Nieuwe OneDrive-functies om te delen en samen te werken.

Als er twee woorden zijn die de manier definiëren waarop we technologie dit jaar hebben gebruikt, zijn ze misschien wel ‘alles op afstand’. Onze banen. Onze bijeenkomsten. Onze kinderscholen. Onze sociale bijeenkomsten. Alles is online gegaan, waardoor onze digitale transformatie zowel professioneel als persoonlijk is versneld. We hebben niet alleen de juiste apps nodig om productief te blijven terwijl we op afstand werken, maar we hebben ook de juiste apps nodig om in contact te blijven met familie en vrienden.

Bestanden zijn vaak het startpunt om werk gedaan te krijgen en verbonden te blijven. Memo’s, presentaties, foto’s, video’s – dit zijn de kanalen voor meer vruchtbare interacties. Daarom zijn we verheugd om nieuwe OneDrive-functies in Microsoft 365 aan te kondigen die zakelijke gebruikers een meer verbonden en flexibele bestandservaring bieden, meer controle voor beheerders en een persoonlijker tintje voor iedereen thuis.

Waar kan ik dat bestand vinden?

Het is een vraag die we allemaal hebben gesteld aan onze collega’s, onze teams en, meestal, onszelf ontelbare keren. Maar die vijf korte woorden, die een vloek zijn voor iemands productiviteit, zullen binnenkort van korte duur zijn.

Toevoegen aan OneDrive

In augustus introduceert Microsoft hun zakelijke gebruikers in openbare preview een nieuwe functie genaamd “Toevoegen aan OneDrive” waarmee u eenvoudig gedeelde mappen rechtstreeks aan uw OneDrive kunt toevoegen.

Gedeelde mappen bevatten inhoud die anderen met u hebben gedeeld via hun OneDrive of inhoud die deel uitmaakt van uw gedeelde bibliotheek in Microsoft Teams of SharePoint.

Met Toevoegen aan OneDrive kunt u niet alleen al uw gedeelde inhoud op één plek samenbrengen, maar kunt u ook met de gedeelde inhoud werken met dezelfde kracht en flexibiliteit alsof het bestanden zijn waarvan u de eigenaar bent. Dit betekent dat de toegevoegde inhoud kan worden gesynchroniseerd, gedeeld en kan worden samengewerkt – en dat alle bestaande beveiligings- en nalevingsbeleidsregels behouden blijven. De openbare preview-implementatie wordt standaard ingeschakeld in uw tenants, met de optie voor beheerders om zich af te melden als ze dat willen.

Meer verbonden

Teams die integratie delen: Microsoft 365 moet hetzelfde aanvoelen, ongeacht in welke app u zich bevindt. Dit geldt met name voor Teams, dat een centrale plaats inneemt in ons werk op afstand. Om deze vertrouwdheid naar bestanden uit te breiden, introduceert Microsoft binnenkort dezelfde ervaring met het delen van bestanden en toegangscontrole in Teams die zakelijke gebruikers zoals jij al kennen van andere Microsoft 365-apps, waaronder OneDrive, Outlook of Office. Wanneer u binnenkort een bestand gaat delen vanuit Teams, heeft u de mogelijkheid om koppelingen voor delen te maken die toegang bieden aan iedereen, mensen binnen uw organisatie, mensen met bestaande toegang of specifieke mensen, inclusief die in een privé- of groep chatten.

Ondersteuning voor gesynchroniseerde metagegevens: metagegevens voegen structuur en compatibiliteit toe aan uw bestanden. Momenteel gedeelde bibliotheken met verplichte metadata worden gesynchroniseerd als alleen-lezen. Microsoft is verheugd om aan te kondigen dat ze in juli/augustus een update uitbrengen voor de OneDrive-synchronisatie-app die lees- en schrijfsynchronisatie ondersteunt voor gedeelde bibliotheken die vereiste metagegevens bevatten. Hierdoor kunnen zakelijke gebruikers inhoud in hun gesynchroniseerde bibliotheken bewerken terwijl ze vanaf hun desktops werken.

