Delen met teams vanuit Outlook wordt vernieuwd

Voer een gesprek van Outlook naar teams

Op 9 februari heeft Microsoft aangekondigd dat de functie Share to Teams zou worden geüpdatet. De update verscheen plichtsgetrouw op schema in de laatste week van maart. Deze functie wordt gedekt door Microsoft 365-roadmapitems 71265, 70598 en 68909 omdat deze beschikbaar is in Outlook voor Windows (Microsoft 365-apps voor ondernemingen – maandelijks kanaal van maart), OWA en Outlook voor Mac (preview). De functie is nog niet beschikbaar voor Outlook-mobiel.

Het idee achter Share to Teams is eenvoudig. Mensen krijgen veel e-mail die ze graag met collega’s willen bespreken. Ze zouden de discussie per e-mail kunnen voeren met de bekende nadelen van eindeloze reeksen heen-en-weer-antwoorden, die niet allemaal onder dezelfde mensen zouden kunnen worden verspreid. Door de discussie naar Teams te brengen, blijft de focus behouden en zorgt ervoor dat iedereen de discussie ziet ontwikkelen en kan bijdragen als dat nodig is.

Delen met doelbestemmingen van teams

De functie Delen met teams is opgenomen in de Teams-invoegtoepassing voor Outlook. Share to Teams, gelanceerd in 2020, gebruikt dezelfde e-mailconnectorinfrastructuur die wordt gebruikt om de mogelijkheid te ondersteunen om e-mail naar een kanaal te verzenden. Dit is een connector die alleen-cloud-mailboxen gebruikt om inkomende e-mail geadresseerd aan kanalen te accepteren en af ​​te leveren aan Teams. In het geval van Share to Teams kan de geadresseerde zijn

• Een persoon (het bericht wordt afgeleverd in een persoonlijke chat). De afzender moet in staat zijn om een ​​bericht naar de persoon te sturen (informatiebarrièrebeleid kan mensen verhinderen om via chat te communiceren).
• Een groepschat: als u een bericht vanuit Outlook deelt met meerdere gebruikers, bezorgt Teams het bericht aan de groepschat waarbij die gebruikers betrokken zijn (indien aanwezig) of maakt op een andere manier een nieuwe groepschat.
• Elk kanaal waartoe de afzender toegang heeft, inclusief privékanalen. U kunt niet met meerdere kanalen tegelijk delen.

In alle gevallen kunnen berichten met bijlagen worden verzonden.

Figuur 1 toont een typisch voorbeeld. In dit geval delen we een bericht vanuit Outlook met een Teams-kanaal.

Figuur 2 laat zien hoe het gedeelde bericht eruitziet in Teams. Zoals u kunt zien, ziet het eruit als elke andere basisnoot voor een gesprek. Reacties kunnen zoals normaal worden geplaatst. De enige schokkende opmerking is dat Teams het onderwerp van het gesprek niet benadrukt om het onderwerp beter te laten opvallen in een lijst met onderwerpen.

Berichtkopieën vastleggen in SharePoint Online en OneDrive for Business

Afgezien van berichten die worden afgeleverd op doelbestemmingen, zoals e-mail die naar kanalen wordt verzonden, wordt een kopie van het gedeelde bericht (inclusief bijlagen) vastgelegd in de map E-mailberichten in de kanaalmap in de documentbibliotheek van de SharePoint Online-teamsite. Dit is de manier waarop de e-mailconnector zich gedroeg tot februari 2021. Nu gaan berichten die naar een kanaal worden gestuurd, naar een map met de naam van de maand, zoals EmailMessages_4_2021 voor berichten die in april 2021 zijn verzonden. De wijziging in de doelmap irriteerde veel mensen omdat het sommige Flows verbroken, en inconsistentie als deze drijft mensen tegen de muur in Teams is gekmakend.

Kopieën van berichten die met individuen of groepschats zijn gedeeld, staan ​​in de map Microsoft Teams Chat Files van het OneDrive for Business-account van de afzender.

Geen beveiligde e-mail

U kunt de optie Delen met teams niet selecteren voor berichten die zijn beveiligd met gevoeligheidslabels, de standaardopties voor alleen versleutelen van Outlook of Niet doorsturen of S / MIME. Dit komt doordat de connector de codering die deze berichten beschermt, niet kan verwijderen.

Wat is er veranderd?

Wanneer u een Outlook-bericht deelt met Teams, controleert de invoegtoepassing op de aanwezigheid van de Teams-desktopclient. Als deze beschikbaar is, gebruikt de invoegtoepassing eenmalige aanmelding (SSO) om een ​​nieuw venster in de Teams-client te openen om de berichtdetails op te stellen om te delen. Dit is het grote verschil tussen de oude methode en de nieuwe. Het maken van een venster in een reeds verbonden Teams-client is sneller en creëert minder overhead dan het alternatief, namelijk dat Outlook het werk doet om verbinding te maken met Teams en het bericht te verzenden.

Beheerder

Microsoft zegt dat Share to Teams bestuurbaar is “door deze invoegtoepassing selectief in of uit te schakelen voor individuele gebruikers via PowerShell Cmdlet. Beheerdersdocumentatie wordt binnenkort gepubliceerd. ” Hoewel Microsoft belooft dat er een cmdlet beschikbaar zal zijn, weet ik niet zeker of veel tenants Share to Teams willen uitschakelen. Het is niet een functie die ik vaak heb gebruikt, maar ik ben dankbaar dat hij er is wanneer ik hem nodig heb. Ik vermoed dat de meeste andere organisaties in dezelfde categorie zullen vallen.

Bron: office365itpros