Is Microsoft Project de beste softwarekeuze voor projectbeheer?

Samenvatting

Is Microsoft project de beste project management software? Uw projectmanagementbureau wil Microsoft Project mogelijk aanpassen aan de behoeften van de organisatie om meer zichtbaarheid te bieden aan de projecten van het bedrijf die meer zichtbaarheid vereisen. Is MS project echter de juiste keuze voor de enterprise ppm-software van uw groeiende bedrijf? Het is misschien tijd om alternatieven voor ppm-tools van Microsoft Project en de wijde wereld van cloudgebaseerde PPM-platforms te verkennen.

Is Microsoft Project verouderd

Een projectmanager slaat zijn handen tegen het bureau uit frustratie “Microsoft Project is zo’n pijn! Ons team heeft een manier nodig om samen te werken en real-time projectupdates te leveren. Tegen de tijd dat alle updates zijn voltooid, zijn onze gegevens al verouderd. Er moet een betere oplossing komen!”

Het bovenstaande scenario wordt een typische uitwisseling met dezelfde veelgestelde vraag aan projectmanagementteams. Meer voor projectmanagers als ze dagdromen over een betere tool. Gelukkig kweekt de behoefte aan snelheid of pure luiheid vindingrijkheid – en PPM-tools werden geboren.

Wat is het bescheiden begin van het projectmanagementsysteem?

Ooit, lang geleden in 1984, toen Microsoft de software voor het eerst uitbracht (of zelfs 1990 met versie 1 voor Windows), werd MS Project geboren en was het “The Great Solution” voor projectmanagers over de hele wereld.

MS Project heeft een goed lang leven gehad, zijn doel gediend en projectmanagers geholpen bij het plannen en plannen van hun projecten tijdens die vervelende pre-connectiviteitsjaren van het digitale tijdperk.

De grote evolutie van projectmanagementfuncties en -tools; Werkelijk?!?!

Laten we eerlijk zijn, zelfs als de software is blijven evolueren met technologie, is Microsoft Project nooit helemaal in de 21e eeuw gesprongen zoals veel andere platforms.

In het tijdperk van de cloud is MS Project nog steeds een client-based applicatie (dat is zo vorige eeuw!).

Hoewel moderne project- en portfoliomanagementtools variëren in verfijning en complexiteit, bestaan ze alleen omdat belanghebbenden van het project iets meer nodig hebben.

In het hedendaagse digitale tijdperk zijn real-time samenwerking en onmiddellijke projectupdates de mogelijkheid om snelle projectupdates uit te voeren, noodzakelijke functies die projectmanagers in hun softwaretool moeten hebben.

Klanten zeggen zo lang tegen clientgebaseerde applicaties en hallo tegen cloudgebaseerde platforms met verbeterde functionaliteit die meer inzicht bieden in projecten, programma’s en portfolio’s.

Dus, is MS Project het waard?

Microsoft Ppm-hulpprogramma biedt vijf edities: Project voor het web, Project Online, Project Online Desktop Client, Project Professional en Project Standard.

Project for the Web is als Project Lite. De software bestaat, het is beschikbaar via het web en het werkt met Microsoft Office 365-software (tegen een extra vergoeding, natuurlijk), en het vereist minimale systeembronnen, maar dat is alles.

Om de functionaliteit te verkrijgen waar Microsoft Project beroemd om is, moeten klanten nog steeds een desktopclient kopen voor resourceplanning en -beheer, vraagbeheer en al die hogere functies.

Bovendien zijn de “samenwerkings- en communicatie”-functionaliteitsmethoden die door de Microsoft-website worden aangeprezen allemaal via Microsoft Teams. Dat betekent dat er geen echte in-context samenwerking is en dat gebruikers extra licentiekosten moeten betalen om toegang te krijgen tot die functionaliteit.

Dus, wetende dat (technisch gezien) de Microsoft PPM-tool slechts jaren achterloopt in technologie in plaats van decennia, zal ik de voordelen bespreken die cloudgebaseerde applicaties hebben ten opzichte van clientgebaseerde applicaties.

