Persoonlijke versus virtuele vergaderingen: waarom u beide nodig heeft?

De opkomst van digitale vergadertools heeft het debat tussen face-to-face en virtuele vergaderingen aangewakkerd. Er is geen eenduidig ​​oordeel over welk type vergadering beter is, maar ze hebben allebei hun eigen voor- en nadelen. Het belangrijkste is om het juiste type vergadering te identificeren, gegeven de situatie. De manier waarop twee partijen ervoor kiezen om samen te werken, namelijk via persoonlijke of virtuele ontmoetingen, heeft een groot effect op hoe productief de betrokkenheid is.

Bepaalde onderwerpen vereisen een meer intieme bijeenkomst waarbij de nadruk moet liggen op de discussie die plaatsvindt binnen de muren van de kamer, terwijl andere zaken meer informele snelle gesprekken vereisen, vaak over lange afstanden. Een recent artikel van Fast Company schetst enkele voordelen van persoonlijke ontmoetingen, zoals vertrouwen winnen, meer aandacht schenken en verborgen boodschappen oppikken die allemaal goed passen in ontmoetingen waarbij de discussie is gecentreerd rond eerste vergaderingen, projectvoorstellen of delen van projecten die meer abstract denken vereisen. Persoonlijke vergaderingen stellen deelnemers in staat zich uit te drukken door middel van dingen die je niet krijgt met virtuele vergaderingen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukking. Iemand de hand kunnen schudden heeft een diepgaand effect op deze cultivering van vertrouwen.

Als alternatief schetst de auteur in een recent artikel in Harvard Business Review enkele voordelen van virtuele vergaderingen, zoals het oplossen van specifieke problemen, tijdproblemen, afstandsproblemen en deadlineproblemen. Al deze voordelen lenen zich voor vergaderingen die gericht zijn op het snel vinden van oplossingen om projectproblemen op te lossen die specifiek en klein van aard zijn, maar grote gevolgen kunnen hebben voor het algehele proces. De mogelijkheid om met een klik op een knop contact te leggen met mensen uit alle delen van de wereld heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven zaken doen, maar niet zonder zijn eigen tekortkomingen. Een belangrijk probleem met virtuele vergaderingen is dat ze minder productief kunnen zijn als het gaat om discussie en samenwerking, omdat de stroom van gesprekken heel anders is dan persoonlijke gesprekken. Digitale vergaderingen worden minder vloeiend en vrij en worden rigider en systematischer. Strategisch gebruik maken van de verschillende soorten vergaderingen kan grote gevolgen hebben voor de algehele productiviteit van het project.

Bij onze klantcontacten maken we gebruik van zowel persoonlijke als virtuele ontmoetingen. Tijdens onze eerste ontmoeting met een klant ontmoeten we elkaar persoonlijk om inzicht te krijgen in hun behoeften, ons voorstel en plan voor het project te presenteren. Persoonlijke ontmoetingen en interactie op een meer persoonlijk niveau stelt ons in staat om vertrouwen op te bouwen en de basis te leggen voor de toekomstige relatie. We hebben meestal nog een paar persoonlijke vergaderingen om het project op een hoog niveau te bespreken en in twee vergaderingen van een hele dag kunnen we een week of twee werk voltooien.

Na de persoonlijke ontmoetingen reizen we terug naar ons kantoor, stropen de mouwen op en gaan aan de slag. De volgende paar vergaderingen zijn virtueel, hier bekijken we waar we zijn met het project en verzamelen we feedback. Aangezien we met de klant op dezelfde lijn zitten wat betreft de algemene visie voor het project, is er niet veel diepgaande discussie nodig over deze oproepen en kunnen we ons concentreren op hun feedback en de wijzigingen die moeten worden aangebracht. Dit geeft ons de mogelijkheid om de bijgewerkte versie van het project uit te werken en vervolgens binnen enkele minuten naar een virtuele vergadering te springen om de updates te bekijken en feedback te verzamelen, waardoor we de klant bij elke stap op de hoogte kunnen houden en deze uiteindelijk kunnen leveren een geweldig product waar ze dol op zijn.

De sleutel tot ons succes was de volgorde en de manier waarop we elkaar ontmoetten, eerst face to face en daarna op afstand. Door de opdracht te starten met een persoonlijke ontmoeting, konden we onszelf persoonlijk voorstellen en meer over de klant te weten komen dan we zouden hebben gedaan als we elkaar virtueel hadden ontmoet. Het stelde hen ook in staat om de mensen in ons team te verbinden met ons bedrijf, wat een meer intieme relatie begon. Nadat we elkaar persoonlijk hadden leren kennen, werden de virtuele vergaderingen die volgden minder formeel en vloeiender, wat ons hielp oplossingen te bieden voor hun feedback waarvan we wisten dat deze in overeenstemming zou zijn met hun denkwijze.

Het gekozen medium voor samenwerking moet gebaseerd zijn op welke optie de beste kans biedt om de doelstellingen van de opdracht te bereiken en niet op wat voor beide partijen het handigst is. Als het doel is om relaties op te bouwen of projectplannen op hoog niveau te bespreken, is een persoonlijke ontmoeting beter geschikt om deze doelen te bereiken, terwijl als het doel is om kleine details te bekijken of leden van uw team richting te geven, een virtuele vergadering voldoende zal zijn.

Bron: trackmind