Voordelen van Office 365 om de productiviteit te verbeteren

Office 365 is een verzameling applicaties op basis van de cloud om de bedrijfsproductiviteit te verbeteren. Abonnees van Office 365 combineren Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Sway en Access met een cloudservice voor opslag.

Daarnaast bevat Office 365 ook Skype voor Bedrijven en Microsoft Teams voor communicatie en samenwerking. Bedrijven, ongeacht hun grootte, genieten van de diensten die Office 365 biedt, omdat het een multitasking-tool is waarmee verschillende teams in één bedrijf tegelijkertijd kunnen samenwerken.

Dit is waarom Office 365 de ideale tool is om de productiviteit en efficiëntie van uw bedrijf te verhogen.

Gemakkelijke toegang tot alle bestanden

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Office 365 is dat bedrijven hun bestanden in de cloud kunnen opslaan. Dit betekent dat leden van uw team met internettoegang, een smartphone of een laptop overal toegang hebben tot deze bestanden.

Tegenwoordig is thuiswerken de nieuwe standaard, gemakkelijke toegang tot bestanden, ongeacht de locatie, het is een pluspunt vanuit elke hoek.

Veilige cloudopslag

Gemakkelijke toegang tot uw bestanden is niet het enige belangrijke; weten dat die bestanden veilig zijn, is ook van vitaal belang. Office 365 heeft enkele van de beste en strengste beveiligingsmaatregelen om de gegevens van de klant te beschermen.

De tweefactorauthenticatie van Office 365 betekent dat personen zonder autorisatie geen toegang hebben tot uw bestanden, zelfs als ze uw apparaat hebben. Er zijn ook software voor het detecteren van bedreigingen en antimalwareprogramma’s die alle bedreigingen en cyberaanvallen tenietdoen.

Duidelijke en gecentraliseerde communicatie

Het integreren van Skype en Outlook in de Office 365-pakketten biedt abonnees alles wat nodig is voor toegankelijke communicatie binnen het Office 365-pakket. Met Skype voor Bedrijven kunnen gebruikers ook overal ter wereld telefonische vergaderingen houden met personeel of klanten.

De optie Teams geeft gebruikers een platform voor het verzenden van instant messages. Er kunnen ook opmerkingen worden toegevoegd, waarbij bestanden tegelijkertijd worden geüpload, wat erg belangrijk is voor een project tussen teams.

Met teams kun je ook mensen taggen, zodat ze een melding krijgen dat ze een opmerking hebben die hun aandacht vereist.

Office 365 heeft zijn sociale netwerk genaamd Yammer; wanneer gebruikers de nieuwsfeed posten, kunnen alle medewerkers deze zien. Wanneer het team niet online is, ontvangen ze e-mailmeldingen wanneer er een nieuw bericht is.

Flexibele kosten

De kosten van Office 365 worden doorgaans elke maand per gebruiker betaald. De tarieven zijn afhankelijk van het ondernemingsniveau; bedrijven kunnen kiezen welk pakket ze willen vertrouwen op hun behoeften. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het aantal benodigde tools en integratie, verschilt de abonnementsprijs.

Bedrijven kunnen de kosten van abonnementen afwegen tegen de toegevoegde waarde van het gebruik van Office 365.

Weet u nog steeds niet hoe u aan de slag kunt gaan met Office 365? Bedrijven zoals Itrezzo Software Solutions helpen nieuwe en bestaande bedrijven bij het opzetten van hun Office 365. Daarnaast adviseren ze over het pakket dat bij hun behoeften past en bieden ze IT-ondersteuning voor deze bedrijven.

Bedrijfscontinuïteit

Je bedrijf blijft functioneren, zelfs bij fysieke rampen, zoals een brand, omdat alle relevante bestanden veilig zijn in de cloud van Office 365. Wat er ook op kantoor gebeurt, uw e-mails, gegevens en alle geschikte bestanden zijn veilig, dus er is geen downtime in uw bedrijf, zelfs niet in tijden van rampen.

Automatische updates

Abonnees van Office 365 hoeven zich geen zorgen te maken over nieuwe versies van Microsoft Word, Excel of Outlook. Zolang uw software is verbonden met internet, wordt deze automatisch bijgewerkt wanneer er een nieuwe versie beschikbaar is.

Een deel van de voordelen van het hebben van een contract met Office 365 is dat alle apps die aan het pakket zijn gekoppeld, nooit verouderd raken. Bovendien zijn er geen licentieproblemen met Office 365; alle apps zijn gedekt.

Gesynchroniseerde tools

Met Office 365 kunnen gebruikers hun mailboxen, agenda’s en contacten synchroniseren. Bovendien stelt Office 365 gebruikers in staat om hun documenten in realtime te bewerken via samenwerkingstools. Wanneer bedrijven bijvoorbeeld agenda’s delen in Exchange, wordt de beschikbaarheid van personeel op verschillende data weergegeven, zodat u vergaderingen kunt plannen. Met de functie Gedeelde mailboxen hebben meerdere mensen toegang tot dezelfde mailbox, zodat berichten kunnen worden gefilterd om in de gedeelde mailbox te belanden en niet worden gemist.

Een ander essentieel hulpmiddel is SharePoint; het geeft gebruikers toegang tot opgeslagen documenten. Deze opgeslagen documenten kunnen bijvoorbeeld door verschillende teamleden worden bewerkt. Dit bespaart tijd en de noodzaak van een vergadering.

Verschillende gebruikers kunnen documenten die zijn opgeslagen in SharePoint in realtime bewerken, waardoor het delen van een werkruimte veel eenvoudiger wordt. Bovendien kunt u op elk moment zien wie er in het formulier is en zelfs waar ze aan het werk zijn, dankzij kleine gekleurde vlaggetjes die elke gebruiker identificeren.

Geweldige zakelijke ondersteuning

Office 365 biedt bedrijven vierentwintig uur, inclusief IT en ondersteuning. Welke problemen zich ook voordoen bij het gebruik van Office365, ze zijn er altijd om te begeleiden en suggesties te geven om ze op te lossen.

Werkt met alle apparaten

In tegenstelling tot sommige kantoortools die alleen compatibel zijn met specifieke apparaten, werkt Office 365 op zowel Mac als pc. Dit betekent dat er gewerkt kan worden ongeacht het apparaat van het personeel; Office365 is beschikbaar op alle apparaten die compatibel zijn met internet.

Conclusie

Office 365 is een online variant van Microsoft Word, PowerPoint, Excel en OneNote. Geen enkel bedrijf kan een scala aan opties, functies en tools vinden die Office 365 ergens anders biedt. Bovendien kan uw bedrijf een abonnement krijgen dat geschikt is voor hun grootte met de flexibele betalingsopties van Office 365.

Voor bedrijven die hun productiviteit willen verhogen, is de beste manier om Office 365 te gebruiken.

Bron: tricksroad