When is the best time to use Microsoft Teams, SharePoint, or OneDrive?

Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive zijn essentiële toepassingen, zeker wanneer uw organisatie zich moet aanpassen aan agile werken. In dit artikel leggen we uit wat Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive zijn. Ook leggen we uit wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen deze Microsoft-applicaties en wanneer je welke applicatie het beste kunt gebruiken. Elke applicatie biedt specifieke functionaliteit om met anderen samen te werken en kan u helpen wanneer uw personeel vanaf verschillende locaties werkt.

Wat is Microsoft Teams?

Met Microsoft Teams kun je chatten en online meetings opzetten en kun je een team samenstellen om op een gestructureerde manier met mensen samen te werken aan een specifiek doel. Binnen deze chats, meetings, kun je tegelijkertijd aan bestanden werken en kun je gesprekken voeren via berichten, audio- of videogesprekken.

Wat is Microsoft SharePoint?

MS SharePoint is een platform waarop u websites kunt bouwen binnen uw organisatie. Het bestaat al iets langer dan Microsoft Teams. Met MS SharePoint kunt u teamsites maken waar u bijvoorbeeld alle mappen en bestanden van een specifiek team kunt opslaan. Deze MS SharePoint-teamsites vervangen vaak een lokale server of een server in de cloud, zoals een gedeelde schijf. U kunt ook een communicatiesite maken waar u nieuwsupdates, evenementen of evenementen met iedereen in uw organisatie deelt.

Wat is Microsoft OneDrive?

MS OneDrive is uw persoonlijke opslaglocatie in de Microsoft-cloud. U kunt bestanden opslaan, bewerken en delen met andere mensen in uw bedrijf. Deze bestanden bewaart u in de cloud, waardoor u altijd en overal toegang heeft tot uw bestanden. U kunt bestanden met anderen delen via een link, waarbij u aangeeft of zij de bestanden alleen kunnen lezen of bewerken. Net als SharePoint is OneDrive vaak de vervanging voor een lokale server of een server in de cloud.

Wanneer gebruik je Microsoft Teams, SharePoint of OneDrive?

Er is nogal wat overlap in functionaliteit en bruikbaarheid van de drie Microsoft-applicaties. Alle drie de apps bieden de mogelijkheid om met anderen samen te werken door middel van het delen van bestanden. Maar wanneer gebruik je welke applicatie? Dat hangt af van hoe je op dat moment met anderen wilt samenwerken.

Gesprekgestuurde samenwerking

Gespreksgestuurde samenwerking betekent dat je met anderen wilt communiceren via tekst, audio of beeld. Dit kunnen een of meer bestanden zijn, maar u wilt niet alleen bestanden met de andere delen. Over deze dossiers wil je ook iets zeggen of je collega’s om feedback vragen. Je wilt dingen met elkaar kunnen bespreken en vragen kunnen stellen. Dan kun je goed gebruik maken van Microsoft Teams. In Microsoft Teams kun je met één, een paar mensen en met veel mensen communiceren via tekst, audio of afbeelding en ook bestanden met hen delen.

Gespreksgestuurde samenwerking met Microsoft Teams en OneDrive

Werk je met een of meer mensen en wil je af en toe een bestand kunnen delen? Dan kun je gebruik maken van de chatfunctie in Microsoft Teams. In de chat kun je via de paperclip een bestand toevoegen aan je chatbericht. U kunt vervolgens kiezen tussen uploaden vanaf mijn computer of OneDrive. Als u hier een bestand uploadt vanuit uw persoonlijke OneDrive, verstuurt u geen kopie, maar geeft u uw collega toestemming om uw OneDrive-bestand te bekijken en te bewerken, waardoor de samenwerking wordt verbeterd. Het bestand blijft in uw OneDrive, maar u vindt het bestand bovenaan de chat op het tabblad Bestanden.

Gespreksgestuurde samenwerking met Microsoft Teams en SharePoint

Wil je met veel mensen samenwerken en wil je structureel met hen kunnen overleggen en bestanden met hen kunnen delen? Vervolgens kunt u een team voor dat partnerschap maken. Binnen een team kun je gesprekken voeren, bestanden delen en andere applicaties gebruiken, zoals een planner. De bestanden die u binnen een team deelt, worden opgeslagen in SharePoint. U kunt dit zien in de menubalk van het tabblad Bestanden. De bestanden die in het Team worden gedeeld, kunnen in SharePoint worden geopend. Het voordeel hiervan is dat als één persoon het Team verlaat, de bestanden alsnog beschikbaar blijven op deze SharePoint teamsite. Als u bestanden deelt via Microsoft Teams-chat, worden zijn of haar OneDrive-bestanden verwijderd zodra die persoon de organisatie verlaat.

Documentgestuurde samenwerking

Kun je alleen OneDrive en SharePoint gebruiken via Microsoft Teams? U kunt ook bestanden delen vanuit OneDrive of SharePoint zonder Microsoft Teams. Het gebruik van de chat of het maken van een team in Microsoft Teams is alleen handig als u wilt samenwerken in een gesprek. Wil je maar een paar bestanden met iemand delen, of wil je een gedeelde opslagplek voor bestanden met je collega’s? Dit wordt documentgestuurde samenwerking genoemd. Afhankelijk van het aantal mensen met wie u bestanden wilt delen, kunt u kiezen voor OneDrive of SharePoint.

Bron: tech-wales