Microsoft 365 bij een afsplitsing: wat verhuist mee en wat niet?

In het kort

• Een domeinnaam kan maar in één Microsoft 365-omgeving staan. Bepaal vroeg wie welke naam houdt.
• Een mailboxverhuizing neemt alleen postvakgegevens mee. Teams-chats, handtekeningen en groepen niet.
• Maak de verdeling van gegevens schriftelijk vast voordat de techniek begint.
• Tijdens de overgang zijn twee omgevingen aan elkaar gekoppeld. Beperk wat mag verhuizen en ruim de koppeling daarna op.
• Start de voorbereiding ruim voor de overschakeling en plan dag één per groep gebruikers.

Wat is anders aan een afsplitsing dan aan een gewone migratie?

Bij een gewone migratie ga je van een ander systeem naar Microsoft 365, bijvoorbeeld van Google Workspace of van een mailpakket bij een hostingpartij. Bij een afsplitsing staat je bedrijf al in Microsoft 365. Je verdeelt die ene omgeving over twee organisaties.

Dat maakt het anders op drie punten. Beide omgevingen blijven tijdens de overgang bestaan en werken samen. Rechten, groepen en gedeelde postvakken lopen door elkaar en moeten eerst uit elkaar. En twee organisaties moeten het eens zijn over wat van wie is. Microsoft beschrijft de mailboxverhuizing tussen omgevingen zelf als oplossing voor overnames en afsplitsingen.

Ga je van een ander platform naar Microsoft 365, dan staat de aanpak in ons artikel Migreren naar Microsoft 365 voor MKB organisaties.

Eén domeinnaam, één omgeving: wie houdt welke naam?

Een domeinnaam kan in Microsoft 365 maar in één omgeving staan. Wil je een naam gebruiken die nog in een andere omgeving staat, dan moet je hem daar eerst weghalen. Dat bepaalt de hele planning.

Het afgesplitste bedrijf houdt de bestaande naam of krijgt een nieuwe. Tijdens de mailboxverhuizing mogen beide omgevingen niet dezelfde domeinnaam gebruiken. Microsoft stelt dat uitdrukkelijk. Verhuist een bestaande naam mee, dan gebeurt dat meestal in een aparte stap, na de mailboxverhuizing. Krijgt het afgesplitste bedrijf een nieuwe naam, dan krijgen medewerkers nieuwe e-mailadressen.

Beslis dit voordat iemand aan de techniek begint. Spreek ook af hoe lang berichten aan oude adressen worden doorgestuurd en wie dat beheert. Klanten en leveranciers blijven die adressen gebruiken. Elke domeinnaam heeft bovendien eigen mailbeveiligingsinstellingen (SPF, DKIM en DMARC). Die moeten in beide omgevingen kloppen, anders belandt mail in de spam of wordt ze geweigerd.

Wat gaat niet vanzelf mee?

Volgens Microsoft verhuist een mailboxverhuizing alleen wat de gebruiker in het postvak ziet: e-mail, agenda, contacten, taken en notities. Dat is veel, maar niet alles. Loop dit lijstje bij elke afsplitsing langs:

• Teams-chats. De chatinhoud gaat niet mee. Na de verhuizing kan een beheerder van de oude omgeving er nog wel in zoeken en exporteren.
• Teams-vergaderlinks. De afspraak verhuist, maar de link werkt in de nieuwe omgeving niet. Plan deze vergaderingen opnieuw.
• Handtekeningen. Stel ze in de nieuwe omgeving opnieuw in.
• Microsoft 365-groepen. De mailboxverhuizing ondersteunt ze niet.
• Gevoeligheidslabels. Labels zijn niet over te dragen. Maak ze in de nieuwe omgeving opnieuw aan. Hoe labels werken, lees je in Microsoft Purview in gewone taal.
• Rechten tussen postvakken. Rechten tussen postvakken in verschillende omgevingen worden niet ondersteund. Verhuis een postvak daarom samen met de mensen die er toegang toe hebben. Rechten om namens iemand te verzenden stel je opnieuw in.
• Postvakken onder bewaarplicht. Een postvak onder bewaarplicht verhuist niet. Microsoft blokkeert de verhuizing.
• Bestanden. Een mailboxverhuizing neemt alleen postvakgegevens mee. OneDrive en SharePoint hebben een eigen verhuisroute. Plan die apart.

Wie krijgt welke gegevens?

De techniek volgt de verdeling, niet andersom. Leg schriftelijk vast welke medewerkers naar het nieuwe bedrijf gaan en welke gedeelde postvakken bij welk bedrijf horen, zoals info@ of administratie@. Gedeelde postvakken verhuizen mee, maar alleen met de rechten die in het postvak zelf staan. Leg ook vast welke teams en SharePoint-sites meegaan, wat bij het moederbedrijf blijft en wie de oude klantcorrespondentie houdt.

Na een afsplitsing is elk bedrijf zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in zijn eigen omgeving. Wat dat betekent voor gegevens die beide bedrijven nodig hebben, bespreek je met je jurist. Dit artikel is geen juridisch advies.

Beveiliging tijdens de overgang

Tijdens de verhuizing zijn twee omgevingen aan elkaar gekoppeld. Beheerders van beide kanten geven daarvoor toestemming aan een migratietoepassing. De oude omgeving bepaalt met een beveiligingsgroep welke postvakken mogen verhuizen. Wie niet in die groep staat, gaat niet mee. Dat voorkomt dat gegevens van het andere bedrijf per ongeluk meeverhuizen.

Twee dingen horen daarbij:

• Richt de nieuwe omgeving in voordat de eerste mailbox binnenkomt: meervoudige verificatie en mailbeveiliging.
• Verwijder de koppeling na afloop. Microsoft beschrijft het opruimen van het migratie-eindpunt en de organisatierelatie als laatste stap.

