Onmisbare Adviezen voor Verhoogde Productiviteit in Microsoft Teams

Elk bedrijf heeft de juiste tools nodig om het werk gedaan te krijgen en je team op koers te houden. Het jongleren met meerdere apps en software kan echter een nachtmerrie zijn als je probeert informatie gestroomlijnd en gemakkelijk toegankelijk te houden. Daar komt Microsoft Teams voor kleine bedrijven in beeld.

In dit artikel zullen we de 10 beste Microsoft Teams hacks onderzoeken zodat iedereen in je bedrijf alles heeft wat ze nodig hebben binnen handbereik.

De 10 beste Microsoft Teams hacks voor kleine bedrijven

1) Bestanden delen en gezamenlijk bewerken

De vraag naar coworking-mogelijkheden is de afgelopen jaren gestegen. En hoewel moderne werkconventies de behoefte aan meer collaboratieve software hebben gedicteerd, zijn er echte statistieken om de voordelen van samen bewerken te ondersteunen.

Volgens een studie van Deloitte, “Wanneer werknemers samenwerken, doen 73% beter werk, zijn 60% innovatiever, voelt 56% zich meer tevreden, en werkt 15% sneller.”

Microsoft Teams begrijpt dit en heeft haar vermogen om bestanden te delen en gezamenlijk te bewerken voortdurend ontwikkeld. Met 10 GB cloudopslag per gebruiker is het eenvoudiger dan ooit om aan documenten te werken met anderen, waar je ook bent.

Je kunt ook snel documentbestanden delen door ze aan een chat binnen Microsoft Teams toe te voegen, dus er is geen extra e-mail nodig om informatie te delen.

2) Berichten filteren

Samen met ons vorige punt, betekent een efficiënt bedrijf runnen vaak dat je berichtensoftware hebt die het tempo kan bijhouden. Het kan echter overweldigend zijn als je een zee van berichten hebt en geen manier om te markeren of te vinden waar je naar op zoek bent.

Niet meer. Met Microsoft Teams kun je berichten filteren en precies vinden wat je nodig hebt. Dit vervangt de noodzaak om een extra berichtenservice te gebruiken, zoals Slack, en houdt alles binnen één uitgebreid platform.

Dit elimineert de hoofdpijn van het heen en weer schakelen tussen platforms en het moeten hebben van meerdere vensters open de hele tijd om werk gedaan te krijgen.

3) Vergaderingen hosten

Het hosten van vergaderingen is een andere grote mogelijkheid van Microsoft Teams. De software stelt je in staat om virtuele vergaderingen te plannen met honderden deelnemers tegelijk. Dat betekent dat je alles hebt wat jij en je team nodig hebben, ongeacht de grootte van je bedrijf.

Recente updates hebben ook de mogelijkheid voor het co-hosten van breakout rooms uitgebreid. Meer functies betekenen meer manieren voor je team om te verbinden!

4) Live vertaalde ondertiteling

Updates uit 2023 voor Microsoft Teams hebben de toegankelijkheid ook verhoogd. Er is bijvoorbeeld een nieuwe instelling die je aan en uit kunt zetten die live vertaalde ondertitels laat verschijnen tijdens vergaderingen.

Het systeem zal je instellingen voor elke vergadering opslaan, of je kunt het gewoon uitzetten als je het niet meer nodig hebt. De keuze is uiteindelijk aan jou.

Je kunt ook de transcripties van de vergadering krijgen als deze afgelopen is om snel het ene deel te bekijken dat je zocht!

5) Chatfuncties

Een van de beste functies van de Microsoft Teams-ervaring is de chat. Met onbeperkte chats en de mogelijkheid om er doorheen te filteren, zoals we eerder al noemden, kan je team belangrijke gesprekken hebben terwijl ze ook werk gedaan krijgen op dezelfde plek.

Nieuw dit jaar, het platform staat je nu toe om chats aan jouw einde te verwijderen terwijl je ze open laat aan de andere kant wanneer je de informatie niet meer nodig hebt. Bovendien kun je gemakkelijk mensen toevoegen aan bestaande gesprekken, en AI-technologie kan suggereren met wie je misschien volgende wilt praten.

Deze functies maken het eenvoudiger dan ooit om samen te werken met anderen

en iedereen op dezelfde pagina te houden.

6) Picture-In-Picture Functionaliteit

Niet elke vergadering heeft je volledige aandacht nodig. Teams heeft een picture-in-picture functionaliteit die je toelaat om een vergadering te laten spelen terwijl je andere dingen doet.

Dat betekent dat je ander werk niet hoeft neer te leggen terwijl je op minder belangrijke gesprekken bent en kunt multitasken.

7) Niet storen

Naast picture-in-picture weergave-opties zijn er andere manieren waarop je met Microsoft Teams instellingen je tijd kunt waarderen.

Dit platform stelt je in staat om “niet storen” in te schakelen wanneer je even van je bureau weg moet, vakantie neemt, of naar huis gaat/inlogt aan het eind van de dag.

Er zijn genoeg dingen die kunnen wachten tot morgen, en je verdient het om gezonde grenzen te stellen als het gaat om het gedaan krijgen van werk en het nemen van tijd voor jezelf en je gezin.

8) Data-encryptie

Wanneer je een alles-in-één uitgebreid platform gebruikt, wordt er veel informatie uitgewisseld. Tussen het bijvoegen van belangrijke documenten aan chatthreads tot dag-tot-dag communicaties, moet je weten dat al je informatie en die van je klanten veilig is.

Microsoft Teams heeft je gedekt. Met data-encryptie hoef je je geen zorgen te maken over het lekken van privé-informatie op het internet. Dat betekent gemoedsrust voor jou en alles waarmee je werkt.

9) Multi-vragen polls

De laatste functie die we zullen noemen die nieuw is in 2023 is het vermogen om multi-vragen polls te hebben binnen een vergadering. Dit geeft je meer flexibiliteit om de vragen te stellen die je nodig hebt en geeft je een gemakkelijke plek om die data te verzamelen.

Het is nog nooit zo makkelijk geweest om een vergadering te leiden en informatie te verzamelen.

10) GELD besparen

De meeste bedrijven hebben Microsoft Teams al inbegrepen in hun huidige softwarepakket en kunnen veel geld besparen door overbodige diensten te elimineren.

Het betalen voor tientallen (of honderden) werknemerslicenties voor Slack, Zoom, Monday, Basecamp en meer kan verleden tijd zijn door gebruik te maken van de functies die al in Microsoft Teams zijn inbegrepen.

Veel bedrijven die we bekijken geven nodeloos tienduizenden of meer uit aan deze andere diensten en dat geld gaat rechtstreeks naar de bottom line.

Microsoft Teams voor de overwinning

Of je nu op zoek bent naar een oplossing voor berichten, samenwerking, videogesprekken, documenten delen of toegankelijkheidsfuncties binnen je organisatie, Microsoft Teams kan je kleine bedrijf helpen precies te bereiken wat je nodig hebt.

Met deze 10 functies – en nog veel meer – zul je beter uitgerust zijn om samen te werken als een team en hoef je geen tijd te verspillen aan het aan elkaar knopen van meerdere apps onderweg.

ALTA-ICT is gespecialiseerd in het werken met kleine bedrijven om ze productiever en winstgevender te maken, terwijl hun data en bedrijf beschermd blijven. Om te zien wat we voor jou kunnen doen, klik hier of ga naar: https://alta-ict.nl/contact om een snelle kennismakingsgesprek in te plannen.