Top 10 redenen waarom cloudgebaseerde PPM-tools beter zijn dan Microsoft Project

1. Microsoft Project is een clienttoepassing

Microsoft biedt wel een versie van Project for the Web, maar de functionaliteit is beperkt.

Volledige functionaliteit vereist nog steeds (gasp) gebruikers om een clientgebaseerde applicatie te installeren. Weet je nog die 42 diskettes die nodig zijn om te installeren?

Het uitvoeren van de software vereist ten minste een 2-core 1,6 GHz of snellere CPU en 4 GB ruimte op de harde schijf en RAM.

Dus als de systeembronnen voldoende zijn, zal het installeren en uitvoeren van Microsoft Project resulteren in een zeer responsieve toepassing. Totdat de harde schijf crasht en poef het projectbestand gaat.

Omdat de meeste PPM-tools cloudgebaseerd zijn, zullen ze niet altijd even responsief zijn, maar u verliest ook niet al uw gegevens als een harde schijf crasht, en gestolen laptops resulteren ook niet in verloren gegevens

2. Het voordeel van een online systeem in plannen is in realtime toegankelijk.

Besteedt de planner meer dan de helft van zijn tijd aan het bijwerken van de projectplanning met informatie van partners of resource-updates?

Zijn schema-updates verouderd voordat ze zelfs maar zijn herzien in het systeem?

Wanneer uw resources toegang hebben tot het projectplan, zodra ze hun tijd in rekening brengen of het percentage voltooid voor een taak bijwerken, zijn die updates onmiddellijk in leven. Geen reden om een planner bij te werken, die vervolgens het projectplan bijwerkt en zakenpartners ook in staat stelt echte updates uit te voeren zonder hen toegang te geven tot bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie.

3. Real-time rapportage

Rapportage over portfolio’s, programma’s, projecten en teams, zodat PM’s en PMO-leiders geen 100 e-mails hoeven te beantwoorden van resources, bazen, leidinggevenden of belanghebbenden die vragen wat de status is. Eerlijk gezegd is dit waarschijnlijk de # 1 reden dat projectmanagers en leidinggevenden dol zijn op cloudgebaseerde PPM-tools.

Real-time rapportage is een absolute must omdat real-time rapporten leiders in staat stellen essentiële beslissingen te nemen met actuele gegevens in plaats van verouderde en verouderde informatie.

Als uw team nog steeds procenten compleet en kosten-op-compleet van een gegevensdatum berekent, nou, u bent zeker niet de enige, maar waarom zou u in plaats daarvan niet met de huidige gegevens werken?

Naarmate resources in het systeem worden bijgewerkt, worden deze wijzigingen weerspiegeld in rapporten en dashboards die kunnen worden aangepast aan verschillende gebruiksscenario’s. Belanghebbenden kunnen rapporten gebruiken als hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat resources tijdig updates uitvoeren. Leidinggevenden zullen erop vertrouwen dat ze beslissingen nemen met de meest nauwkeurige informatie.

4. Als projectplannen offline zijn, belemmert dit het team om samen te werken

Bronnen kunnen niet alleen updates uitvoeren, maar ze kunnen ook in realtime samenwerken met behulp van in-context discussieberichten. Projectresources en medewerkers kunnen discussies starten of voortzetten binnen een afzonderlijk project.

Bovendien ondersteunen online PPMs-tools nu @tagging om ervoor te zorgen dat de juiste teamleden betrokken zijn bij het gesprek. Collaboratieve in-context discussies houden de projectmanager en het team betrokken en op schema.

5. Online PPM-tools bieden continue gegevenscontroles, uitvoeren van validatieregels en verspreiden van meldingen

Je zou kunnen zeggen: “Hé, we hebben het al over responsiviteit gehad.” Je hebt gelijk; dat deden we. Maar dat was in relatie tot de werkelijke responsiviteit van het systeem (lokale versus beschikbaarheid van cloudresources). Nu hebben we het over verbeterde mogelijkheden die cloud PPM-tools bieden die een clienttoepassing zoals Microsoft Project niet biedt.

