Nieuwe update voor gasttoegang voor Microsoft Teams: bent u er klaar voor?

Gasttoegang binnen Microsoft Teams stelt u in staat om externe gebruikers buiten uw organisatie toe te voegen aan bepaalde teams en kanalen, met de mogelijkheid om documentatie binnen en buiten het bedrijf te bekijken, samen te werken en te delen.

Gasttoegang binnen Microsoft Teams was tot nu toe altijd standaard uitgeschakeld.

Teameigenaren met specifieke machtigingen, samen met IT-beheerders, hebben altijd gasttoegang moeten inschakelen om een externe gast toe te voegen – en het zou meestal een paar uur duren voordat de wijzigingen van kracht werden.

De meeste andere gebruikers die proberen een externe gast aan een team toe te voegen, krijgen het bericht ‘Neem contact op met uw beheerder’ te zien, wat betekent dat de gasttoegang niet is ingeschakeld en dat ze de nodige goedkeuringsprocessen moeten doorlopen om een externe partij aan een team toe te voegen.

Niet meer.

Vanaf 8 februari 2021 schakelt Microsoft standaard Gasttoegang in Microsoft Teams in.

Dit geldt zowel voor alle nieuwe klanten als voor bestaande klanten die de instelling voor gasttoegang nog moeten configureren. Dat betekent dat elke gebruiker een extern contact aan elk team kan toevoegen. Te allen tijde.

Hoewel deze update het gemakkelijker maakt om met partijen buiten uw organisatie samen te werken, kan het ook enorme beveiligingsproblemen opleveren.

Wat u eraan kunt doen

Als u geen gasttoegang in Teams heeft geconfigureerd, wordt deze nieuwe functionaliteit automatisch ingeschakeld in uw tenant. Bovendien worden alle nieuwe tenants ingeschakeld met gasttoegang ingeschakeld.

Je kunt voor zorgen dat alle gebruikers hier echter geen zorgen over hoeven te maken. Omdat alle beheerders eenvoudig kunnen bepalen voor welke teams gasttoegang is ingeschakeld. Eindgebruikers kunnen worden gemachtigd om nieuwe teams aan te vragen met eenvoudige keuzes met betrekking tot gasttoegang, in zakelijke taal die ze begrijpen. Vooraf gedefinieerde sjablonen kunnen ook worden geconfigureerd met verschillende gasttoegangsregels. Teams die voor projecten worden gebruikt, willen bijvoorbeeld de optie om gasttoegang in te schakelen. Omgekeerd raden we aan om gasttoegang zeker uit te schakelen voor interne teams die vertrouwelijke informatie bevatten.

Veel organisaties kiezen ervoor om andere functies in ProvisionPoint 365 te gebruiken om bredere beheersregels voor Teams-gasttoegang te implementeren. Dit kan het vragen van aanvullende informatie van gebruikers omvatten om vast te stellen waarom gasttoegang moet worden ingeschakeld, specifieke autorisatieworkflows, levenscyclusbeleid en naamgevingsconventies om te benadrukken dat een team extern is gedeeld.

Als u na deze Microsoft-update wilt dat gasttoegang uitgeschakeld blijft voor uw organisatie, moet u bevestigen dat de instelling voor gasttoegang is ingesteld op ‘Uit’ in plaats van ‘Standaardservice’. Als gasttoegang al is ingeschakeld, hoeft u natuurlijk niets te doen.

Bron: provisionpoint