Microsoft 365 rolt bijgewerkte hulpprogramma’s voor het delen van inhoud uit

Delen en samenwerking maken deel uit van de dagelijkse activiteiten van elke organisatie en het waarborgen van maximale beveiliging zonder concessies te doen aan de toegankelijkheid is van het grootste belang. Nieuwe tools voor het delen van inhoud voor Microsoft 365-abonnees helpen het delen van documenten via de cloud te verbeteren.

Productiviteit en samenwerking zijn van cruciaal belang voor elkaar in de dagelijkse bedrijfsvoering van elke ondernemingsorganisatie. Toen de wereld verschoof naar een thuiswerkhouding toen kantoorgebouwen vorig jaar werden gesloten vanwege de COVID-19-pandemie, werd de mogelijkheid om inhoud veilig en efficiënt te delen al snel van vitaal belang voor veel werkprocessen.

Bestaande tools voor het delen van inhoud hielpen collega’s samen te werken in verschillende organisaties, maar er was ruimte voor verbetering. Als reactie op de tegenstrijdige en even bedrijfskritische eisen van samenwerking en beveiliging, zal Microsoft een reeks updates uitrollen voor de Microsoft 365-productiviteits- en samenwerkingssuite om die tools voor het delen van inhoud nog robuuster te maken.

Ankita Kirti van Microsoft deelde details van de nieuwe tools voor het delen van inhoud en productiviteit op het officiële Microsoft OneDrive-blog en deelde waarom het bedrijf investeert in dit gebied van Microsoft 365.

“Samenwerking is een cruciaal onderdeel van virtueel werk en we hebben uit de eerste hand gezien dat de manier waarop mensen samenwerken het afgelopen jaar fundamenteel is veranderd”, zegt Kirti.

Ze voegde eraan toe: “Het dialoogvenster Delen verschijnt in meer dan 40 gebieden van Microsoft 365 en wordt ongeveer 400 miljoen keer per maand geopend.”

Volgens Kirti zijn de verbeteringen en updates voor delen via Microsoft 365 bedoeld om een ​​intuïtiever proces voor klanten te creëren.

Het bedrijf heeft vijf belangrijke gebieden geïdentificeerd waarop ze zich zullen concentreren voor deze updates van delen:

• Een eenvoudigere methode voor het wijzigen van koppelingsrechten voor het bekijken, becommentariëren of bewerken van bestanden.
• Een beter deelproces voor collega’s buiten een organisatie.
• Een meer beknopte en informatieve weergave van wie toegang heeft gekregen tot bestanden.
• Gebruikers bewust maken van functies voor delen in de app en gebruikers aanmoedigen om te delen zonder de app te verlaten.
• Direct delen toevoegen in Microsoft Teams zonder de app te verlaten.

Dit zal geen reeks updates zijn die de komende weken snel zullen aankomen. Microsoft is van plan een incrementele, gegevensgestuurde aanpak te gebruiken voor het verzenden van deze updates. Door de langzame uitrol kan het bedrijf het gebruik en de feedback van de verbeteringen nauwlettend volgen om te valideren dat de wijzigingen het beoogde effect hebben – waardoor het delen van documenten binnen een organisatie wordt verbeterd.

Er zijn mock-ups van alle nieuwe dialoogvensters voor delen die Microsoft van plan is te verzenden. Sommige hiervan zijn natuurlijk pre-releaseconcepten en kunnen veranderen naarmate de nieuwe tools en processen voor het delen van inhoud worden ontwikkeld. Hier is een overzicht van de nieuwe tools en functies voor delen die naar Microsoft 365 komen.

Snelle machtigingen

Eenmaal geselecteerd, kunnen gebruikers in het dialoogvenster voor snelle machtigingen ontvangers invoeren op naam of e-mailadres en vervolgens hun machtigingsniveau voor het gedeelde item selecteren. Dit is een wijziging ten opzichte van het bestaande proces, waarvoor extra stappen nodig zijn voor gebruikers om te controleren of gedeelde links niet worden gedeeld met standaardmachtigingen die mogelijk niet correct zijn. Dit dialoogvenster bevat ook een link voor meer controle over machtigingen voor delen.

Snelle machtigingen en koppelingsinstellingen zijn nu beschikbaar.

Kopieer link

Als iemand momenteel een link wil genereren om te delen, worden alle toegangsrechten gecodeerd in de volgorde van de link. Dus als de persoon die machtigingen voor één persoon wil wijzigen, moeten ze een nieuwe link genereren waartoe iedereen toegang heeft.

Het nieuwe deelproces stelt gebruikers die links delen in staat om machtigingen voor andere personen te wijzigen terwijl de oorspronkelijke link voor delen behouden blijft.

Kopieerlink wordt later in 2021 uitgerold.

Gedeeld met en toegang beheren

Voortbordurend op het concept om meer informatie over gedeelde documenten toegankelijker te maken, zal deze update van het dialoogvenster voor delen onmiddellijk laten zien met wie het item is gedeeld via de visuele indicator van hun avatar onder aan het dialoogvenster.

Shared with and Manage Access wordt later dit jaar uitgerold.

Vervolgkeuzelijst menu delen

De meeste Microsoft- en Office 365-apps en -services hebben een deelknop in de software. Het nieuwe bijgewerkte vervolgkeuzemenu voor delen biedt een rijker contextueel menu waarin alle beschikbare opties voor delen voor dat document worden gemarkeerd.

In dit dialoogvenster vindt u opties voor delen via e-mail, het kopiëren van de te delen link of rechtstreeks delen in Microsoft Teams.

Het vervolgkeuzemenu ‘Deel’ wordt later dit jaar uitgerold.

Dit zijn enkele van de nieuwe tools en functies voor het delen van inhoud die naar Microsoft 365 komen.

Bron: itprotoday