De overgang van een clientgebaseerde planningstoepassing naar een cloudgebaseerde PPM-tool is een natuurlijke progressie – zoals de overgang van planning in een spreadsheet naar planningssoftware in de eerste plaats.

Ppm-software stelt beheerders in staat om validatieregels en workflows te schrijven en acties achter de schermen aan te passen die de gebruikerservaring verbeteren en vergemakkelijken. Het kan de reactietijd verkorten, maar dat komt door alle complexe back-endverwerking en gebruikers weten niet eens dat het gebeurt!

6. U hoeft niet offline te bewerken als ik niet online ben

Meestal wordt al uw dagelijkse werk online gedaan en de meeste projecttaken / communicatiebehoeften zijn dat ook. Natuurlijk zijn er een paar uitzonderingen, maar eerlijk gezegd is internetconnectiviteit tegenwoordig bijna overal beschikbaar en betrouwbaar.

Treinen, vliegtuigen en auto’s bieden allemaal Wi-Fi-mogelijkheden. Sommige steden bieden zelfs gratis Wi-Fi-connectiviteit voor hun inwoners. Als iemand absoluut offline moet werken, kunnen de meeste hulpprogramma’s exporteren naar een spreadsheetindeling die gebruikers kunnen manipuleren via Microsoft Excel of Google Spreadsheets en opnieuw importeren.

Natuurlijk heeft deze methode inherente risico’s, omdat resources het projectplan kunnen bijwerken terwijl een gebruiker offline werkt en de wijzigingen kunnen conflicteren. Tenzij uw team een deel van hun tijd doorbrengt in een kooi van Faraday of een beveiligde faciliteit waar absoluut geen externe netwerktoegang is toegestaan, is een online PPM-tool nog steeds uw beste gok.

7. Een resource plannen voor een taak Werkt budgetten en werkbelasting onmiddellijk bij

Online PPM-tools bieden vaak geïntegreerd financieel en resource management binnen het systeem. Eerlijk gezegd is het tegenwoordig vrijwel een vereiste.

Omdat projectmanagers één enkele bron van waarheid nodig hebben als het gaat om hun projecten, bieden PPM-tools een zekere mate van financieel beheer in hun systemen. Niet alle systemen zijn gelijk, dus u moet beslissen wat uw organisatie nodig heeft voordat u overgaat naar een nieuw platform.

Sommige platforms bieden zeer geavanceerd financieel beheer, terwijl andere alleen basisfinanciën bieden, zoals gebruikerstarieven en -looptijden. Doorgaans heeft elke reguliere PPM zowel financiële als resourcemanagementmodules en biedt het realtime updates voor budgetten en resourcebelastingen.

Heeft uw organisatie al financiële systemen en controles? Nou, het goede nieuws is, “daar is een app voor!”

Ja, MS Project biedt vergelijkbare mogelijkheden, maar als die informatie alleen op het Microsoft-systeem van de projectmanager bestaat en niet wordt gecommuniceerd naar projectbelanghebbenden of leidinggevenden, is er niet veel waarde aan dit platform.

8. Standaard- en aangepaste integraties zorgen voor consistentie van gegevens tussen systemen

Integraties zijn misschien niet helemaal ‘apps’, maar ze bieden wel een manier om belangrijke gegevens tussen systemen te verzenden. De meeste online zakelijke PPM-platforms bieden minimaal standaardintegraties met externe systemen.

Omdat de projectmanagementorganisatie vaak een divisie van een organisatie is, zijn er bestaande financiële, tijdregistratie-, datameren en human / enterprise resource management-systemen binnen organisaties.

De ontwikkelaars van ppm-tools voor online ondernemingen begrijpen de behoefte aan gegevensintegriteit en bieden de nodige hulpmiddelen om de veilige overdracht van gegevens tussen deze systemen te garanderen.

