De beste tips en trucs voor Microsoft Teams

Sneltoetsen, bijschriften, niet storen en zelfs games – we ontdekken de beste Microsoft Teams-hacks.

Het is een heel jaar geweest voor hybride werknemers. Van de reeks technische ontslagen tot de overvloed aan nieuwe externe banen in het hele land, er is veel veranderd in 2022, en dat kan niet meer waar zijn voor ieders favoriete teamsamenwerkingsplatform: Microsoft Teams.

In het afgelopen jaar heeft Microsoft Teams een breed scala aan nieuwe functies en functies aan zijn platform toegevoegd, waardoor de productiviteit is verbeterd, teamcommunicatie is vergemakkelijkt en zelfs een beetje plezier aan de werkplek is toegevoegd. Er zijn zelfs zoveel nieuwe toevoegingen aan het platform dat we ervoor wilden zorgen dat onze lezers volledig op de hoogte waren van wat u kunt doen met Microsoft Teams.

In deze handleiding behandelen we enkele van de tips en trucs die Microsoft Teams zo’n populair samenwerkingsplatform in de bedrijfswereld maken.

• Zoeken naar berichtthreads
• Live vertaalde bijschriften
• Korte videoboodschappen
• Picture-in-picture functionaliteit
• Intelligente samenvatting
• eSign-integraties
• Games voor werk
• Jazzy hold muziek
• Sneltoetsen
• Berichten filteren
• Niet storen

Faciliteer teamcommunicatie

Het doel van webconferentiesoftware zoals Microsoft Teams is om in contact te blijven met uw team, wat de naam zou kunnen verklaren. Vervolgens zijn er veel functies die gericht zijn op het faciliteren van betere communicatie, of het nu in videovergaderingen of in berichtenthreads is.

Hier zijn enkele tips en trucs om precies dat te doen:

Zoeken naar berichtthreads

Zoals elke werknemer die een berichtenplatform zoals Slack heeft gebruikt, kan bevestigen, is het belang van het kunnen vinden van eerder verzonden berichten ongeëvenaard. Of u nu een link probeert op te sporen die u kwijt bent of gewoon wilt weten hoe die specifieke campagne heet, het opsporen van gearchiveerde berichten zou geen gedoe moeten zijn.

Microsoft Teams begreep dat, want het platform lanceerde in september een update waarmee gebruikers een stap verder konden gaan en konden zoeken naar volledige berichtthreads, zodat je alles kunt zien wat wordt besproken in plaats van een enkel bericht. Dit geeft veel meer context als het gaat om het zoeken naar berichten en kan teamleden veel effectiever in contact houden.

Live vertaalde bijschriften

De hybride werkbeweging heeft werken vanaf elke locatie mogelijk gemaakt in de bedrijfswereld. Vervolgens hebben veel managers dat in hun voordeel gebruikt door werknemers uit andere landen dan hun eigen land aan te nemen. Dat kan echter enkele taalbarrières opleveren, wat uw vermogen om communicatielijnen open te houden in uw team kan belemmeren.

Gelukkig is de technologie snel genoeg gevorderd dat dit probleem geen Microsoft Teams-gebruikers hoeft te betreffen, omdat het platform nu live vertaalde bijschriften biedt tijdens vergaderingen. Het volledig op software gebaseerde systeem biedt snelle, meestal nauwkeurige vertalingen, zodat het gemakkelijker dan ooit is om met uw collega’s over de hele wereld de wind te breken.

Korte videoboodschappen

Vrijwel elke studie in het bedrijfsleven zegt dat video de toekomst is. Van TikTok tot Zoom, het medium is steeds populairder geworden voor alles van entertainment tot communicatie. Hoewel Microsoft Teams al een tijdje videoconferencing aanbiedt, is soms een modernere en creatievere manier om in contact te blijven gewenst.

Daarom heeft het platform de mogelijkheid toegevoegd om videoberichten rechtstreeks op het platform te verzenden en te ontvangen. Nagesynchroniseerde videoclips, de functie stelt gebruikers in staat om korte videoclips op te nemen voor het uitleggen van processen of het verstrekken van essentiële informatie voor een project. Het is grotendeels gericht op hybride werkteams die mogelijk niet het schema hebben om korte vergaderingen voor kleine details te beheren.

