Hoe u een hybride kantoor op lange termijn kunt laten werken?

Hybride werk kan de werkplek herdefiniëren

Als gevolg van de pandemie realiseerden bedrijven over de hele wereld zich dat het werk niet alleen in één specifiek gebouw plaatsvindt. Het is meer dan dat. Het is een gemeenschap van hardwerkende individuen in werkomgevingen die het beste bij hen passen, of dat nu thuis, in coffeeshops of op kantoor is.

Werknemers die tijdens de pandemie telewerkers werden, bewezen dat werk dat voorheen alleen op kantoor werd gedaan, overal kon gebeuren. Nu willen sommige werknemers en bedrijven de flexibiliteit en voordelen van werken op afstand behouden met behoud van de kantoorcultuur en het samenhangende zakencentrum dat een echt kantoor biedt. Het resultaat? Een hybride werkplek.

We hebben het afgelopen jaar allemaal te vaak het gezegde gehoord: ‘de toekomst van werk’. De echte toekomst is misschien pas over een aantal jaren duidelijk. Hoe kunnen bedrijfseigenaren, externe werknemers en operators er in de tussentijd voor zorgen dat ze op de hoogte zijn van deze zogenaamde toekomst van werk?

Werken op afstand is geweldig, maar…

• Gebrek aan waterkoelerpraat als er geen dag op kantoor is. Natuurlijk kun je met een vriend videochatten, maar we hebben allemaal een hekel aan verrassingsvideogesprekken.
• Soms staat de technologie niet aan onze kant. Heb je ooit geprobeerd om een ​​bedrijfsvergadering te presenteren of actief deel te nemen met onstabiele wifi?
• Nieuwe professionals die aan hun carrière beginnen, missen waardevolle relaties en ontwikkeling via het scherm

Werknemers missen het dagelijkse woon-werkverkeer of de tijd die ze besteden aan de voorbereiding op de werkdag niet (wie heeft er nog meer een hekel aan elke dag lunchen?), maar ze missen de verstandhouding met collega’s. Gelukkig helpen de voordelen van mensen die op afstand werken beide kanten.

Uit onderzoek blijkt echter dat werknemers de mogelijkheid willen hebben om thuis te werken. Werkgevers zijn misschien klaar om terug naar kantoor te gaan, maar de werknemers niet. Dus, wat dacht je van het beste van twee werelden?

Kan hybride werken de oplossing zijn waar we naar op zoek waren?

Hybride werk biedt werknemers flexibiliteit in waar ze werken; tijd verdelen tussen thuis en op kantoor. Dit soort werk is sinds begin 2020 steeds populairder geworden en experts voorspellen dat de populariteit ervan zal groeien, waarbij veel werknemers meerdere dagen per week naar kantoor gaan en de rest van de dagen vanuit huis werken.

Om de vruchten te plukken van het aanbieden van een hybride werkmodel aan uw werknemers, heeft u een solide strategie nodig om het op lange termijn succesvol te maken.

Hoe ontwikkel je een plan voor een hybride werkmodel?

Allereerst moet je uitzoeken hoe deze hybride werkplek eruit zal zien. U hebt een samenhangend systeem nodig, zodat degenen die op kantoor zijn toegang hebben tot dezelfde hulpmiddelen als thuis, inclusief belangrijk papierwerk. U kunt dit doen door ervoor te zorgen dat u alle belangrijke documenten opslaat in cloudopslagsystemen, zodat werknemers er overal toegang toe hebben.

Als het gaat om uw kantoorruimte, bepaal dan of u wisselende teamschema’s hebt. Denk er zo over na: op de middelbare school en universiteit hadden sommige studenten bepaalde lessen op maandag, woensdag en vrijdag en een andere ronde op dinsdag en donderdag. Deze oefening kan op de werkplek worden herhaald, maar dan per team. Zodra deze blauwdruk is gemaakt, kunt u met uw teamleiders overleggen om het aantal medewerkers te bepalen, zodat u weet hoeveel bureauruimte er nodig is.

Onroerend goed is meestal een van de grootste kosten voor het bedrijfsleven. Wanneer uw hybride werkplekstrategie is ontwikkeld, overweeg dan hoe dit uw bestaande fysieke kantoor zal beïnvloeden. Kunt u downsizen om de overheadkosten te verlagen? Uit onderzoek blijkt dat leidinggevenden van plan zijn om de kantoorruimte na de pandemie met 30% te verminderen als gevolg van werken op afstand/hybride. Het is waarschijnlijk dat sommige bedrijven wegkomen door alleen een vergaderruimte nodig te hebben voor hun teamleden om af en toe te gebruiken voor vergaderingen met klanten.