Waar standaardintegraties mogelijk niet bestaan, ondersteunt het platform op zijn minst integraties via Application Programming Interfaces of API’s. Standaard- en aangepaste integraties zorgen ervoor dat systemen gegevens tussen platforms kunnen verzenden en tegelijkertijd de integriteit van de gegevens kunnen behouden.

9. Real-time samenwerkingsfuncties met interne en externe bronnen

Virtuele teams zijn het nieuwe normaal – ik weet dat ik er ook niet naartoe wilde, maar het is een eerlijk feit. Zoals zovelen in 2020 pijnlijk hebben ontdekt, moeten virtuele teams effectief kunnen communiceren met behoud van het projectrecord.

Cloudgebaseerde PPM-tools voor ondernemingen bieden eenvoudige maar realtime communicatiemethoden, zelfs wanneer projecten externe bronnen en belanghebbenden betrekken. Sommige platforms stellen externe gebruikers in staat om gegevens te consumeren, maar niet bij te dragen zonder een licentie.

Anderen kunnen externe gebruikers markeren en de gegevens beperken waartoe ze toegang/ zichtbaarheid hebben. Bovendien bieden publicatiewidgets expliciete alleen-lezen toegang tot een subset van projectgegevens, waardoor het specifieke publiek toegang heeft tot informatie die anders in silo’s zou blijven.

10. Automatisering, Automatisering, Automatisering

We hebben dit onderwerp al eerder aangestipt, maar in de huidige instant bevredigingsmaatschappij is automatisering waar het om gaat. MS Project kan gewoon niet concurreren met moderne cloudgebaseerde softwareplatforms met uitzonderlijke configuratiemogelijkheden.

Tussen integraties en configuraties, formules en validatieregels wegen de automatiseringsmogelijkheden van moderne PPM-hulpprogramma’s veel zwaarder dan alle mogelijke argumenten voor het onderhouden van projectplannen in de PPM-tool van Microsoft. Oh, en eerlijk gezegd, uw projectmanagers zullen u dankbaar zijn wanneer ze zich niet hoeven aan te melden bij vijf verschillende applicaties om hun statusrapporten te produceren.

Laten we het hebben over onnodige complexiteit om te verwerken

Importeren en exporteren in de PPM-tool is niet efficiënt of effectief. Dus waarom overweegt u bij te werken in Microsoft Project en vervolgens die wijzigingen te importeren? Omdat projectmanagers gewend zijn om in MS Project te werken en ze de verandering niet willen doorvoeren?

Dat is geen geldige reden om de status quo te handhaven bij het beheren van projecten en portfolio’s en / of projecten in MS Project (of welke andere clientgebaseerde applicatie dan ook).

Ja, je kunt MS Project bijwerken en die wijzigingen vervolgens importeren in een PPM-platform, maar echt, dat is twee keer het werk, en daar heeft niemand tegenwoordig tijd voor. De meeste cloudgebaseerde PPM-tools bieden aanzienlijk meer functionaliteit bij het werken in de native omgeving dan is toegestaan via import.

PPM-software die werkt voor uw groeiende organisatie

Kunt u ja antwoorden op het volgende:

  • Houdt uw organisatie nog steeds projecten bij in spreadsheets en overweegt u een Alternatief voor Microsoft Project?
  • Gebruikt u Project en past het niet bij uw behoeften?
  • Bent u uw projectbestanden kwijtgeraakt vanwege een systeemcrash?
  • Bent u moe van het importeren en exporteren van verouderde gegevens voordat u deze zelfs maar in het systeem hebt ingevoerd?
  • Moet u in real-time werken en communiceren met interne en externe stakeholders?
  • Wilt u vragen dat bronnen realtime updates uitvoeren?
  • Heeft u programma’s of portfolio’s van projecten om te beheren?

In plaats van uw Project Management Office te structureren om archaïsche projectplannen te ondersteunen in software die nooit helemaal aan de behoeften van uw organisatie voldeed, is het misschien tijd om Microsoft Project-alternatievenen de wijde wereld van cloudgebaseerde PPM-platforms te verkennen.

Bron: kolmegroup