Breakout Rooms, taken, goedkeuringen en meer: hier is een blik op wat er nieuw is in Microsoft Teams

De reeks programma’s van Microsoft, waaronder Microsoft 365 en Microsoft Teams, is de afgelopen jaren snel een hulpmiddel van onschatbare waarde geworden voor bedrijven. In 2020 kende de adoptie van Microsoft Teams echter een ongekende stijging, omdat het onmisbaar bleek te zijn om bedrijven te helpen de communicatie en productiviteit te behouden, aangezien de COVID-19-pandemie veel bedrijven dwong over te schakelen naar externe medewerkers. Hoewel Teams al talloze functies bood die werknemers hielpen samen te werken in een veilige en productieve omgeving, waar ze ook waren, heeft Microsoft de eerste maanden van 2021 gebruikt om voortdurend nieuwe functies en updates voor Teams uit te rollen die dit programma onmisbaarder dan ooit hebben gemaakt. voordat. Als je nog nooit hebt gehoord over de laatste updates van Microsoft Teams, bekijk dan eens enkele van de nieuwste functies die zijn toegevoegd om ervoor te zorgen dat je het meeste uit dit platform haalt.

Breakout Rooms zijn geïntroduceerd

Een functie voor videoconferenties die veel bedrijven tijdens de pandemie als essentieel hebben ervaren, zijn brainstormruimten; ze waren echter voorheen niet beschikbaar in Teams. Gelukkig heeft Microsoft naar zijn klanten geluisterd en kunnen leden nu brainstormruimten creëren voor hun personeel tijdens grote vergaderingen.

Brainstormruimten kunnen zeer nuttig zijn door grote vergaderingen beheersbaarder en productiever te maken voor uw team. Hiermee kunt u uw vergaderingen gemakkelijk in kleinere groepen verdelen, waardoor discussies, brainstormsessies en groepslessen beter kunnen worden vergemakkelijkt. Dit maakt het ook gemakkelijk om taken over een grotere groep te verdelen, die later weer kan samenkomen om hun voortgang te bespreken.

Brainstormruimten in teams maken het voor organisatoren gemakkelijk om tussen brainstormruimten te springen om de voortgang te controleren, mededelingen aan alle brainstormruimten tegelijk te doen en alle ruimten tegelijkertijd terug te brengen naar de hoofdvergadering. Teams helpt ook om alles, van brainstormruimten, georganiseerd en later gemakkelijk toegankelijk te houden door alle vergaderingsbestanden, whiteboards, opnames en transcripties beschikbaar te maken voor de organisator van de vergadering, zodat deze deze later kunnen bekijken en gebruiken. Als u regelmatig vergaderingen houdt in Teams, zult u waarschijnlijk al snel merken dat brainstormruimten van onschatbare waarde zijn.

Verbind uw organisatie met het publiceren van taken

Een andere geweldige functie die Microsoft aan Teams heeft toegevoegd, is het publiceren van taken. Hierdoor kunnen hoofdkantoren beter communiceren met hun personeel door taken centraal op bedrijfsniveau te creëren en deze taken indien nodig naar verschillende locaties te publiceren. Een grote landelijke detailhandelaar kan bijvoorbeeld een specifieke lijst met taken maken die bedoeld zijn om winkels veilig te laten heropenen, de lijst naar specifieke getroffen locaties sturen en de voortgang van toegewezen taken in realtime volgen. Managers kunnen zelfs subtaken toewijzen aan specifieke werknemers, waardoor het eenvoudig is om het werk te verdelen en bij te houden wie welke taak belast. Dit kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en ervoor zorgen dat taken tijdig worden voltooid, omdat iedereen weet waarvoor hij of zij individueel verantwoordelijk is.