Wanneer werknemers toch op kantoor komen, hebben ze goed uitgeruste bureaus nodig, zodat ze geen tijd verspillen aan het elke dag opnieuw opzetten en afbreken van hun werkruimte. Zorg ervoor dat apparatuur zoals monitoren, HDMI-kabels, toetsenborden en muizen direct beschikbaar zijn.

Rust teams op afstand uit met de juiste tools en technologie

Als uw bedrijf dat nog niet heeft gedaan, moet u investeren in tools om uw hybride model succesvol te maken. Er zijn tools die je om verschillende redenen nodig hebt: teamcommunicatie en samenwerking, projectbeheer, klantcommunicatie en medewerkersbetrokkenheid.

Om gemakkelijk te communiceren met externe en in-office medewerkers, zijn messaging-tools zoals Slack of Microsoft Teams essentieel voor het managen van een hybride team. Met Slack kun je snelle directe berichten verzenden en “huddles” maken met je team.

Samenwerkingstools maken cross-channel werk naadloos en productiever, zoals Miro en Google Drive. En natuurlijk zorgt het hebben van projectbeheersoftware ervoor dat gedistribueerde teams allemaal op dezelfde pagina staan, betrouwbare apps zoals Asana of Trello houden de zaken georganiseerd en vloeiend.

Een belangrijk aspect dat soms over het hoofd wordt gezien, is people management. Bij Earth Class Mail gebruiken we Lattice, een software waarmee managers kunnen inchecken en zien hoe het team zich voelt, niet alleen hoe het met ze gaat, met hun geluksscores.

De fysieke en digitale kantoorwereld samenvoegen

Naast de tools die je nodig hebt voor een team op afstand, heb je ook tools nodig om de afgelegen wereld samen te voegen met de fysieke wereld. Werknemers hebben hulpmiddelen nodig die kantoorhulpmiddelen, zoals essentieel papierwerk, kantoorbenodigdheden en teamvergaderingen, bij hen thuis brengen.

Een belangrijk element dat belangrijk kan zijn voor uw bedrijf, is een manier om fysieke documenten, zoals post en cheques, beschikbaar te maken, zelfs als mensen niet op kantoor zijn.

Een oplossing is om te investeren in een virtuele mailboxprovider. Aanbieders van virtuele mailboxen digitaliseren al uw post, ook als u wel een fysieke locatie heeft. Al uw e-mail wordt gesorteerd, gescand en naar de cloud verzonden.

U kunt ook een virtueel bedrijfsadres gebruiken – en u hoeft uw adres nooit meer te wijzigen (zoals wanneer u besluit om kantoorruimte in te krimpen). Met een virtuele mailbox wordt uw zakelijke post digitale post waar u 24/7 en overal en op elk apparaat toegang toe heeft.

Bevorderen van de bedrijfscultuur in hybride werkomgevingen

Na talloze maanden thuiswerken, realiseren medewerkers zich dat net zoals bedrijven geen gebouwen zijn, cultuur ook geen in-office pingpongtafel, cold brew van de tap of gratis snacks is.

Tijdens de pandemie werd het maken van verbindingen virtueel een issue voor medewerkers. Negenendertig procent van de werknemers had moeite om een ​​band met collega’s te behouden of te ontwikkelen. Het is van vitaal belang om creatieve manieren te vinden om mensen betrokken, verbonden, empowered en gewaardeerd te houden.

Stel een commissie van medewerkers samen die sociale bijeenkomsten, ontbijtsessies organiseren – ja, laat ze hun ei en aardappeltaco kosten – gemeentehuizen, of team virtuele happy hours voor een informeel gesprek. Enkele andere ideeën om gedistribueerde teams betrokken te houden, zijn onder meer het aanmoedigen van gezondheid en welzijn, trivia-spellen (we houden van Kahoot), boekenclubs en Show & Tells. Je kunt ook rouleren welke teams elkaar persoonlijk ontmoeten, zodat iedereen op verschillende punten kan communiceren.

Bijvoorbeeld een #pets Slack-kanaal waar medewerkers hun schattige harige vrienden delen. En een #kudos kanaal voor medewerkers om hun collega’s een shoutout te geven! Zelfs een simpele boodschap kan iemands humeur en bedrijfsmoraal een boost geven.

Een doordachte strategie maakt of breekt je hybride team. Gelukkig is niets in beton gegoten, dus als je merkt dat iets niet specifiek werkt voor jouw bedrijf, pas het dan aan totdat je hebt gevonden wat het beste werkt voor je medewerkers.

Hybride werk biedt werknemers de kans om het beste van twee werelden te bieden: een plek om collega’s te ontmoeten en de flexibiliteit om thuis te werken wanneer dat nodig is.

Bron: earthclassmail