Verbeter de productiviteit

Hoewel het faciliteren van effectieve communicatie natuurlijk belangrijk is voor platforms zoals Microsoft Teams, zou het zeker geen kwaad kunnen als de productiviteit ook zou stijgen. Microsoft Teams verkoopt zichzelf immers als meer dan alleen een tool voor videoconferenties, dus wat kan het nog meer doen om uw team een beetje extra te geven als het gaat om productiviteit?

Het blijkt, nogal wat! De reden dat Teams zo veel door bedrijven wordt gebruikt, is omdat het functies biedt die verder gaan dan communicatie en het daadwerkelijke werk voor werknemers gemakkelijker maken. Hier zijn een paar manieren om Microsoft Teams te gebruiken om de productiviteit te verbeteren.

Picture-in-picture functionaliteit

Of u nu op kantoor bent of vanuit huis werkt, videogesprekken zijn onderdeel geworden van uw dagelijks leven. Zoals veel werknemers waarschijnlijk zullen beamen, vereist niet elke videovergadering uw volledige aandacht, wat betekent dat een beetje werk gedaan krijgen tijdens de stiltes uw productiviteit echt kan verbeteren. Helaas maken sommige videoconferentieplatforms het moeilijk om toegang te krijgen tot andere apps of sites terwijl u in een vergadering bent.

Maar niet Microsoft Teams! Dankzij een recente update zorgt de Microsoft Teams-app op iPhones en iPads voor picture-in-picture-functionaliteit, zodat je tijdens een vergadering toegang hebt tot andere apps. Het biedt zelfs een instelbaar venster, zodat u precies kunt kiezen hoeveel schermruimte uw videovergadering in beslag neemt.

Intelligente samenvatting

De kracht van kunstmatige intelligentie is talloze keren gebruikt om de productiviteit in het bedrijfsleven te verbeteren. Microsoft Teams is niet anders, met tal van geautomatiseerde, intelligente functies die erop gericht zijn uw team efficiënter te laten werken. Een daarvan is de intelligente samenvatting van vergaderingen, die een AI-aangedreven samenvatting na de vergadering biedt die aan alle deelnemers wordt verstrekt.

Uitgebracht in een update van oktober met een breed scala aan Teams-verbeteringen, is intelligente samenvatting nog steeds een beetje rudimentair, waarbij alles in de hele vergadering wordt herhaald in plaats van specifieke belangrijke aspecten eruit te pikken. Toch, gezien het tempo waarmee Microsoft Teams wordt bijgewerkt, kunnen we ons voorstellen dat deze functie de komende maanden behoorlijk nuttig zal worden.

eSign-integraties

We weten allemaal dat het in- en uitloggen van verschillende accounts een enorme tijdverspiller is als het gaat om dagelijkse zaken. Microsoft Teams had zelfs een esign-integratie waarmee gebruikers online documenten konden ondertekenen waarvoor gebruikers zich moesten aanmelden bij het account telkens wanneer ze het gebruikten.

Gelukkig is dat niet langer het geval, omdat een recente update het probleem heeft opgelost door gebruikers in staat te stellen zich elke 30 dagen aan te melden, in plaats van elke dag. Natuurlijk lijkt het misschien klein, maar die kleine verbeteringen aan de site kunnen een groot verschil maken als het gaat om het versterken van de productiviteit.

Veel plezier

Werk hoeft niet altijd over werk te gaan. Nu de balans tussen werk en privéleven in 2022 steeds belangrijker wordt voor werknemers en werkgevers, kan het vinden van een manier om uw team buiten het werk te betrekken een lange weg gaan in het behouden van toptalent en het stimuleren van productiviteit.

Microsoft Teams is ontworpen om meer te doen dan alleen vergaderingen te hosten en werk gedaan te krijgen. Het platform is gemaakt om collega’s samen te brengen buiten de grenzen van werkprojecten om een cultuur op te bouwen waar mensen daadwerkelijk in willen werken. Hier leest u hoe Microsoft Teams een beetje plezier op de werkplek brengt.

