De Nieuwe Archiefwet & IT-Archivering

 

🔍 Wat verandert er met de nieuwe Archiefwet?

De Archiefwet is aangepast om beter aan te sluiten op het digitale tijdperk. De belangrijkste wijzigingen zijn:

📌 Versnelde overbrenging van documenten

• Documenten moeten nu na 10 jaar worden overgebracht naar een archiefdienst, in plaats van de huidige 20 jaar.
• Dit betekent dat informatie eerder openbaar wordt en beter toegankelijk is.

📌 Meer focus op digitale archivering

• Overheden en bedrijven moeten hun digitale documenten duurzaam en toegankelijk opslaan.
• IT-oplossingen moeten voldoen aan strenge eisen voor data-integriteit en beveiliging.

📌 Verplichte aanstelling van een archivaris

• Gemeenten, provincies en waterschappen moeten een archivaris aanstellen die verantwoordelijk is voor goed informatiebeheer.

📌 Nieuwe regels voor duurzame toegankelijkheid

• Digitale documenten moeten langdurig leesbaar en bruikbaar blijven, wat vraagt om slimme IT-oplossingen.

 

 

🏢 Hoe voldoet jouw organisatie aan de nieuwe eisen?

Om compliant te zijn met de nieuwe wet, is een goed IT-archiveringsbeleid essentieel. Volg deze 5 stappen:

✅ 1. Evalueer je huidige archiefsysteem 🔎

• Breng in kaart hoe je nu omgaat met archivering en waar de hiaten zitten.
• Kijk of je systemen geschikt zijn voor digitale langdurige opslag.

✅ 2. Kies de juiste IT-oplossingen 💾

• Maak gebruik van cloudgebaseerde archiveringsoplossingen zoals Microsoft 365, SharePoint of gespecialiseerde ECM-systemen.
• Zorg voor versleuteling, toegangscontrole en back-ups voor maximale veiligheid.

✅ 3. Stel een archivaris of verantwoordelijke aan 🏛️

• Zorg dat iemand binnen je organisatie de verantwoordelijkheid draagt voor informatiebeheer.
• Laat medewerkers trainen in documentbeheer en compliance.

✅ 4. Zorg voor een duurzaam archiveringsplan 📜

• Maak een plan voor lange termijn digitale opslag.
• Gebruik open bestandsformaten zoals PDF/A en XML om veroudering te voorkomen.

✅ 5. Voer regelmatige audits en updates uit 🛠️

• Controleer periodiek of je archiefsysteem voldoet aan de wet.
• Update je strategie en technologie waar nodig om compliant te blijven.

 

 

🚀 De voordelen van een modern archiefsysteem

Door nu te investeren in een modern IT-archiveringssysteem, profiteert jouw organisatie van:

🔹 Efficiënter documentbeheer – sneller vinden wat je nodig hebt.
🔹 Betere compliance – geen juridische risico’s of boetes.
🔹 Hogere veiligheid – bescherming tegen dataverlies en cyberdreigingen.
🔹 Meer transparantie – gemakkelijkere toegang tot informatie.

 

 

📢 Tijd voor actie! Is jouw organisatie al voorbereid?

De nieuwe Archiefwet komt eraan en organisaties moeten hun IT-archivering op orde brengen. Wacht niet tot het laatste moment! Begin vandaag nog met:

✔️ Het evalueren van je huidige archiefsysteem
✔️ Het implementeren van digitale archiveringsoplossingen
✔️ Het opleiden van medewerkers in archiveringsregels

Wil je sparren over hoe je jouw IT-archivering compliant maakt? 💬 Neem contact met ons op! ⬇️

 

Referenties

¹https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/plenaire_verslagen/kamer_in_het_kort/eerste-termijn-behandeling-nieuwe-archiefwet

 

 

Over de auteur

Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.

🎯 Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek