Een korte handleiding voor het gebruik van breakout rooms in Microsoft Teams

Virtuele bijeenkomsten zijn de afgelopen 5 jaar steeds populairder geworden, maar vormen een fundamentele uitdaging: hoe meer deelnemers deelnemen, hoe moeilijker efficiënte communicatie kan zijn. Microsoft Teams heeft een glimmende nieuwe toevoeging om dit probleem op te lossen; breakout rooms. Deze handige functie biedt gebruikers de kans om meer zinvolle online communicatie te creëren door organisatoren virtuele vergaderingen te laten splitsen in subgroepen die bekend staan als brainstormruimten.

Breakout rooms creëren

Breakout rooms worden weergegeven in het rechterdeelvenster van de Teams-organisatorweergave, waar de namen en groepen van de deelnemers worden vermeld. Elke Microsoft Teams-vergadering kan maximaal 50 brainstormruimten bevatten, met verschillende configuratie-opties.

Organisatoren kunnen Breakout rooms maken door eenvoudig op een pictogram te klikken in een Teams-vergadering. Na een korte eerste installatie kunt u vervolgens het aantal groepen kiezen en of u handmatig of automatisch deelnemers wilt toewijzen.

Gebruikers kunnen deelnemen aan deze ruimtes vanaf desktop, internet of mobiel, maar het is vermeldenswaard dat organisatoren alleen Breakout rooms kunnen maken via de desktopclient. Degenen die op meerdere apparaten proberen deel te nemen, worden ook naar dezelfde Breakout rooms gebracht om verwarring te voorkomen.

Er zijn meer tools beschikbaar om een vlot beheer van deelnemers aan de vergadering mogelijk te maken. Na de installatie is het gemakkelijk om kamers te hernoemen, verwijderen of aan te maken, evenals teamleden opnieuw toe te wijzen en toegang te krijgen tot aanvullende configuratie-opties.

Ondertussen bieden aankondigingen een snelle manier om alle kamers te laten weten hoelang er nog in een breakoutsessie is, welke onderwerpen ze op een bepaald moment moeten bespreken of wanneer ze een pauze moeten nemen.

Als een persoonlijk tintje vereist is, kunnen organisatoren een kamer binnen springen om verdere instructies te geven of te kijken hoe het gaat. Als ze eenmaal tevreden zijn met de geboekte vooruitgang, volstaat een enkele klik om alle deelnemers terug te brengen naar de hoofdvergaderruimte.

Een doorbraaksucces

Als Breakout rooms goed worden gebruikt, kunnen ze de werkomgeving op afstand verbeteren waar veel bedrijven zich momenteel in bevinden. Vergaderingen kunnen gerichter en productiever worden gemaakt en de druk wegnemen om een ​​groot virtueel publiek betrokken te houden. Eenmaal in Breakout rooms kunnen deelnemers zoals gewoonlijk gebruikmaken van andere Teams-functies; scherm delen of samenwerken aan documenten zonder in een situatie van “te veel koks” terecht te komen.

Breakout rooms bieden duidelijke en specifieke voordelen voor de onderwijssector. Het opsplitsen van een klaslokaal in projectgroepen is gebruikelijk, maar bleek praktisch moeilijk te realiseren toen het onderwijs virtueel werd bij het begin van de pandemie in maart 2020.

Met ‘Teams for Education’ kunnen docenten leerlingen zonder tussenkomst in of uit kamers plaatsen, waardoor een snelle overgang mogelijk is. Zodra brainstormruimten zijn opgezet, kunnen docenten tussen de kamers springen om een ​​discussie op gang te brengen, ervoor te zorgen dat studenten op de goede weg zijn en vragen te beantwoorden.

Integraties zoals Microsoft Whiteboard zijn waardevolle troeven voor zowel virtueel werken als studeren. Studenten kunnen mindmap maken en ideeën plannen zonder dat er extra instellingen nodig zijn. Met de optie om studenten automatisch aan kamers toe te wijzen, is de kans groter dat brainstormen diverser en inclusiever kunnen zijn dan wanneer ze zichzelf een kamer zouden moeten uitkiezen en toewijzen.

Voor presentatoren binnen en buiten de onderwijssector kunnen breakout rooms een sterk verbeterde organisatie van vergaderingen bieden. Elke ruimte heeft zijn eigen chat, bestandssectie, vergadernotities en whiteboard-tabbladen. Zodra een vergadering is afgelopen, kunnen alle gebruikers zien waaraan elke groep heeft gewerkt en het proces dat ze hebben gebruikt. Door minder tijd te besteden aan het door bestanden en chatlogboeken bladeren, wordt verwarring voorkomen en kunnen bezoekers sneller doorgaan.

Breakout rooms binnen Teams bieden een omgeving waarin zowel studenten als medewerkers zich prettig voelen ondanks de verschuiving naar virtuele samenwerking. Hoewel de functie nog in de kinderschoenen staat, moet het worden beschouwd als een essentieel instrument om een ​​deel van de productiviteit die tijdens de pandemie verloren is gegaan, terug te winnen.

Bron: compupacit