarover gaat de volgende blog.

Eerst kijken, dan blokkeren

Wie een DLP-regel meteen op blokkeren zet, heeft de volgende ochtend een telefoon die niet stopt. De salarisadministratie kan niet meer verzenden, de offerte blijft hangen, en na een week zet iemand de regel uit.

Daarom begin je met kijken. De regel meet eerst mee en waarschuwt, zonder iets tegen te houden. Je ziet welke meldingen terecht waren en welke niet. Dan stel je bij. Pas als de meldingen kloppen, gaat de regel op blokkeren. Langzamer, maar de regel blijft aan.

Eén ding dat je in tien minuten doet

Weten wat je betaalt. De Tenant Check vraagt een beheerdersaccount en telt PIM-eligible beheerders niet mee. Wel toont hij in twee minuten welke licenties je hebt en welke betaalde licenties geen gebruiker hebben, naast je MFA-dekking en je beheerdersaccounts. Uit je tenant slaat hij niets op.

Hoe ALTA-ICT het inricht

We beginnen met een gesprek, niet met een instelling: welke gegevens zijn bij jou gevoelig, en waar gaan ze naartoe? Dan zetten we drie etiketten en een handvol DLP-regels op. Die meten eerst mee en waarschuwen. We stellen bij en schakelen stap voor stap in. Je medewerkers krijgen een korte uitleg, zodat de eerste melding geen verrassing is.

Het is geen nieuwe licentie en geen groot project. Het is aanzetten wat je al hebt, in een volgorde die werkt. Hoe je nakijkt wat er verder in je tenant staat, lees je in de blog over de binnenkant van Microsoft 365. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024.

Veelgestelde vragen

Heb ik een extra licentie nodig?

Voor etiketten en DLP op mail en bestanden niet, als je Business Premium hebt. Voor DLP in Teams-chat en op het apparaat wel: daarvoor vraagt Microsoft E5.

Zetten medewerkers de etiketten zelf?

In Business Premium wel. De medewerker kiest het etiket bij het opslaan of verzenden. Automatisch labelen vraagt een duurdere licentie. Daarom begin je met drie duidelijke namen en een korte uitleg.

Wat als een regel ten onrechte blokkeert?

Daarom begin je met meten en waarschuwen. Zie je dat een regel te vaak afgaat, dan pas je hem aan voordat hij iets tegenhoudt.

Werkt dit ook voor wachtwoorden?

Nee. Voor gedeelde wachtwoorden en passkeys gebruik je een wachtwoordmanager, zie de blog over de wachtwoordmanager.

Conclusie

De goedkoopste beveiliging is de beveiliging waar je al voor betaalt. Met Business Premium heb je etiketten op bestanden en waarschuwingen bij mail en gedeelde bestanden al in huis. Wat ontbreekt, is iemand die ze aanzet, in de goede volgorde.

Wil je weten wat er in jouw licentie zit en wat nog uit staat? Plan een gesprek met ALTA-ICT.