Verplaatsen en blijven delen: uw bestanden moeten worden verplaatst zoals uw workflow. Terwijl een document zijn levenscyclus doorloopt – van creatie tot herziening tot definitief – moet het worden verplaatst naar gedeelde cloudbibliotheken die een bredere groep medewerkers bereiken. Maar het moet dit doen zonder de toegang van de oorspronkelijke groep te beïnvloeden. Later deze zomer kunnen zakelijke gebruikers precies dat doen in OneDrive door ervoor te kiezen om te blijven delen met medewerkers wanneer ze hun bestanden verplaatsen. Dit betekent dat alle zakelijke gebruikers die oorspronkelijk toegang hadden tot een bestand, er opnieuw aan worden toegevoegd als dat bestand de locaties van de gedeelde bibliotheek verandert. Die gebruikers krijgen nu een nieuwe link met dezelfde rechten als voorheen, en ontvangen een melding over de verhuizing.

Flexibeler – 100 GB bestandsupdates

Vanaf 1 juli kondigde Microsoft met trots aan dat ze maximale bestandsgrootte voor uploads hebben verhoogd van 15 GB naar 100 GB in OneDrive en SharePoint voor iedereen! Dit is vooral handig voor zakelijke gebruikers die met overwegend grote bestandstypen werken, zoals 3D-, CAD- en mediabestanden. Eerder uitgebrachte differentiële synchronisatie helpt het uploadproces voor grote bestanden te versnellen door alleen de gewijzigde delen te synchroniseren in plaats van het hele bestand.

Reactiemeldingen – Later dit jaar

Meldingen kunnen u op het goede spoor houden, maar ze kunnen ook afleidend zijn. Om u te helpen productief te blijven wanneer u zich moet concentreren, voegt Microsoft later dit jaar de optie toe om reactiemeldingen voor afzonderlijke bestanden uit te schakelen. Dit heeft alleen invloed op dat bestand, niet op de volledige bestandenbibliotheek.

Adresbalk delen: als u een bestand opent of eraan werkt in een browser, kunt u binnenkort links die u vanuit de adresbalk van uw browser heeft gekopieerd, delen met uw interne collega’s (als de beheerder is ingeschakeld). Deze URL’s respecteren alle beleidsregels voor delen, wat een natuurlijke en gemakkelijke samenwerking binnen uw organisatie mogelijk maakt.

Meer controle met beheerdersrapporten

Synchroniseer beheerdersrapporten – Sterke rapportages leiden tot sterke audits en monitoring. Als beheerder kunt u uw gebruikers beter helpen als u weet wat er in hun omgeving gebeurt. Met synchronisatiebeheerdersrapporten kunt u precies dat doen door zichtbaarheid en inzichten te bieden over de acceptatie en gezondheid van de OneDrive-synchronisatie-app in uw organisatie. Gebruik dit nieuwe dashboard om de versies van de synchronisatie-app, de synchronisatiestatus en de belangrijkste synchronisatiefouten op afzonderlijke apparaten te controleren. U kunt zelfs de voortgang van de implementatie van Known Folder Move volgen, die Microsoft aanbeveelt om de bekende mappen van uw gebruikers (Desktop, Documents en Pictures) op Windows om te leiden naar OneDrive. Hulpbronnen voor de helpdesk kunnen deze rapporten ook gebruiken om gebruikers te ondersteunen bij hun synchronisatie.

Synchronisatiebeheerrapporten later dit jaar beschikbaar ❗

Hieronder een voorproefje!

Verbeterde bestandsbescherming en beheer

Microsoft heeft onlangs de algemene beschikbaarheid aangekondigd van verschillende functies die de bestandsbescherming en beheer versterken in OneDrive en SharePoint. Deze omvatten gevoeligheidslabels van Microsoft Information Protection met bescherming, automatische classificatie met gevoelige labels, gevoeligheidslabels voor SharePoint-sites en informatiebarrières. Bovendien kunnen beheerders binnenkort automatische vervallen van externe toegang, multi-factor authenticatiebeleid implementeren, zoals het vragen van eenmalige toegangscodes (OTP), en kunnen ze continue toegangsevaluaties uitbreiden naar OneDrive en SharePoint.

