Wanneer u Microsoft Teams moet gebruiken en wanneer u e-mail moet gebruiken.

Communicatie in de samenleving is voortdurend in beweging en verandert. De tools en media die we gebruiken om te spreken en informatie te delen, zijn afhankelijk van uw leeftijd, regio, cultuur of ervaring.

Denk aan sms’en versus praten via een smartphone. Uw grootouders zullen misschien nooit sms’en, maar uw kinderen zullen misschien nooit bellen. Als u zich in een meer traditionele branche bevindt, kunt u uw klanten / prospects bellen of misschien verloopt de meeste van uw communicatie via e-mail of sms.

DEZE AANBEVELINGEN ZULLEN WAARSCHIJNLIJK WEER WIJZIGEN

Als een kanttekening: aangezien we enkele aanbevelingen doen voor wanneer u Microsoft Teams zou moeten gebruiken en wanneer u e-mail zou moeten gebruiken, zullen deze waarschijnlijk uiteindelijk veranderen en kunnen ze anders zijn voor uw specifieke werkcultuur of context.

GEBRUIK MICROSOFT-TEAMS VOOR INTERNE COMMUNICATIE

Microsoft Teams is in de kern een hulpmiddel voor samenwerking en communicatie. Gebruikers van Teams zijn de hele dag op het platform bezig met werk en controleren het regelmatig. Daarom raden we aan Microsoft Teams-berichten en -posts te gebruiken voor uw inner circle op het werk.

HIER ZIJN VIER TIPS VOOR EEN SNELLE START VAN INTERNE COMMUNICATIE IN MICROSOFT-TEAMS

Als je begint in Teams en uit een cultuur komt die exclusief is voor e-mail, laat je team dan wennen aan Teams door direct te reageren op berichten die op je pad komen. Zodra mensen begrijpen dat communicatie in Microsoft Teams onmiddellijk een reactie ontvangt, zullen ze e-mail in een oogwenk weggooien voor intern gebruik

Deel documenten terwijl u ze maakt

De mentale verschuiving naar Teams kan moeilijk zijn voor een hele organisatie, maar hen laten zien dat samenwerken in documenten gemakkelijk is, is een geweldige manier om de verschuiving af te dwingen. Met SharePoint als back-end kunt u bestanden rechtstreeks aan een team toevoegen om deze met een hele groep mensen tegelijk te delen.

Houd het luchtig en leuk

Omdat Microsoft Teams voor intern gebruik is, kunt u wat meer plezier beleven. Microsoft maakt dit supergemakkelijk door gebruikers toe te staan ​​GIF’s en stickers te delen. Het zal ook zoveel boeiender zijn voor uw collega’s dan e-mail.

Gebruik een team / kanaal om informatie te delen.

Door teams en kanalen op te bouwen rond groepen of afdelingen, wordt het gemakkelijk om met een specifieke groep mensen over een specifiek onderwerp te communiceren. Zorg ervoor dat u gedeelde informatie op deze manier communiceert, zodat u weet dat iedereen deze heeft ontvangen.

Maar gebruik nog steeds e-mail voor extern gebruik

E-mail speelt (voorlopig) nog steeds een enorm belangrijke rol in de kantoorcultuur en kan worden gebruikt als aanvulling op de interne communicatie die je in Teams hebt.

De aanbeveling die we hebben is dat als communicatie buiten het bedrijf moet gaan of de potentie heeft om buiten het bedrijf te gaan, gebruik dan e-mail.

Afhankelijk van uw bedrijfscultuur of de persoon met wie u communiceert, kunt u e-mail ook gebruiken voor formele communicatie met het leiderschap in uw bedrijf of als u een voorstel of een ander bericht deelt waarop u niet onmiddellijk een antwoord verwacht.

Bron: Swicktech