Waaruit bestaat een Microsoft Teams-werkruimte?

De basisvorm van een werkruimte in Microsoft Teams heeft drie componenten: de teamwerkruimte (inclusief de SharePoint-bestandshosting), die fungeert als een machtigingsgrens; kanalen, die aandachtsgebieden focussen en verdelen; en tabbladen, die de belangrijkste artefacten, gegevens en apps weergeven die door teamleden worden gebruikt. Beschouw kanalen als je aandachtsgrens en het team als je lidmaatschap (die toegang heeft). Meer over privékanalen en hoe dat later in het spel komt.

Basisprincipes van Microsoft Teams Workspace

Een teamwerkruimte (hoofdletters) is de basiseenheid van teamwerk (kleine letters) en groepswerk (kleine letters) en iedereen die de werkruimte binnen mag, krijgt toegang tot alles binnen de werkruimte, met uitzondering van privékanalen.

Beveiliging via toegang tot een werkruimte wordt beheerd door een Microsoft 365-groep (voorheen Office 365-groep) – als u zich in de groep (hoofdletters) bevindt, heeft u toegang en als dat niet het geval is – tenzij de groep openstaat voor iedereen binnen de Microsoft 365-tenant.

Binnen elke teamwerkruimte worden kanalen gebruikt om aandachtsgebieden te verdelen – zoals op onderwerp, op project, op klant, op geografie, op type, enzovoort.

En binnen elk kanaal zijn er tabbladen om gesprekken binnen het kanaal mogelijk te maken en relevante bronnen, systemen, informatie en documenten op te zoeken.

De minimaal levensvatbare Team-werkruimte heeft één kanaal (genaamd Algemeen) en twee tabbladen: één voor gesprekken en één voor het delen van bestanden. Het tabblad voor het delen van bestanden is eigenlijk een SharePoint binnen Teams, en de gebruiker kan vanuit dat Team naar de volledige SharePoint-site-interface navigeren.

Voor teamwerkruimten met meerdere kanalen kan elk teamlid kiezen over welke van de kanalen (aandachtsgebieden) hij / zij op de hoogte wil worden gehouden.

Privékanalen

Gedurende de eerste drie jaar van zijn bestaan ​​gaf toegang tot een teamwerkruimte in Microsoft Teams toegang tot alle kanalen en alle tabbladen. Maar naarmate Teams een bredere acceptatie kregen in veel industrieën en organisaties, werden privékanalen de meest gevraagde functie op Microsoft User Voice.

Organisaties hadden meer nodig dan alleen de zachte aandachtsgrenzen van een kanaal binnen een bepaalde teamwerkruimte. Kanalen zelf moeten ook de mogelijkheid hebben om een ​​beveiligingsgrens af te dwingen.

Hoewel een afzonderlijke teamwerkruimte kan worden gecreëerd voor een subset van gebruikers, past die aanpak niet altijd in de werkdynamiek van een team en kan deze na verloop van tijd leiden tot een gefragmenteerde deelname van veel teams.

Microsoft gebruikte zijn jaarlijkse Ignite-conferentie in november 2019 om privékanalen op de markt te brengen, waar het lidmaatschap zowel op werkruimteniveau als op kanaalniveau kan worden gedefinieerd. Lidmaatschap voor privékanalen is ingeschakeld voor een subset van de algemene ledenlijst van de teamwerkruimte.

Tabbladen

Terwijl kanalen de aandacht, als communicatiegrens, scheiden binnen een teamwerkruimte, wordt het echte werk gedaan op de tabbladen.

Tabbladen hosten het gesprek, bieden toegang tot een lijst met relevante bestanden, geven een Word-document of Excel-spreadsheet weer voor co-authoring, tonen een Kanban-bord van Microsoft Planner of Trello voor het coördineren van huidig ​​werk en nog veel meer.

Elk kanaal heeft per ontwerp twee kerntabbladen nodig voor gesprekken en toegang tot bestanden, maar buiten deze twee zijn er tal van mogelijkheden.

Het tabblad Conversatie verdeelt gesprekken in verschillende streams, structureert de gespreksdynamiek automatisch in onderwerpen, reacties en antwoorden en verwijdert voor altijd de puinhoop van Allen beantwoorden in e-mail.

Het tabblad Bestanden slaat alle documenten, presentaties, spreadsheets en andere bestandstypen op die aan het kanaal zijn gekoppeld en biedt een geïntegreerde ervaring voor het delen van bestanden (opnieuw met SharePoint als backend).

De mogelijkheid om een Word-document op een tabblad weer te geven, biedt geïntegreerde co-authoring binnen de teamwerkruimte, waardoor de last en inefficiëntie van co-authoring via e-mailbijlagen wordt weggenomen.