Gestroomlijnde beheerderservaring

We hebben de OneDrive-toolkit uitgebreid om de beheerderservaring te stroomlijnen, inclusief nieuwe opties voor het eenvoudig migreren van inhoud naar OneDrive. Er zijn ook verschillende verbeteringen aan de horizon. Later dit jaar zullen alle OneDrive-beheerfuncties, inclusief besturingselementen voor delen, toegang, synchronisatie en opslag, beschikbaar zijn in het SharePoint-beheercentrum, waarbij beheerprogramma’s op één plek worden samengevoegd. Dit zal verschillende verbeteringen in rapportage, WCAG 2.1 toegankelijkheidsondersteuning, Global Reader-ondersteuning, foutmeldingen en prestaties ontgrendelen.

Verplichte vervaldatums

Deze zomer brengt Microsoft ook een nieuwe optie uit om verplichte vervaldatums in te stellen voor externe bijdragers die kunnen worden verlengd of ingetrokken op basis van het oordeel van de gebruiker.

Persoonlijker

Ons werk en privéleven zijn steeds meer met elkaar verweven geraakt naarmate deze superbeladen digitale transformatie zich doorzet. We beheren tegenwoordig niet alleen werkdocumenten online, we delen ook familiefoto’s, planningen, planningsdocumenten, spreadsheets voor huisgenotenonkosten en nog veel, veel meer. En net zoals we naadloos delen en samenwerken tijdens het werk verwachten, hebben we het nu meer dan ooit nodig in ons persoonlijke leven.

Delen met gezin en groep

Microsoft maakt het gemakkelijker om verbonden te blijven met delen met gezin en groep in OneDrive, later deze maand. Met deze nieuwe consumentenfunctie, beschikbaar op OneDrive voor het web, kunt u een groep mensen uit uw persoonlijke leven vooraf definiëren en vervolgens eenvoudig bestanden, foto’s, video’s en albums met die groep delen. Groepen kunnen zijn: familie, vrienden, de sportcompetitie van je kinderen, je sportcompetitie, oude studiegenoten, nieuwe vrienden van de game-avond – iedereen met wie je in contact wilt blijven.4

Om bestanden met uw groep te delen, selecteert u het bestand of de map die u in OneDrive wilt delen, klikt u op Delen en typt en selecteert u de naam van de groep. Alle leden van de groep hebben een Microsoft-account nodig en elk moet uw uitnodiging aan de groep accepteren om er toegang toe te krijgen.

Gezins- en groepsdeling is inbegrepen in alle gratis en betaalde OneDrive-consumentenabonnementen en zal binnenkort worden uitgerold op OneDrive voor het web, met algemene beschikbaarheid verwacht tegen eind juli. Het zal eind dit jaar beschikbaar zijn in de mobiele app, de synchronisatieclient, Mac en rechtstreeks vanuit Word, Excel en PowerPoint.

Donkere modus voor het web

Na de releases voor iOS en Android brengt Microsoft binnenkort de donkere modus naar OneDrive voor het web voor commerciële en persoonlijke accounts. Afgezien van zijn esthetische aantrekkingskracht, vermindert de donkere modus ook de vermoeidheid van de ogen en verbetert de levensduur van de batterij van uw apparaat.

Betere samenwerking met vrienden en familie – Met nieuw uitgebrachte functies zoals het bestandsdetailvenster van OneDrive en de activiteitenfeed kunt u uw bestandsactiviteit en opmerkingen in één oogopslag zien, zodat u snel weer in de stroom kunt komen van waar u en uw vrienden en familie aan werken samen.

Gemoedsrust – Uw OneDrive-bestanden worden beschermd en beveiligd door de uitgebreide beveiligingsfuncties van Microsoft, waaronder bestandscodering, Persoonlijke kluis, virusscans, bewaking van verdachte activiteiten, bescherming tegen ransomware en vele andere maatregelen. (Merk op dat bescherming tegen ransomware een Microsoft 365 Personal- of Family-abonnement vereist.) Je krijgt ook de privacy die je verdient. Microsoft scant de inhoud van uw bestanden of foto’s niet op gerichte advertenties. Ons privacybeleid voor consumenten is transparant en geeft u controle over uw OneDrive-gegevens met gebruiksvriendelijke instellingen en duidelijke keuzes in uw privacydashboard.

Blog: Microsoft.