Nieuwe partnerschappen vereenvoudigen de planning

Microsoft Teams heeft ook nieuwe partnerschappen gesloten met Blue Yonder en Reflexis waardoor ze nieuwe tools voor personeelsbeheer aan hun platform hebben kunnen toevoegen. Met deze nieuwe integratie hebben Teams-klanten nu toegang tot een meer uniforme oplossing voor personeelsbeheer waarmee werknemers ploegen kunnen zien en wisselen, hun geplande planningen kunnen bekijken en wijzigingen in hun planning kunnen aanbrengen, allemaal vanuit teams. Het is nu gemakkelijker dan ooit voor personeel en management om hun planning bij te houden en te beheren met nieuwe flexibele tools voor personeelsbeheer in Teams.

Volg en beheer goedkeuringen binnen teams

Goedkeuringen beheren is nog nooit zo eenvoudig geweest met de nieuwe goedkeuringsfunctie van Team. Met goedkeuringen kunt u eenvoudig goedkeuringen maken, delen en beheren in teams vanaf dezelfde plek waar u chats verzendt, in een kanaalgesprek of in de goedkeuringsapp zelf. Het enige dat u hoeft te doen, is het type goedkeuring selecteren dat u nodig heeft, details toevoegen, bestanden bijvoegen en goedkeurders kiezen. Eenmaal ingediend, worden de goedkeurders op de hoogte gebracht van de goedkeuring en kunnen ze het verzoek beoordelen en waar nodig handelen.

Vereenvoudig lijsten en taken

Nieuw toegevoegde functies aan Teams maken het nu gemakkelijker dan ooit voor gebruikers om onderweg taken te volgen, prioriteiten te stellen en te ordenen, en toegang te krijgen tot lijsten. Hoewel deze functie beperkt is tot Apple-gebruikers, biedt de nieuwe mobiele app List voor iOS gebruikers toegang tot hun lijsten met volledige functionaliteit direct op hun iPhone. Dit maakt het gemakkelijker dan ooit voor u om uw lijsten bij te houden, omdat u snel kunt verwijzen naar, bewerken of toevoegen aan een lijst, waar u ook bent. U kunt zelfs vanuit het niets een nieuwe lijst maken in de app, of een kant-en-klaar sjabloon gebruiken, zodat u gemakkelijk overzicht kunt houden.

Voor Android-gebruikers die zich zorgen maken over het missen van deze functie, zegt Microsoft dat ze aan een Android-versie werken en de komende maanden een update over de voortgang zouden moeten hebben. Alle Teams-gebruikers hebben nu natuurlijk toegang tot To Do. Microsoft To Do gebruikt AI om u te helpen uw dag beter te plannen en u gefocust te houden op de taken die er het meest toe doen. AI helpt u om op basis van kritieke taken en trefwoorden en deadlines te identificeren, zodat u op de hoogte blijft van kritieke projecten en de productiviteit maximaliseert.

Nieuwe functies voor vergaderingen

De nieuwste updates van Microsoft bevatten ook functies die het beheren van vergaderingen eenvoudiger dan ooit maken. Met de nieuwe moderatie-instellingen voor chatgesprekken kunnen organisatoren en docenten nu kiezen uit verschillende chatinstellingen die helpen om veilige en inclusieve vergaderomgevingen te creëren. Organisatoren van vergaderingen kunnen nu chats uitschakelen, waardoor de organisator en deelnemers de chat van de vergadering helemaal niet kunnen gebruiken. Als alternatief kunnen organisatoren chats zo instellen dat ze alleen actief zijn tijdens de vergadering, zodat de chat alleen wordt gebruikt als de organisator aanwezig is (de organisator kan echter op elk moment chats verzenden). De standaardinstelling is echter dat chats zijn ingeschakeld, zodat alle deelnemers aan de vergadering chats op elk moment kunnen gebruiken.

Aangezien Microsoft Teams steeds meer een integraal onderdeel wordt van de manier waarop bedrijven zaken doen, heeft Microsoft uitstekend werk verricht door voortdurend nieuwe functies toe te voegen waarmee hun klanten het meeste uit dit platform kunnen halen. Als u nieuw bent bij Teams, of als u niet het gevoel hebt dat u er het maximale uit haalt, neem dan gerust contact met ons op om te zien hoe Teams uw bedrijf beter van dienst kan zijn.

Bron: 365tech