Games voor werk

Als je ooit een ijsbreker aan het begin van een vergadering hebt gespeeld, weet je dat er dringend behoefte is aan bijgewerkte normen voor plezier. Videoconferentieplatforms kunnen u de videochatfunctionaliteit bieden om met uw team te praten, maar dat betekent niet dat het uw games daadwerkelijk leuk kan maken.

Welnu, Microsoft Teams kan je games eigenlijk leuk maken, omdat het er vier van zichzelf rechtstreeks op het platform biedt. Dat klopt, Microsoft Teams heeft onlangs een nieuwe functie gelanceerd genaamd Games for Work die mijnenveger, Solitaire, Wordament en IceBreakers biedt die allemaal rechtstreeks op het platform beschikbaar zijn en met collega’s kunnen worden gespeeld.

Jazzy hold muziek

Het enige wat erger is dan in de wacht worden gezet, is dat in stilte te moeten doen. Telefoongesprekken hebben muziek vastgehouden, liften hebben liftmuziek en gelukkig voor gebruikers heeft Microsoft Teams ook muziek vastgehouden!

Dat klopt, een update van november stelt beheerders in staat om hold-muziek toe te voegen aan Microsoft Teams, die wordt geactiveerd wanneer oproepen tussen werknemers worden doorgeschakeld. Het wordt misschien niet als leuk beschouwd, maar probeer niet te dansen wanneer die life jazzbeats tussen de vergaderingen door je laptopspeaker beginnen te pompen.

Basisfunctionaliteit

Microsoft Teams heeft zoveel te bieden dat het gemakkelijk kan zijn om enkele van de meest elementaire functies die in het platform zijn ingebouwd, te vergeten. In een poging om u een beetje meer inzicht te geven in wat Microsoft Teams u kan bieden, zijn hier een paar basisfunctionaliteitstips die u kunnen helpen het platform ten volle te benutten.

Sneltoetsen

In 2022 zijn sneltoetsen ingebouwd in vrijwel elk platform dat je maar kunt bedenken; je hoeft alleen maar uit te zoeken welke voor jou werken. Hier zijn enkele van de handigste sneltoetsen voor Microsoft Teams:

• Zoeken: Ctrl + E
• Start nieuwe chat: Ctrl + N
• Camera uitschakelen: Ctrl + Shift + O
• Vergadering dempen: Ctrl + Shift + M
• Filter openen: Ctrl + Shift + F
• Achtergrondvervaging inschakelen: Ctrl + Shift + P

Er zijn er nog veel meer, maar die zijn een goed uitgangspunt. Ga voor meer informatie over de sneltoetsen voor Microsoft Teams naar de website voor een volledige lijst.

Berichten filteren

Team messaging platforms zijn geweldig, maar met grotere teams kunnen ze een beetje omslachtig worden. Niet elk teamlid hoeft immers op elke communicatie te worden ingesloten, en dat is waar het filteren van berichten echt nuttig kan zijn.

Net als Slack, Twitter en vele andere platforms gebruikt Teams het “@” -symbool om gebruikers in staat te stellen berichten te taggen en te filteren op specifieke. Typ gewoon het symbool en begin met het schrijven van een persoons- of groepsnaam en u krijgt een vervolgkeuzelijst met opties voor uw berichten.

Niet storen

Niemand wil te allen tijde beschikbaar zijn voor berichten. Soms is een beetje tijd nodig om op een rol te komen en het werk af te ronden, en dat is waar het wijzigen van de instellingen op uw meldingen van pas komt.

In tegenstelling tot je telefoon heeft Microsoft Teams geen speciale Modus Niet storen, dus als je een beetje privacy wilt, moet je naar de instellingenpagina gaan en meldingen voorlopig deactiveren. Zorg er echter voor dat je een tijdslimiet instelt, want je wilt niets belangrijks missen dat later in de week binnenkomt.

Bron: tech