ALTA-ICT werkt onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. In een afsplitsing merk je dat aan vaste stappen, vastgelegde goedkeuringen en een overzicht van wat er is gedaan. Dat kun je later laten zien aan een auditor, een klant of de koper van een bedrijfsonderdeel.

Planning en dag één

Begin de voorbereiding ruim voor de overschakeling. Microsoft adviseert de verhuisbatches twee weken voor de overschakeldatum in te dienen. In die periode worden gegevens gesynchroniseerd en merken gebruikers daar niets van.

Op dag één maken gebruikers hun Outlook-profiel opnieuw aan met hun nieuwe inlognaam en e-mailadres. Daarna synchroniseert Outlook de gegevens opnieuw. Doe dat per groep, want elk nieuw profiel belast het netwerk. Microsoft noemt dit zelf als aandachtspunt.

Mail aan het oude adres blijft aankomen. Na de verhuizing blijft in de oude omgeving een verwijzing naar het nieuwe postvak staan, zodat post de gebruiker blijft bereiken.

Het oude postvak bestaat na de verhuizing niet meer. Volgens Microsoft is het dan onder geen enkele omstandigheid nog bereikbaar in de oude omgeving. Heb je een kopie nodig voor bewaarplicht of onderzoek, maak die dan vóór de verhuizing.

Controleer op dag één:

• Inloggen werkt met de nieuwe naam.
• Het Outlook-profiel is opnieuw aangemaakt en synchroniseert.
• Teams-vergaderingen zijn opnieuw gepland.
• Handtekeningen staan goed.
• Gedeelde postvakken openen en versturen.
• Mail naar intern en extern komt aan, in beide richtingen.
• Medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen.

Waar let je op bij het kiezen van een IT-partner voor een afsplitsing?

Vraag niet alleen of een partij een migratie kan doen. Een afsplitsing vraagt meer. Stel deze vijf vragen:

1. Heeft de partij verhuizingen tussen Microsoft 365-omgevingen uitgevoerd? Vraag naar de werkwijze en naar wat niet vanzelf meegaat. Een partij met ervaring noemt dat lijstje zelf.
2. Is de partij gecertificeerd? Vraag naar het certificaat: de norm met jaartal, wie het afgaf en tot wanneer het geldig is. ISO 27001 gaat over informatiebeveiliging, ISO 9001 over kwaliteitsmanagement en NEN 7510 over informatiebeveiliging in de zorg.
3. Wie doet de verdeling? Een IT-partner voert uit wat jullie hebben vastgelegd. Hij helpt je de juiste vragen te stellen, maar beantwoordt ze niet voor jullie.
4. Wat wordt er vastgelegd? Vraag naar de planning, de goedkeuringsmomenten en een verslag na afloop.
5. Wat gebeurt er met de oude omgeving? Een goede partij heeft een plan voor opruimen en bewaarplicht.

Hoe ALTA-ICT dit aanpakt

ALTA-ICT migreert naar en tussen Microsoft 365-omgevingen. Andere Microsoft 365-tenants staan als bron op onze migratiepagina. We beginnen met een inventarisatie en een verdeling van gegevens die beide partijen vastleggen. Daarna volgen de inrichting van de nieuwe omgeving, de voorbereiding, de overschakeling en het opruimen. Elke stap heeft een goedkeuringsmoment.

Staat een afsplitsing op stapel? Plan een gesprek van 30 minuten. Dan loop je de punten uit dit artikel langs voor jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Wat is een tenant-naar-tenant migratie?

Het verhuizen van gebruikers en gegevens van de ene Microsoft 365-omgeving naar een andere. Je gebruikt het bij afsplitsingen, overnames en fusies.

Kan e-mail tijdens de afsplitsing gewoon doorlopen?

Ja. Gegevens worden vooraf gesynchroniseerd en gebruikers merken daar volgens Microsoft niets van. Op het moment van overschakelen maken gebruikers wel een nieuw Outlook-profiel aan.

Gaan Teams-chats mee?

Nee. De chatinhoud verhuist niet met de mailboxverhuizing. Een beheerder van de oude omgeving kan er na afloop nog in zoeken en exporteren.

Kan één domeinnaam in twee Microsoft 365-omgevingen staan?

Nee. Een domeinnaam kan in Microsoft 365 maar in één omgeving staan. Tijdens de mailboxverhuizing moeten beide omgevingen een eigen naam gebruiken.

Wat gebeurt er met het oude postvak?

Na een geslaagde verhuizing bestaat het oude postvak niet meer. Heb je een kopie nodig voor bewaarplicht of onderzoek, maak die dan vooraf.

Heb ik een aparte Microsoft-licentie nodig voor de verhuizing?

Ja. Microsoft vereist per gebruiker een aparte licentie voor de verhuizing van postvak en OneDrive. Zonder die licentie mislukt de verhuizing. De licentie moet dus geregeld zijn voordat je begint.

Is dit hetzelfde als migreren van Google of een hostingpartij naar Microsoft 365?

Nee. Daar is de bron geen Microsoft 365-omgeving. Bij een afsplitsing verdeel je een bestaande omgeving over twee organisaties. Dat vraagt meer afspraken vooraf.

Welke certificeringen heeft ALTA-ICT?

ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. De certificaten zijn afgegeven door QualityMasters en zijn geldig tot 17 juni 2028.

Conclusie

Een afsplitsing is meer dan e-mail verhuizen. Het is een verdeling van gegevens, domeinnamen en rechten, met techniek als uitvoering. Wie dat vooraf vastlegt, voorkomt dat medewerkers op dag één zonder chats, zonder vergaderlinks of zonder werkende mail zitten.